Agid: così cambia il documento informatico (quarta parte)

Di seguito i commenti all’intervista di tre fornitori italiani del mondo ECM e gestione documentale che ringraziamo per il loro contributo.

SIAV

Daniela Perrone, business consultant manager

Agid ha avviato un lavoro notevole, di estrema importanza. In un contesto dove ‘documento informatico’ è, potenzialmente, ogni rappresentazione di fatti giuridicamente rilevanti la tecnologia renda disponibile (una recente sentenza ha ritenuto la messaggistica ‘Whatsapp’ idonea a incardinare un procedimento di licenziamento), diventa basilare disporre di un unicum normativo cui fare riferimento con chiarezza, che affronti in modo olistico il ciclo di vita del documento con approccio multidisciplinare. Per affrontare adeguatamente sfide e opportunità connesse alla digital transformation nelle relazioni tra cittadini, imprese ed Enti, è imprescindibile un corretto trattamento del documento, pena l’inefficacia dei processi attivati.

Concordiamo pienamente sul ruolo cruciale della ‘metadatazione’ nel preservare il patrimonio documentario pubblico e privato. L’allegato sui metadati, che prende in considerazione un ventaglio di informazioni eterogenee, è la giusta base di partenza. La complessità introdotta è significativa: si passa da 5 a 17 metadati, articolati in 35 sottocampi. Tale passaggio richiederà necessariamente un cambiamento sia culturale che tecnologico per la personalizzazione attenta di tutti i sistemi che presiedono la gestione dei documenti, difficilmente compatibile con i 180 giorni previsti per l’attuazione. A nostro avviso, quindi, l’allegato rappresenta una base da approfondire e corredare di prassi ed esempi specifici, ammettendo tempistiche più ampie per l’adeguamento.

Infine, una considerazione sul tema dello scarto in ambiente digitale (tema non trattato nell’intervista), che finalmente queste linee guida iniziano ad affrontare. È una tematica piuttosto articolata, che deve coniugare aspetti previsti dalla gestione degli archivi in ambito Beni Culturali, con vincoli tecnologici di pacchetti di archiviazione formati a prescindere dai tempi di scarto nonché tematiche di retention identificate dal GDPR. È auspicabile, come evoluzione, un nuovo allegato dedicato a questo argomento.

FABER SYSTEM

Alberto Berti, amministratore delegato

Grazie all’ottimo lavoro svolto da AgID, saranno pubblicate a breve le attese linee guida per la formazione e la gestione di un documento informatico e della sua conservazione nel tempo. L’obiettivo principale di AgID è stato quello di semplificare, di rendere più chiare e di riunire le regole tecniche in un unico documento. Queste regole, infatti, oggi sono presenti in più decreti.

È molto importante che vengano chiariti e risolti due aspetti fondamentali: l’importanza del servizio di archiviazione e conservazione di un documento informatico (in Europa non è ancora chiara l’importanza e la necessità di attuare questo processo) e il riconoscimento legale del sigillo elettronico in Italia.

Le linee guida tanto attese per l’aggiornamento del settore, consentiranno un notevole miglioramento nella gestione documentale, soprattutto in quella dei formati e dei metadati.

In questo momento difficile per l’Italia, a causa del Covid-19, diventa rilevante l’importanza del digitale. Progetti come questo, che costruiscono un’importante speranza per il settore, dovranno moltiplicarsi il più possibile.

TOP CONSULT

Matteo Zaffagnini, responsabile marketing

Mettere mano a una normativa che negli anni si è stratificata e frastagliata con l’intento di produrre un testo unico di riferimento è sempre una scelta condivisibile.

Vale per il documento informatico e non solo. Ogni cambiamento comporta degli sforzi, occorre evolvere e adeguarsi e, continuamente, tenersi aggiornati e informati. Vale per il legislatore e vale per il mercato.

A questo link la prima parte dell’intervista:

https://www.officeautomation.soiel.it/agid-cosi-cambia-il-documento-informatico-prima-parte/

 A questo link la seconda parte dell’intervista:

https://www.officeautomation.soiel.it/agid-cosi-cambia-il-documento-informatico-seconda-parte/

 A questo link la terza parte dell’intervista:

https://www.officeautomation.soiel.it/agid-cosi-cambia-il-documento-informatico-terza-parte/