Così JV SpA gestisce i flussi documentali in cloud

Fondata nel 1961, JV SpA è una realtà operativa in Italia nel settore delle carte da parati e dei rivestimenti murali, con sede produttiva a Tribiano (MI) e due spazi espositivi situati a Milano, dedicati rispettivamente ai professionisti del design e al grande pubblico. “L’innovazione tecnologica – spiega Andrea Carravieri, Responsabile IT dell’azienda – ha un ruolo fondamentale e su di essa si basano tutte le nostre attività”. Per JV SpA innovare significa anche trasformare il modo di lavorare e di gestire i processi. Un tema molto attuale che ha trovato una risposta nella soluzione DocuWare di Ricoh. “Ricoh – spiega il manager – era già nostro fornitore per il printing e i servizi di stampa gestiti. Nel tempo la collaborazione si è consolidata includendo anche il mondo IT con il noleggio di pc, server e sistemi storage. Quando abbiamo sentito l’esigenza di migliorare i processi ci siamo dunque rivolti a Ricoh e fin da subito siamo rimasti davvero entusiasti di DocuWare”.

Personalizzazione, flessibilità e scalabilità

La piattaforma viene attualmente utilizzata per la gestione automatizzata dei documenti passivi: dal flusso approvativo iniziale all’emissione dell’ordine, alla gestione delle fatture e dei documenti di trasporto. Presto l’utilizzo di DocuWare verrà inoltre esteso anche alla documentazione attiva e a quella HR.

Andrea Carravieri illustra quindi i vantaggi della soluzione prescelta: “Cito prima di tutto la flessibilità della piattaforma che ci offre la possibilità di introdurre piccole modifiche funzionali in totale autonomia quando, ad esempio, vogliamo apportare ulteriori miglioramenti oppure modificare un flusso di lavoro in base a nuove esigenze. In secondo luogo, DocuWare è davvero semplice da utilizzare. All’inizio c’è stato ovviamente un periodo di ‘assestamento’ perché gli utenti hanno dovuto cambiare un modo di lavorare che era assodato ormai da anni, ma dopo poco tempo tutti hanno iniziato ad apprezzare le possibilità dello strumento”.

Inoltre il  manager evidenzia  digitalizzazione e automazione dei processi, scalabilità del sistema, sicurezza delle informazioni, personalizzazione dei workflow, creazione di un repository centralizzato.

A questo si aggiunge il fatto che DocuWare è una piattaforma in cloud. “Fino a qualche anno fa, vi era un po’ di ritrosia da parte delle aziende nei confronti dell’esternalizzazione dei propri dati. Questa mentalità è poi cambiata anche perché si è compreso che il cloud rappresenta una garanzia proprio per quanto riguarda la sicurezza e la data protection. Inoltre, cloud significa disponibilità dei documenti in ogni momento e gestione semplificata delle tecnologie per il reparto IT. Ricoh è un fornitore che negli anni si è sempre dimostrato affidabile e competente e che con DocuWare ci ha aiutato a compiere un ulteriore passo per diventare un’azienda ancora più innovativa”.