Kyocera cambia l’acquisizione dei documenti con Cloud Capture

Kyocera Document Solutions Europe Management BV ha annunciato Kyocera Cloud Capture (KCC), soluzione software per l’acquisizione di documenti cloud-based, progettata per supportare la digitalizzazione dei flussi di lavoro, semplificare i processi e ridurre i costi.

Attraverso un dispositivo multifunzione, KCC consente di digitalizzare e convertire facilmente i documenti cartacei in file PDF ricercabili attraverso la tecnologia OCR (Optical Character Recognition), e indicizzarli e archiviarli in modo sicuro nella destinazione di archiviazione cloud designata, eliminando la necessità di un passaggio intermedio tramite PC.

Questo processo di acquisizione, elaborazione e archiviazione dei dati, spiega Kyocera, è rapido e intuitivo e permette di ottimizzare l’impiego del tempo del personale e garantire la massima sicurezza dei documenti scansionati.

KCC incrementa la produttività complessiva dell’ambiente di lavoro e abbatte i costi tradizionalmente associati all’archiviazione di documenti su server locali. Un ulteriore vantaggio significativo è il miglioramento della sicurezza dei dati, che vengono trasferiti direttamente al cloud, un ambiente generalmente più protetto rispetto ai server dei computer o agli archivi cartacei.

Con Kyocera Cloud Capture, i documenti fisici vengono trasformati in file digitali, archiviati automaticamente nel cloud e collegati a metadati intelligenti che ne facilitano la ricerca e il successivo recupero. In questo modo, si elimina la dispendiosa necessità di effettuare ricerche manuali in archivi fisici o file system.

Essendo una soluzione nativamente basata sul cloud, Kyocera Cloud Capture non richiede complesse configurazioni di server on-premises o infrastrutture IT dedicate, rendendola particolarmente semplice da implementare e da utilizzare fin dal primo giorno. Le aziende possono adottare la soluzione con una semplice registrazione, eliminando la necessità di lunghi e complessi processi di installazione o configurazione hardware.

Un ulteriore punto di forza è la sua integrazione diretta con i dispositivi multifunzione Kyocera e con i più diffusi ambienti cloud, tra cui SharePoint, OneDrive Business, Google Drive e Kyocera Cloud Information Manager. Ciò permette agli utenti di iniziare immediatamente ad acquisire e inviare documenti al cloud. La facilità di installazione e l’interfaccia utente intuitiva rendono KCC accessibile anche alle aziende con risorse IT limitate.

Con Kyocera Cloud Capture si possono predefinire flussi di lavoro di scansione personalizzati in base alle specifiche esigenze di ogni reparto o funzione aziendale. Inoltre, è possibile scegliere tra diversi metodi di accesso sicuri, come l’autenticazione tramite badge, PIN personale o combinazione di username e password.

La soluzione, spiega Kyocera, si rivela ideale per molti reparti aziendali, tra cui risorse umane, finanza e contabilità, ma anche per le reception, l’ambito retail, gli studi legali, le società di servizi professionali, gli uffici condivisi, le strutture alberghiere, i back office operativi, le cliniche mediche, gli enti della pubblica amministrazione e molti altri settori amministrativi che gestiscono quotidianamente grandi volumi di documenti.