Automazione dei processi: lavori in corso

Quando si parla di strumenti di Business Process Automation (BPA) si intendono software che consentono la progettazione, l’esecuzione e il monitoraggio di processi che coinvolgono diversi insiemi di sistemi e risorse umane. La definizione è di Gartner che spiega come il ruolo svolto da questi tool sia cruciale nella razionalizzazione dei processi stessi, aumentando così l’efficienza, riducendo gli errori umani e consentendo un processo decisionale più efficace in diverse funzioni e settori. Per capire quale sia oggi lo scenario di adozione di tali tecnologie ci viene in aiuto l’ultima edizione dell’Osservatorio Intelligent Business Process Automation del Politecnico di Milano che ha evidenziato come nelle nostre imprese il percorso verso una piena digitalizzazione dei processi è sì avviato, ma ancora lontano dalla maturità.

Uno studio dal quale emergono diversi dati: nel 2025, il 58% delle grandi imprese italiane ha destinato un budget a tecnologie o progetti per l’automazione dei processi, sempre più spesso integrati con soluzioni di intelligenza artificiale. L’investimento medio si colloca tra i 200 e i 250 mila euro, e oltre la metà delle organizzazioni ha aumentato le risorse dedicate nell’ultimo anno. Attualmente, il 62% di quelle grandi utilizza almeno una tecnologia di process automation, mentre il 30% ha introdotto forme di automazione ‘intelligente’, che comprendono funzionalità come la comprensione del linguaggio, l’estrazione di dati da immagini e capacità predittive basate sul machine learning. Tuttavia, solo l’8% ha raggiunto un livello di adozione esteso, supportato da modelli organizzativi adeguati e da una chiara visione strategica. Insomma su questo piano c’è ancora del lavoro da fare. Contemporaneamente il divario rispetto alle PMI rimane significativo: solo il 15% di queste ultime adotta infatti tecnologie per l’automazione dei processi, nonostante circa il 22% del tempo lavorativo sia ancora dedicato ad attività ripetitive, lasciando intravedere ampi margini di miglioramento in termini di efficienza.

La tecnologia che cambia

Sul fronte dell’innovazione, emergono nuove evoluzioni tecnologiche: attualmente l’8% delle grandi imprese e il 2% delle PMI ha avviato sperimentazioni di agentic automation, soluzioni avanzate capaci di gestire i processi in modo dinamico, coordinare diversi strumenti e prendere decisioni basate su ragionamento, memoria e pianificazione. Sebbene i numeri siano ancora contenuti, il 25% delle aziende prevede di avviare iniziative in questo ambito nel breve termine, segnalando un interesse in forte crescita verso modelli più evoluti e autonomi. In generale, l’automazione delle attività ripetitive è vista positivamente da tre grandi aziende su quattro, mentre solo nel 2% dei casi i lavoratori percepiscono un forte rischio di sostituzione.

Nonostante ciò, appena il 15% ritiene che, nella propria organizzazione, l’automazione sia considerata uno strumento per aumentare il valore e la qualità del lavoro umano, evidenziando la necessità di un cambiamento culturale su come queste tecnologie trasformano ruoli e responsabilità. Diffusa è l’adozione nelle grandi imprese: tra le prime 50 aziende europee per fatturato, oltre il 90% ha reso noti casi d’uso legati all’automazione dei processi e il 48% integra anche componenti di intelligenza artificiale. Questo conferma come l’automazione digitale rappresenti un elemento chiave nelle strategie delle principali organizzazioni a livello europeo. Passando all’Italia, il 62% delle grandi aziende utilizza già almeno una tecnologia di Process Automation, registrando una crescita di 10 punti rispetto al 2024, mentre il 30% adotta soluzioni di automazione intelligente, in aumento di 7 punti. Le tecnologie di automazione tradizionale sono impiegate soprattutto nelle aree di Amministrazione, Finanza e Controllo, oltre che in Operations e Acquisti.

Le soluzioni più avanzate, invece, trovano maggiore applicazione in Operations e Customer Service, seguite da Marketing e Advertising. Solo l’8% delle grandi realtà – in crescita di 2 punti rispetto al 2024 – può tuttavia essere classificato come Strategic Deployer secondo il modello di maturità dell’Osservatorio. Si tratta di organizzazioni che hanno raggiunto un’adozione su larga scala, dispongono di diverse tecnologie dedicate, competenze diffuse, modelli organizzativi strutturati e una roadmap chiara per guidare il cambiamento. Rimangono quindi una minoranza, anche perché i requisiti necessari non sono così diffusi.

Requisiti da centrare

Il report spiega che le soluzioni di automazione esprimono il loro pieno potenziale soprattutto in contesti caratterizzati da un’elevata digitalizzazione documentale, sistemi ben integrati e superamento dei silos informativi. Attualmente, solo il 41% delle imprese presenta queste condizioni, e appena il 3% può affermare di aver completato questo percorso in tutte le aree aziendali. Il 45% delle grandi realtà impegnate nella Process Automation dispone di un team dedicato – dato in crescita di 5 punti rispetto al 2024 – ma le competenze risultano ancora concentrate soprattutto sulle fasi di implementazione e definizione dell’architettura delle soluzioni. La governance, invece, appare in molti casi ancora poco strutturata. Tra le aziende che hanno introdotto almeno una soluzione di Process Automation, il 74% dispone di sistemi strutturati per monitorarne i benefici. Tuttavia, questi strumenti si concentrano soprattutto su indicatori di efficienza operativa e produttività, che sono anche gli ambiti in cui vengono rilevati i risultati più evidenti. La metrica più diffusa è la riduzione delle attività manuali e ripetitive, adottata dal 49% delle imprese. Restano invece meno monitorati aspetti più evoluti: solo il 25% misura il ricollocamento delle persone verso attività a maggior valore aggiunto e il 21% valuta la soddisfazione di clienti o utenti interni. Ancora più limitata è l’attenzione verso lo sviluppo di nuove competenze o verso dimensioni qualitative legate a sostenibilità e benessere organizzativo. Un ulteriore effetto riguarda la gestione delle attività esternalizzate: il 14% delle grandi aziende ha già avviato percorsi di re internalizzazione, riducendo o eliminando il ricorso a fornitori esterni, mentre un ulteriore 15% prevede di intraprendere questa strada entro i prossimi 12 mesi.

Medie e piccole

Nelle piccole e medie imprese l’adozione di tecnologie di automazione è in crescita, ma rimane ancora contenuta. Il 15% utilizza soluzioni di process automation tradizionali – ad esempio per automatizzare lo scambio di dati tra sistemi aziendali o semplificare i flussi di lavoro – con un aumento di 6 punti rispetto al 2024. Gli investimenti restano però molto limitati, con una spesa media inferiore ai 10 mila euro annui. È comunque in aumento la consapevolezza: tra le realtà che non hanno ancora adottato queste soluzioni: oltre una su cinque prevede di farlo nel breve periodo. Passando alle startup, in Europa se ne contano 504 attive nel campo della Process Intelligence & Automation, pari al 18% del totale globale, che hanno attratto il 10% dei finanziamenti complessivi.

I Paesi più rappresentati sono il Regno Unito (31%) e la Germania (12%); insieme alla Francia, sono anche gli unici a superare il miliardo di dollari di finanziamenti raccolti. A livello globale, il numero di acquisizioni è invece cresciuto in modo significativo: da una media di 6 operazioni annue nel periodo 2015 2020 si è passati a circa 22 all’anno tra il 2021 e il 2025. In questo scenario, le aziende europee rappresentano circa un quinto delle acquisizioni complessive, con 26 operazioni concluse nello stesso periodo, soprattutto a carico di realtà tedesche (9) e britanniche (7). L’Italia, invece, non registra casi di acquisizione in questo ambito. Sono state identificate 17 startup nazionali, con finanziamenti complessivi pari a circa 160 milioni di dollari, meno del 4% del totale europeo. Il valore mediano dei capitali raccolti, pari a 2,4 milioni di dollari, colloca infine il Paese al sesto posto nel panorama europeo.