Konica Minolta, dalla gestione documentale alla gestione della conoscenza

A fronte della crescente digitalizzazione dei processi all’interno delle aziende, Konica Minolta è da tempo impegnata nel fornire alle aziende soluzioni che favoriscano questa trasformazione.

“Konica Minolta Business Solutions Italia, la filiale italiana della multinazionale giapponese Konica Minolta, è sempre stata radicata sul mondo del printing – racconta Davide Raggi, product manager soluzioni digitali di Konica Minolta (nella foto in alto) -. Nell’ultimo quinquennio abbiamo voluto ampliare la nostra value proposition per rispondere alle esigenze di un mercato in evoluzione, abbracciando altre aree di business”.

“Nella nostra divisione – dichiara Raggi – lavoriamo sulla digitalizzazione dei processi. Proponiamo una piattaforma di Enterprise Content Management, ma anche soluzioni in grado di rispondere alle esigenze di collaborazione e condivisione. La nostra offerta è particolarmente interessante e gestisce non solo fatture e documenti cartacei, ma tutto ciò che caratterizza un’azienda e le consente di evolvere e adattarsi a un mercato che cambia”. Gestire i documenti in digitale, archiviarli, poterli ricercare, collegare i dati tra loro sono elementi fondamentali per consentire alle aziende di prendere decisioni e agire rapidamente.

M-files, per una gestione intelligente della conoscenza

M-Files è una piattaforma intelligente di gestione delle informazioni che permette di migliorare e semplificare il modo in cui le aziende gestiscono la conoscenza per diventare più produttive, più efficienti e rimanere conformi. Trova, condividi e proteggi documenti e informazioni in modo rapido e semplice con M-files, anche nei settori più competitivi e dinamici. Nel contesto competitivo odierno, la chiave è identificare i dati utili in modo da poter prendere decisioni consapevoli basate su informazioni accurate e aggiornate. In tali condizioni, è fondamentale che le organizzazioni, se vogliono rimanere competitive, ottimizzino e aumentino costantemente l’efficienza e la produttività dei loro processi aziendali. L’implementazione di un sistema di gestione della conoscenza consente alle organizzazioni di trarre vantaggio dalla qualità, dall’integrità e dall’accuratezza delle loro informazioni. La gestione della conoscenza può anche essere utilizzata come mezzo per controllare il rischio, garantire la conformità, abilitare flussi di lavoro e procedure operative coerenti, armonizzando i processi.

M-files AINO, la ricerca delle informazioni attraverso l’AI

L’evoluzione dell’Intelligenza Artificiale (AI) nel campo della gestione delle informazioni segna l’inizio di una nuova era in cui precisione, efficienza e personalizzazione saranno fondamentali. M-files fornisce con AINO, una piattaforma di gestione delle informazioni di nuova generazione che migliora le prestazioni aziendali aiutandoti a trovare e utilizzare le informazioni in modo più efficace. Puoi porre domande su un documento o un’intera cartella, in qualsiasi lingua, e AINO risponde nella lingua in cui è stata posta la domanda. Non importa in quale lingua sia il documento originale. L’intelligenza artificiale può trasformare radicalmente il modo in cui le organizzazioni gestiscono e interagiscono con grandi volumi di informazioni. Con l’evoluzione e l’integrazione dell’intelligenza artificiale, le organizzazioni possono aspettarsi miglioramenti significativi nella gestione delle informazioni, garantendo decisioni più consapevoli, una migliore sicurezza dei dati e un’esperienza utente più ricca e personalizzata.

La user experience

Molte sono le imprese che si sono affidate alla divisione Soluzioni Digitali di Konica Minolta. Una di esse è Giusto Faravelli, azienda di Milano che distribuisce ingredienti e materie prime per settori nutraceutico, farmaceutico, food e produzione industriale. La società ha anche sedi in Francia, Spagna, Repubblica Ceca, Germania e filiali negli Stati Uniti e in Cina. Giusto Faravelli ha sentito la necessità di rendere più efficiente tutta la gestione documentale, dando consistenza ai dati in ogni fase del processo di fornitura e Supply Chain. L’integrazione della piattaforma M-Files ha apportato alcuni benefici.

Un primo vantaggio riguarda le procedure di caricamento dei documenti, che ora risultano snellite. Prima, non avendo un sistema integrato, c’era il rischio che i dati non fossero perfettamente sincronizzati. Oggi, invece, grazie a M-Files, i dati sono sempre sincronizzati in tempo reale e la classificazione dei documenti è diventata più affidabile. Inoltre, i dati possono essere arricchiti con metadati, che rendono la ricerca tra i documenti molto intuitiva, perché basata sulle informazioni più utili all’utente. C’è anche più trasparenza lungo il processo d’acquisto. Il management del cliente ha deciso anche di estendere l’uso della piattaforma a tutte le attività di archiviazione degli ordini fornitori e gestione dei documenti logistici. L’azienda ha voluto replicare questo modello di gestione documentale anche alle filiali estere. “La divisione Soluzioni Digitali di Konica Minolta è relativamente giovane: abbiamo grandi ambizioni, progetti e importanti obiettivi di crescita – conclude Raggi -. In Italia il mondo della gestione documentale, o meglio della gestione della conoscenza, è ancora molto da sviluppare. Incontriamo spesso sul mercato barriere culturali e cognitive, intese come resistenza al cambiamento, tecnologiche e di budget. La nostra mission è permettere alle aziende di superare tutte queste resistenze”.