DocuWare, preparare i partner italiani a estrarre valore dai dati aziendali

Automatizzare i processi aziendali, trasformare le informazioni in risorse utilizzabili e portare le imprese verso una gestione più ordinata dei dati. Sono questi i segnali che interessano più da vicino il mercato e il canale italiano che sono emersi durante il DocuWorld 2026, che ha riunito a Berlino i partner EMEA di DocuWare. Una platea di primaria importanza per DocuWare, il cui modello commerciale è totalmente indiretto, con i partner chiamati a sviluppare il mercato, seguire la relazione con i clienti e realizzare i progetti. La rete italiana conta oggi tredici partner, un numero in crescita, ma la selezione resta molto scrupolosa.

“La crescita del canale ha senso solo se aumenta anche la qualità del presidio sul cliente – spiega Maurizio Bensi, Regional Sales Director Southern Europe di DocuWare (nella foto) –. Cerchiamo partner con competenze applicative e tecniche, ma anche con la capacità di accompagnare il cliente lungo tutto il progetto. La copertura geografica è importante, certo, ma non basta. Il partner deve saper rappresentare DocuWare sul territorio, capire i processi dell’azienda e portare valore anche dopo la vendita”.
Nel canale convivono profili diversi. VAR, system integrator, partner legati al mondo della stampa e della gestione documentale, rivenditori di gestionali con competenze verticali e realtà più focalizzate sui servizi DocuWare. Questa varietà permette alla piattaforma di entrare in aziende con esigenze differenti, dal cliente medio che vuole automatizzare l’amministrazione fino a organizzazioni più strutturate che devono integrare documenti, workflow, applicazioni e dati.

Dall’automazione al valore

Molte aziende hanno già ridotto la carta, ma continuano a gestire decisioni e processi attraverso strumenti separati. Email, file condivisi, cartelle di rete e piattaforme di file sharing hanno favorito una prima digitalizzazione operativa, lasciando spesso intatta la logica manuale dei flussi. Il passaggio successivo riguarda l’automazione dei processi e l’integrazione tra applicazioni aziendali, gestionali, CRM, sistemi HR e archivi documentali. “Le aziende chiedono di automatizzare i processi – osserva Bensi -. La digitalizzazione diventa utile quando costruisce un linguaggio comune tra le diverse aree aziendali, semplifica l’esperienza utente e porta a dati strutturati. A quel punto diventano più solide anche analisi, reportistica, data mining e strumenti previsionali, perché lavorano su informazioni ordinate e non disperse tra sistemi e reparti”. E proprio qui si evidenzia il ruolo del canale. Una volta automatizzati i processi e messi in ordine i dati, i partner possono aggiungere valore con analytics, dashboard, reportistica e strumenti di interpretazione delle informazioni. Anche i rivenditori di gestionali più piccoli possono avere un ruolo importante quando conoscono bene i processi dei clienti e sanno costruire progetti verticali, dal momento che la piattaforma DocuWare offre già funzioni di analisi, reportistica e confronto tra documenti, mentre le API permettono ai partner di realizzare interfacce, integrazioni e servizi aggiuntivi.

L’apertura tecnologica resta infatti uno dei punti su cui DocuWare insiste maggiormente. Da diversi anni le API consentono integrazioni spinte, fino allo sviluppo di interfacce proprietarie e all’uso di alcune componenti in modalità white label. Nel mercato italiano, soprattutto tra le aziende da 50 a 250 addetti, la percezione del cloud e delle possibilità legate ai dati sta ancora maturando. DocuWare vede in questa fascia un’area interessante, anche se complessa da presidiare. L’azienda cliente tipica utilizza spesso la piattaforma in cloud con circa quindici utenti e parte dalla gestione amministrativa, per poi estendersi verso altri processi. La domanda di risultati rapidi sta cambiando le aspettative. Le imprese cercano soluzioni capaci di produrre benefici in tempi brevi e di rendere più agili le decisioni. Avere documenti, processi e dati collegati permette di reagire più velocemente rispetto a modelli basati su informazioni frammentate. E qui si integra anche l’intelligenza artificiale, che entra così nel lavoro sul dato, accelerando riconoscimento, confronto e classificazione dei documenti, ma il suo valore dipende sempre dalla qualità della base informativa su cui lavora.

La selezione del canale diventa quindi parte della strategia di Docuware , che cerca partner che siano in grado di rappresentarla sul territorio, sostenere il cliente e portare una proposta fondata su competenze certificate. “Ci sono aziende che mi piacerebbe far diventare partner, ma hanno altri progetti, e ci sono aziende che vorrebbero diventare partner, ma non hanno la mentalità, l’approccio e la struttura – osserva Bensi -. Il partner è il nostro biglietto da visita sul territorio e vogliamo che interpreti la nostra filosofia”.
Per questo la formazione ha un ruolo importante. DocuWare mette a disposizione un portale Academy e tre percorsi certificati dedicati a sales, applicativo e tecnologia, con aggiornamenti online mensili. A DocuWorld questa impostazione è emersa anche nella struttura dell’evento, con una parte dedicata alla visione strategica e sessioni di approfondimento per area linguistica. “Il nostro obiettivo è anticipare al partner che cosa succederà nei prossimi dodici mesi, così può tornare a casa, prepararsi, strutturarsi e studiare”, spiega Bensi.

Portare soluzioni

Accanto alla formazione tecnica, DocuWare sta investendo anche sulla cultura di mercato. Da circa due anni e mezzo la società lavora con maggiore intensità sulla propria visibilità nel canale italiano, dopo una crescita costruita soprattutto attraverso il passaparola. Con questa impostazione il mercato italiano ha raggiunto circa otto milioni di euro di fatturato, mantenendo un profilo molto discreto. Ora l’obiettivo è comunicare il risultato, rendere più riconoscibile il valore della piattaforma e aiutare i partner a creare domanda. Automazione, dati, sicurezza e canale qualificato definiscono il percorso italiano di DocuWare. I partner sono chiamati a portare cultura, non solo soluzioni, aiutando le aziende a capire quali processi trasformare, quali informazioni strutturare e quali integrazioni attivare.

Per il mercato italiano, la fascia media resta uno spazio di lavoro rilevante. Sono aziende che spesso hanno già compiuto primi passi verso la digitalizzazione, ma devono ancora trasformare archivi e flussi documentali in processi integrati. Ed è proprio la presenza dei partner sul territorio che permette a DocuWare di entrare in queste realtà attraverso relazioni di fiducia già consolidate.