La firma elettronica secondo Top Consult

Si chiama 4Sign la soluzione cloud avanzata per la firma elettronica e la gestione documentale proposta da Top Consult, che ha l’obiettivo di semplificare il processo di firma elettronica, migliorando la conservazione digitale dei documenti e offrendo vantaggi significativi per le aziende. In particolare si parla di un libro firma elettronico basato su piattaforma cloud disponibile come servizio “pay per use”, che consente di firmare i documenti in diverse modalità, tra cui Firma Elettronica Semplice (FES) e Firma Elettronica Qualificata (FEQ), oltre a modalità come CADES con FEQ. Lasciando libertà di scelta sulla modalità che meglio si adatta alle proprie esigenze specifiche.

Al fine di eliminare la necessità di stampare documenti, gestire le firme manualmente, e garantire la prontezza per la presentazione a terzi quando richiesto, la soluzione Top Consult offre una distribuzione veloce e un recupero agevole dei documenti che richiedono la firma elettronica. Ciò garantisce sicurezza, validità legale ed efficacia probatoria durante l’intero processo. Inoltre, 4Sign consente automaticamente la conservazione dei documenti firmati in conformità alle normative vigenti.

Più funzioni insieme

4Sign, che propone un’interfaccia web accessibile da qualsiasi dispositivo, offre in un’unica piattaforma un servizio che include l’invio, la firma e la conservazione dei documenti, oltre al loro recupero. Il tutto con integrazione con i sistemi aziendali esistenti attraverso connettori dedicati o chiamate REST. Fronte efficacia probatoria nella firma elettronica, si affida invece all’Audit Trail. Ecco che a ogni documento firmato con FES, 4Sign allega una pagina che riassume il processo di firma, inclusi i dati principali del documento, i dettagli del firmatario e la cronologia completa di tutto il processo. Inoltre, il documento così composto viene sigillato con un sigillo (FEQ aziendale) da Top Consult per certificare l’integrità di tutto il processo.

4Sign si occupa automaticamente di conservare i documenti firmati elettronicamente secondo le regole indicate dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Tra gli utilizzi che Top Consult identifica ci sono libro firma per dirigenti o amministratori per la firma di contratti, gare d’appalto o documenti aziendali che richiedono validità legale ed efficacia probatoria. Firma di documenti del personale, documenti sulla privacy, assunzioni di responsabilità, rimborsi spese e altro ancora come la firma degli ordini dei clienti.

L’evoluzione di 4Sign è Easy Contract, un servizio basato sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED fruibile tramite una nuova Web App disponibile per tutti i browser. Easy Contract consente di customizzare completamente la struttura e le funzionalità, utilizzare tutte le tipologie di firme a norma EIDAS, FEA compresa. Inoltre, per questo tipo di firma Top Consult mette a disposizione una consulenza specifica legale e applicativa per rendere tutto il processo compliant alla normativa.