SB Italia affronta il futuro dei contratti

Firma elettronica e identità digitale sono stati gli argomenti al centro di un evento organizzato di recente da SB Italia a Milano. La realtà della system integration, specializzata nello sviluppo di soluzioni IT destinate alla gestione, integrazione, ottimizzazione dei processi aziendali, ha radunato una serie di esperti e utenti per un confronto su una tematica che comprende anche quella dei contratti digitali e la conseguente abilitazione finale, come ha spiegato Massimo Missaglia, Amministratore Delegato di SB Italia, di “nuovi modelli di business, e trasformazione dei processi che portano benefici importanti per le aziende. La digital transformation non è di fatto uno slogan ma un obiettivo a cui tutte le realtà devono tendere. Se la parte digital si può dire che ci sia sempre stata, parlando ad esempio di automazione, ottimizzazione e dematerializzazione con l’abbandono dell’analogico, quella nuova è relativa alla transformation. E la firma digitale rappresenta un tassello di un processo più ampio sul quale vogliamo giocare un ruolo fondamentale di abilitatori”.

Digitale inevitabile

Ecco che Andrea Lisi, Presidente ANORC Professioni – Coordinatore Digital & Law Department, ha spiegato che “oggi esistono due normative europee di carattere primario – GDPR (General Data Protection Regulation) ed eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) – le quali cercano di sviluppare e definire gli aspetti sia della protezione dei dati personali e della loro libera circolazione nel mercato digitale, sia quelli delle transazioni elettroniche che tra loro si incrociano. Normative che sono gerarchicamente superiori rispetto a quelle nazionali, e su di esse prevalgono. In particolare, il GDPR è norma primaria per quanto riguarda accountability, privacy by design e privacy by default, ed eIDAS lo è per quanto riguarda firme elettroniche qualificate, firme elettroniche avanzate, firme elettroniche, sigilli, identificazioni elettroniche. Un esempio di strumento più nazionale è quello di SPID, ossia il Sistema pubblico di identità digitale in vigore in Italia, o della firma digitale che rimane una specie di firma elettronica qualificata”.

“Attualmente – ha proseguito Lisi – il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) definisce il documento informatico come un documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il Regolamento eIDAS definisce invece ‘documento elettronico’ qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva. Andando più nel dettaglio della forma scritta digitale e del valore probatorio dei documenti informatici, bisogna invece fare riferimento agli Art 20 (1bis) e 21 (2bis e 1ter) del CAD e alle Regole Tecniche (DPCM 13 novembre 2014, art. 3). È inoltre probabile che in futuro il contratto diventerà un codice eseguibile, uno script. E con tutto questo dovrà fare i conti il concetto di memoria affidabile digitale”.

Gli attori coinvolti

Pablo Pellegrini, BU Manager Document Management, Workflow & Services di SB Italia, ha quindi affermato che la digitalizzazione dei processi riguarda non solo i collaboratori in azienda ma anche gli attori esterni: “La roadmap ha visto nei primi Anni ‘90 l’archiviazione ottica del documento cartaceo per arrivare nel 2000 alla gestione documentale con firma elettronica (e quindi alla conservazione sostitutiva), e ancora nel 2010 alla digitalizzazione dei processi, che poi sfocia in una concreta interoperabilità”. Parliamo quindi di un processo condotto in digitale nella sua interezza e con condivisione delle piattaforme tecnologiche. “Noi ci basiamo su ciò che la normativa ci consente di fare, per andare incontro ai clienti. Gli obiettivi di un progetto di digitalizzazione sono tre. Efficienza (risparmio di tempo e risorse), controllo, quindi copertura legale e tracciabilità, e offerta di un servizio a clienti e collaboratori. Nella sostanza con il digitale è possibile offrire un miglior servizio in termini di accessibilità, disponibilità, velocità, fidelizzazione, per cui il cliente non avrà motivo di cambiare fornitore. Ed è per questo che nascono molti progetti di questo tipo”, ha aggiunto Pellegrini chiarendo poi le tre tipologie di firma disponibili: la firma digitale qualificata (FEQ, che richiede una Certification Authority), la firma elettronica avanzata (FEA), e la firma elettronica semplice (FES). Tutte supportate da uno strumento che permette di apporle in forma remota e autonoma senza la necessità di una presenza fisica, oppure tramite sistemi grafometrici, o infine in modalità locale ad esempio attraverso il collegamento di una chiavetta. “La nostra piattaforma di gestione documentale Docsweb è nativamente mobile, copre qualsiasi processo documentale e supporta i processi nella loro interezza, senza sovrapporsi ma completando gestionali eventualmente già esistenti. E supportando anche la firma remota automatica che consente di autorizzare il sistema ad applicare la firma digitale ogni volta che si verifica una determinata condizione. Eliminando vincoli temporali e di spazio”, ha concluso Pellegrini.

Due esperienze

In occasione dell’evento sono stati anche presentati un paio di casi d’uso della piattaforma di gestione documentale Docsweb. Il primo è stato quello illustrato da Daniele Spatari, ICT Director di Randstad Group e relativo al progetto di firma dei contratti di lavoro in forma elettronica. “Partito cinque anni fa è stato via via affinato, semplificando i processi sia per i clienti dei nostri servizi di somministrazione che per i lavoratori da loro ingaggiati. Il tutto lavorando in digitale sui PDF dei contratti, con firma elettronica avanzata del cliente attraverso one time password inviata con sms o e-mail, e con nel mezzo la firma automatica di Randstad e l’apposizione di marca temporale istantanea, e in modo analogo si svolge la firma del contratto del lavoratore. Il processo viene quindi completato fino alla conservazione sostitutiva del tutto”. Tra i risultati ottenuti una maggiore efficienza, la dematerializzazione dei contratti, una totale conformità con le normative di riferimento, e nuove opportunità di business. “Sono 1.500 i contratti registrati quotidianamente. Il 95% dei lavoratori sono registrati al servizio online, e circa il 70% del totale di contratti firmati così ogni anno (240.000). Presso i clienti questa quota scende invece attualmente al 45% (120.000)”.

Alberto Cattaneo, Sourcing Manager, Indirect, IMED Cluster di Avon Cosmetics ha invece descritto l’utilizzo di Docsweb per l’ingaggio di nuove presentatrici dei prodotti Avon, al fine di eliminare la scheda di adesione (SDA) cartacea. “L’obiettivo del progetto era quello della dematerializzazione del processo di generazione e firma delle SDA della presentatrice, la loro sottoscrizione con validità opponibile a terzi, il recupero di efficienza sulla gestione delle SDA rispetto ai flussi cartacei ad oggi attivi, la semplicità della gestione da parte dell’organizzazione aziendale e da parte della presentatrice, un maggiore controllo sulle schede e sulla loro formalizzazione, e infine l’archiviazione digitale. Oggi abbiamo quindi un portale in outsourcing in grado di presentare la SDA alla presentatrice nel rispetto delle policy di sicurezza e segregazione delle informazioni, con un sistema di repository documentale, e di applicazione della FEA con certificato ‘one shot’. Quindi è prevista l’archiviazione digitale delle SDA, il tutto integrato con i sistemi Avon per la condivisione delle anagrafiche e la visualizzazione automatica. E partendo da una compilazione della scheda in digitale direttamente su smartphone”.