ELO Contract, per una gestione full digital dei contratti

I contratti sono documenti vitali all’interno delle aziende: definiscono gli accordi e gli obblighi dei clienti, le attese nei confronti di partner e fornitori di servizi, oltre ai rapporti di lavoro all’interno delle stesse organizzazioni. Senza una soluzione digitale specifica, la loro gestione diventa un rompicapo: una soluzione specifica come ELO Contract, in grado di gestire e monitorare i contratti in entrata e in uscita per tutto il loro ciclo di vita. Per ogni fase, ELO Contract mette, infatti, a disposizione procedure standardizzate e best practice: dai requisiti alla prima bozza, fino alla conclusione e all’archiviazione. Pronta all’uso, la soluzione può essere facilmente adattata e ampliata in base ai requisiti di ogni azienda. Il tutto con il minimo sforzo.

Tutte le funzioni a disposizione

In ELO Contract sono contemplate tutte le fasi del contratto: dall’avvio alla gestione, dalla manutenzione al controlling. Alla sua creazione i colleghi coinvolti ricevono le autorizzazioni corrispondenti. Il principio del ‘multi-occhio’ è definito dal workflow: ognuno sa esattamente cosa fare e quando. Grazie all’archiviazione centralizzata in un fascicolo contrattuale, tutti i documenti rilevanti sono, poi, raccolti in un unico luogo e solo le persone autorizzate possono accedervi. In questo modo è facile garantire la protezione dei dati.

La funzione ‘Gestione delle clausole’ consente di memorizzare moduli di testo e clausole formulati a norma di legge che, a seconda del contratto, possono essere inseriti in modo predefinito nei modelli. Questa manutenzione centralizzata dei moduli di testo e delle clausole garantisce che vengano sempre usati i testi dei modelli validi dal punto di vista legale.

La funzione ELO for DocuSign consente, invece, di firmare a norma di legge i contratti, le cui scadenze imminenti possono essere tenute sotto controllo visualizzando il calendario. Le relazioni tra i contratti sono rappresentate sulla linea del tempo. Questa funzione può essere utilizzata anche per impostare e monitorare rapidamente i piani di pagamento. Con pochi clic si possono creare report e analisi, entrando anche a livello di dettaglio. Per la valutazione dei contratti è disponibile anche una dashboard di gestione, che attraverso una rappresentazione grafica fornisce tutte le informazioni utili. Da qui è possibile accedere al fascicolo contrattuale corrispondente e avviare modifiche dello stato, scenari di conferma e risoluzioni. La dashboard offre funzioni di controlling complete: così è possibile avere massima trasparenza e monitorare tutti i contratti in essere senza farsi sfuggire nulla.

L’ultima release della soluzione ha inserito anche importanti componenti di intelligenza artificiale che alla piattaforma ELO ECM, di cui ELO Contract fa parte, permettono di auto-classificare ogni tipologia di contratto, gestirlo e archiviarlo in modo automatico e, infine, generare, secondo elementi di interesse scelti dall’utente, nuovi contratti precompilati con le opportune clausole.

ELO Contract: le caratteristiche chiave

• Gestione a norma di legge di diversi contratti
• Coinvolgimento di tutte le persone interessate
• Panoramica di tutte le condizioni contrattuali
• Firma digitale con ELO for DocuSign
• Protezione dei contenuti del contratto
• Inserimento e aggiornamento automatico delle clausole
• Accesso mobile da smartphone e tablet
• Integrazione nei sistemi esistenti

Nella foto: Nicky Didonna, PreSales Consultant Italy di Elo Digital Office (a sinistra); Vito Intini, Managing Director Italy di Elo Digital Office (al centro); Francesco Caltabiano, PreSales Consultant Italy di Elo Digital Office (a destra)