La scelta strategica per superare la frammentazione dei dati

“Nel 2023 un’azienda manifatturiera italiana aveva già firmato il contratto con un fornitore di Warehouse Management System per gestire la logistica del proprio magazzino. In fase di scelta del nuovo ERP (Enterprise Resource Planning) fornito da noi e destinato a sostituire altri tre applicativi separati usati in passato (vendite, acquisti e, appunto, magazzino) ha capito però che le funzionalità incluse nel nostro WMS – integrato nella soluzione – erano più adatte alle proprie esigenze. L’azienda ha quindi preferito pagare la penale di recesso e rinunciare al contratto già firmato, pur di non intraprendere una strada che sul lungo periodo non le avrebbe facilitato il lavoro. Dietro a quella scelta, un IT manager interno lungimirante e ben consapevole del prezzo da pagare per mantenere viva negli anni un’integrazione tra sistemi diversi – anche a costo di scontrarsi con i colleghi che avrebbero preferito procedere come previsto”. Con questo esempio Laura Rusconi, project manager ERP e socia di Saep Informatica, sintetizza l’importanza di saper guardare in prospettiva quando si tratta di scegliere il sistema gestionale ottimale per la propria azienda.

Il bivio vede da un lato applicativi verticali dedicati a ogni reparto – considerati i ‘migliori’ per coprirne le esigenze specifiche, il cosiddetto approccio Best of Breed – e dall’altro, una piattaforma unica in cui tutti i processi aziendali condividono la stessa base dati, logiche applicative coerenti e un’unica architettura. In una sigla: l’ERP – All in One, sviluppata da Saep in oltre 40 anni di lavoro. Il primo approccio appare, sulla carta, più economico e flessibile: ogni reparto adotta lo strumento più adatto alle proprie peculiarità, specie se si tratta di divisioni altamente complesse. Quando però la frammentazione diventa la regola e non l’eccezione, la scelta si paga, spesso, non al momento dell’acquisto, quanto negli anni successivi con costi di integrazione molto rilevanti. “Mantenere collegati più applicativi richiede integrazioni che devono funzionare come un orologio svizzero: non possono scricchiolare” – continua Rusconi. Ogni aggiornamento di sistema deve riflettersi correttamente sugli altri, senza ritardi né incongruenze.

Dato unico e consistente

Rusconi cita un caso esemplare: in un’azienda il peso di un articolo – un dato oggettivo, che dovrebbe essere identico ovunque – risultava registrato in modo diverso su quattro applicativi. Nessuno sapeva quale di questi valori fosse quello corretto. Non è un esempio isolato: la frammentazione del dato genera continue verifiche manuali, telefonate tra colleghi, email di chiarimento – un rumore di fondo che, moltiplicato per centinaia di prodotti e componenti, si traduce in inefficienza, tempo perso, oltre che in decisioni di pianificazione basate su numeri non precisi. Ecco dunque l’invito di Saep rivolto a medie e grandi imprese: orientarsi su una piattaforma unica e funzionalmente ricca, riservando soluzioni verticali solo ai casi in cui un reparto abbia davvero un valore strategico e complessità tali da richiedere per forza un applicativo verticale, con punti di integrazione minimi e ben definiti rispetto al resto del sistema.

Non è tuttavia solo una questione di efficienza tecnica. Un sistema gestionale solido All in One diventa, nel tempo, una base competitiva che permette di espandere il business, lanciare nuovi prodotti o aprire nuove linee, facendo forza su un’infrastruttura capace di reggere a imprevisti e cambiamenti. È un beneficio che non si vede il primo giorno, ma fa la differenza nel lungo periodo. La domanda da porsi, quindi, non è soltanto quale soluzione costi meno all’inizio, ma quale struttura informativa l’azienda sarà in grado di sostenere senza difficoltà tra cinque o dieci anni, quando i processi – e l’azienda stessa – saranno passati attraverso inevitabili cambiamenti.