Gestione spese aziendali: l’importanza dell’integrazione infrastrutturale e operativa

Tra le tante sfaccettature dell’automazione, c’è quella dei reparti finanziari e amministrativi, spesso trascurata. Come si declina per Soldo il tema della riduzione dei costi e di una maggiore efficienza aziendale?

In un contesto altamente complesso e mutevole, soprattutto a fronte delle nuove modalità di lavoro ibride, la ‘semplice’ digitalizzazione della gestione delle spese dei dipendenti si traduce in efficienza operativa e in un netto risparmio dei costi, così cruciale per il budget e la pianificazione di ogni impresa.
Questo è quanto osserviamo: ancora oggi ogni azienda in Italia, così come in Europa, perde almeno il 2% del proprio fatturato per una registrazione dei costi non ottimale. Ma grazie a soluzioni come Soldo, la digitalizzazione, e la conseguente automazione, dei processi finanziari e delle spese aziendali consente alle organizzazioni di ottimizzare tempo e produttività delle proprie risorse, gestendo tutti i pagamenti aziendali in modo più semplice ed efficiente.
Così facendo, non solo è possibile snellire e velocizzare i processi approvativi e di riconciliazione, ma permette di agire rapidamente, in modo più agile e flessibile, grazie alla possibilità di prendere decisioni ponderate basate su dati certi e consapevoli.

Quali sono le soluzioni che consentono di raggiungere questi obiettivi? E che peculiarità devono avere?

Le aziende sono sempre più alla ricerca di soluzioni che da un lato migliorino l’efficienza facendo risparmiare tempo, denaro e riducendo i margini di errore e che dall’altro siano effettivamente capaci di dare quel supporto necessario alla gestione quotidiana rendendo più semplice la vita di tutti.
Per raggiungere questi obiettivi è necessario considerare l’integrazione che la digitalizzazione comporta: tra i sistemi di pagamento e i software gestionali, tra le applicazioni per la gestione delle ricevute, degli scontrini, delle note spese e quelle per la verifica e la tracciabilità contabile delle stesse, ma anche tra i sistemi amministrativi e quelli per la gestione dell’operatività quotidiana e l’integrazione dei flussi di dati e informazioni al fine di ottenere il massimo dell’efficienza e dell’efficacia.
Ed è quello che la piattaforma di Soldo fa, gestendo ogni processo in tutto il suo arco funzionale: dalla decisione di un’operazione alla sua registrazione e contabilizzazione, con la verifica del valore dell’investimento, la sua esecuzione e il pagamento, la registrazione delle ricevute e delle note di conferma.
Il tutto è dato alla flessibilità operativa delle carte di pagamento che Soldo associa alla sua piattaforma: le aziende possono continuare a utilizzare le piattaforme gestionali e bancarie che già impiegano integrandole con Soldo. Credo che la fiducia – oltre 260 milioni di dollari in finanziamenti – dimostrata dai maggiori investitori al mondo, tra cui Accel, Battery Ventures, Citi Ventures, Dawn, Silicon Valley Bank e Temasek dica in modo chiaro l’unicità della nostra capacità di integrare i sistemi e i processi.

In questo contesto, quanto è importante la sicurezza?

La sicurezza rappresenta l’elemento di maggiore criticità quando si fa uso di piattaforme digitali, specie se associate ai sistemi di pagamento utilizzati da più persone con fornitori diversi: i sistemi finanziari contengono dati estremamente sensibili e proprio per questo, prima di collegarli a una piattaforma di terze parti, è necessario verificarne l’attendibilità e la regolamentazione, seguendo standard, processi e procedure di sicurezza rigorose. La nostra piattaforma è regolamentata dalla Financial Conduct Authority inglese e dalla Banca Centrale d’Irlanda, attraverso un processo lungo ed estremamente selettivo. Anche sotto questo profilo, quindi, la sicurezza dei dati e delle transazioni costituisce il tassello che completa il concetto di integrazione perché senza di esso non si può avere il livello di efficienza ed efficacia. E questo funziona sia per le grandi aziende, sia per le PMI che, grazie alla scalabilità della nostra soluzione, possono facilmente dotarsi di un sistema che consenta loro di essere maggiormente strutturate nelle procedure evitando, così, di dovere ricorrere a sistemi che appaiono sempre meno ‘ortodossi’ come, per esempio, chiedere ai dipendenti di anticipare le spese aziendali o ricorrere costantemente alla carta di credito dell’imprenditore o dell’amministratore delegato – i cui riferimenti sono magari anche trasmessi per e-mail – per eseguire ogni tipo di operazione.