Creare una dorsale del sapere aziendale per tutto il personale

L’Enterprise Content Management (ECM) è il sistema di gestione delle informazioni, strutturate e non strutturate, dell’impresa, ma oggi le sfide non si concentrano esclusivamente all’interno del suo perimetro. Abbiamo incontrato Davide Roman, project manager in SMC – a DGS Company, con cui ci siamo confrontati su come organizzare i workflow e l’efficientamento dei processi di gestione dei contenuti informativi e documentali nell’impresa moderna sempre più digitalizzata.

Partiamo dal cuore della gestione documentale: quali sono oggi i requisiti di un ECM a prova di futuro?

Oggi il processo di acquisizione e distribuzione di dati e documenti segue modalità orientate al modello organizzativo aziendale e al tipo di contenuto da elaborare. Acquisire, ricercare, archiviare, visualizzare e condividere i contenuti all’interno dell’azienda è, o diventerà presto, una commodity, ma, data la varietà e la quantità di informazioni che si gestiscono, avvalendosi sia degli strumenti classici di acquisizione, come anche di processi integrati, diventa difficile mappare e tenere sotto controllo l’intera base informativa dell’azienda.
Per sfruttare al massimo le potenzialità della tecnologia a disposizione, è necessario partire dal disegno di modelli organizzativi e dalla progettazione di un sistema di workflow che accompagni i flussi operativi garantendo accessibilità del dato ma anche riservatezza e sicurezza.

Stiamo parlando di una forte correlazione con il Business Process Management…

Esattamente, i flussi operativi e collaborativi aziendali hanno bisogno di essere incanalati, accompagnati da un workflow più o meno strutturato, che permetta l’accelerazione dei task legati a un progetto, a una commessa, a una particolare attività. È chiara la necessità di guidare l’informazione verso l’interlocutore corretto, facendo in modo che il contenuto arrivi al più presto al termine del processo (archiviazione, spedizione, firma…). L’integrazione tra un orchestratore di processi e l’ECM è quindi fondamentale.

Come si può efficientare l’organizzazione e valorizzare le risorse umane, manager e impiegati, quando i ritmi della digitalizzazione risultano alti?

Qui ci viene in aiuto il process mining, disciplina che permette di individuare le zone critiche nei flussi documentali e nei processi aziendali: SMC ha stretto una partnership con la software agency australiana Apromore. Grazie a questo software open source mappiamo le procedure informatiche dell’azienda e misuriamo i tempi di risoluzione dei task, in modo da far emergere inefficienze e individuare i colli di bottiglia e per capire quali sono le risorse umane più sotto stress, o dove emergono inefficienze. L’azienda può così riorganizzare un dipartimento, plasmare nuovi processi, nuove applicazioni o modalità con cui migliorare i tempi di risposta e soprattutto la qualità dell’output, sia esso una notifica, una richiesta di approvazione, un’azione su un contenuto documentale.

In questo scenario come si può facilitare il ritrovamento dei dati utili a diminuire i tempi di reazione dell’azienda?

In SMC abbiamo notato che questa problematica accumuna soprattutto settore pubblico, istruzione, sanità e le aziende manifatturiere. La nostra risposta è Open K9, uno strumento di ricerca federata che si avvale di algoritmi di machine learning, come il Named Entity Recognition. La soluzione, integrabile in ogni portale e piattaforma collaborativa o documentale del cliente, è in grado di aiutare il personale nella ricerca di documenti (e non solo) all’interno di tutte le ‘fonti’ applicative aziendali a disposizione del singolo, compresa la posta elettronica. In questo modo si fornisce un punto di accesso rapido a contenuti provenienti da collaborazione strutturata e destrutturata.