GruppoDR, dalla digitalizzazione dei documenti a quella dei processi

Dal 1 gennaio 2022 tutte le PA e le aziende private hanno l’obbligo di strutturare i processi documentali adeguandoli alle nuove Linee Guida AgID, ossia regole concernenti formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. “Il legislatore è impegnato a razionalizzare e armonizzare la trasformazione digitale in atto, un percorso che per aziende ed enti pubblici impatta in primo luogo la gestione documentale”, evidenzia Luigi Ducci, amministratore delegato del GruppoDR. “Tutte le organizzazioni devono ottemperare a precise normative per quanto riguarda l’integrazione dei documenti nei flussi digitali, la gestione delle firme digitali e delle PEC, il governo dei dati e la loro sicurezza, i processi di indicizzazione delle informazioni e la loro corretta archiviazione e conservazione, senza dimenticare la nomina dei responsabili dei diversi processi. La complessità è notevole, ma una digitalizzazione della gestione documentale a norma non solo mette al riparo dal rischio di perdita o compromissione dei documenti, ma garantisce anche valore probatorio in caso di contenzioso. AgID, infatti, ha precisato che tutti i documenti che sono stati formati digitalmente – PEC, fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente e quasi tutti i documenti amministrativi – mantengono la loro integrità e capacità probatoria solo se sono archiviati digitalmente in un sistema di conservazione a norma”.

Le principali novità

Innanzitutto, le nuove Linee Guida introducono i metadati tra norma e funzione: si stabilisce che “al momento della formazione del documento informatico immodificato devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati”. In secondo luogo, vengono specificati ruoli e responsabilità: il compito del responsabile della conservazione sia nelle PA che nelle aziende private è quello di definire e attuare le politiche del sistema di conservazione e di gestirlo in autonomia sotto sua responsabilità. Nelle aziende private tale ruolo può essere svolto da un soggetto esterno in possesso di idonee competenze giuridiche, archivistiche e informatiche. Infine, è stata introdotta la Certificazione di Processo, strumento strategico per una completa dematerializzazione che assicura l’efficacia probatoria dei documenti informatici e dei duplicati digitali, e permette la dematerializzazione di grandi volumi di documenti analogici.

GruppoDR: partner globale

Adottare le nuove Linee Guida AgID consente alle organizzazioni non solo di essere conformi alla normativa ma anche di fare un salto di qualità in termini di efficientamento dei processi e incremento della produttività. Il GruppoDR, da decenni punto di riferimento per i sistemi Xerox, di cui è Gold Partner, nonché per le soluzioni di archiviazione e conservazione, fornisce tutto il supporto tecnico e consulenziale necessario per affrontare con successo questa sfida. “Abbiamo maturato un profondo know how nel sistema ECM Xerox DocuShare fruibile sia on-premise che in cloud – spiega Ducci – che consente di condividere informazioni, gestire flussi di lavoro, gestire flussi di firma digitale e PEC, attivare processi in base al contenuto dei documenti, consentire l’accesso alle informazioni da smart device, gestire aggregazioni documentali di appartenenza e raccogliere metadati da diversi database”. I documenti così processati sono automaticamente inviati in conservazione a Ifin Sistemi, conservatore qualificato su marketplace AgID di cui il GruppoDR è Partner Selected Outsourcer certificato. L’integrazione tra Xerox DocuShare e Ifin Sistemi garantisce la corrispondenza automatica tra le tipologie documentali e le descrizioni archivistiche del sistema di archiviazione, la gestione automatica delle tempistiche di versamento dei pacchetti sul sistema di conservazione, il controllo di coerenza e uniformità dei dati e la gestione del rapporto di verifica ed eventuale scarto dei pacchetti. “Così – conclude Ducci – assicuriamo la digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei processi documentali, ottimizzandone e razionalizzandone i flussi nel rispetto dei dettami normativi”.