Havant potenzia SmartEX con identifAI

La gestione delle note spese entra in una nuova fase evolutiva grazie all’intelligenza artificiale. Havant ha annunciato una partnership strategica con identifAI per rafforzare SmartEX, la piattaforma dedicata alla gestione completa delle spese aziendali, dall’acquisizione dei giustificativi fino alla contabilizzazione nei sistemi ERP. L’obiettivo della collaborazione è affrontare una criticità sempre più diffusa nelle aziende: la falsificazione di scontrini, ricevute e fatture tramite strumenti digitali e tecnologie di AI generativa. Se da un lato creare documenti manipolati è diventato più semplice, dall’altro riconoscere alterazioni e contenuti non autentici rappresenta una sfida crescente per uffici amministrativi e funzioni finance, con rischi concreti di rimborsi indebiti, violazioni delle policy interne e aumento dei tempi di controllo.

Per rispondere a questa esigenza, SmartEX integra ora le tecnologie sviluppate da identifAI, piattaforma specializzata nell’identificazione di contenuti generati o alterati attraverso l’intelligenza artificiale. L’integrazione introduce un ulteriore livello di verifica all’interno del workflow approvativo delle note spese, consentendo di analizzare automaticamente i giustificativi caricati dagli utenti. L’evoluzione della piattaforma passa anche attraverso AI-Docs, soluzione proprietaria di Havant che automatizza l’estrazione e la strutturazione dei dati da scontrini, fatture e ricevute, superando i limiti delle tradizionali tecnologie OCR. In questo modo il sistema non si limita più a “leggere” i documenti, ma è in grado di qualificarli, confrontarli con policy e regole aziendali e governare l’intero processo amministrativo.

Secondo Pietro Lanza, Managing Director & Board Member di Havant, il contesto attuale richiede strumenti più evoluti rispetto al passato. “La falsificazione dei giustificativi è oggi più semplice da realizzare e più difficile da rilevare. Con AI-Docs automatizziamo l’estrazione dei dati riducendo errori e attività manuali, mentre le tecnologie di identifAI rafforzano la capacità di verificare l’autenticità dei documenti e prevenire le frodi”, ha spiegato.

Dal punto di vista operativo, l’integrazione funziona attraverso un’analisi automatica delle immagini dei documenti caricati nella piattaforma. Quando vengono rilevati indizi di manipolazione o contenuti sospetti generati tramite AI, SmartEX classifica automaticamente la pratica come “sospetta” e attiva un flusso di verifica dedicato, indirizzando i controlli ai verificatori autorizzati. Il risultato, secondo le aziende coinvolte, è una gestione più efficace e mirata delle verifiche amministrative, con una significativa riduzione dei controlli manuali e dei tempi di validazione. Inoltre, il sistema consente di rafforzare compliance, tracciabilità e governance del processo di rimborso grazie a controlli avanzati su importi, date, categorie di spesa, duplicazioni e anomalie.

“Il confine tra contenuti autentici e contenuti manipolati dall’intelligenza artificiale è sempre più sottile”, ha commentato Marco Ramilli, Founder & CEO di identifAI. “Portare queste capacità all’interno di SmartEX significa aumentare trasparenza e fiducia in un processo delicato come la verifica dei giustificativi”.

Havant guarda però già oltre. L’azienda sta infatti sviluppando una nuova componente di AI “comportamentale” capace di individuare pattern anomali e comportamenti non coerenti con le policy aziendali. L’obiettivo è permettere a Finance e HR di identificare tempestivamente situazioni sospette, anche quando singole operazioni appaiono formalmente corrette. L’intelligenza artificiale sarà addestrata a riconoscere frequenze atipiche, utilizzi ripetitivi di determinate categorie di spesa, anomalie nei flussi approvativi e comportamenti non allineati ai massimali previsti per ruolo o profilo utente. In prospettiva, il sistema potrà assegnare livelli di rischio alle pratiche, aiutando i team amministrativi a concentrare l’attenzione sulle verifiche realmente critiche.