L’approccio funzionale di Archiva Group

Il tema della dematerializzazione dei documenti è oggi nell’agenda di tutte le aziende, ma spesso non è chiaro cosa possa comportare in termini di organizzazione, sicurezza e conformità normativa. “La gestione documentale, oggi, è innanzi tutto un tema di change management”, osserva Alberto Gazzani, chief innovation officer di Archiva Group, un pool di aziende che da oltre 30 anni fornisce soluzioni e servizi professionali specializzati negli ambiti di gestione documentale (BPO/DMS), automazione (RPA/BPM/AI) e consulenza sulle tematiche normative, digitali e di revisione metodologica dei processi (lean thinking/sixsigma, hybrid project management).

“Oggi si parla tanto di metaverso, ma spesso non è ancora chiara la differenza tra documento elettronico e informatico, né tanto meno è stato metabolizzato il fatto che la gestione documentale a norma non impatta più solo l’ambito amministrativo e finanziario ma si riverbera su tutti i processi aziendali: qualunque documento scambiato tra interlocutori diversi, infatti, a tendere dovrà essere generato, gestito e conservato digitalmente nel rispetto di normative sempre più stringenti, garantendo adeguati livelli di sicurezza e privacy”.

Allinearsi alle nuove normative

Per esempio pochi responsabili HR sanno che, dopo 36 mesi dall’assunzione, se un contratto non è stato digitalizzato correttamente – con tutto ciò che ne consegue – perde validità. Senza contare le continue innovazioni introdotte dal legislatore, a livello nazionale e internazionale. Un esempio recente è il progetto di reingegnerizzazione del sistema informativo AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise) 2.0 per lo sdoganamento delle importazioni che ha comportato l’entrata in vigore di un nuovo sistema di presentazione delle bolle doganali. L’Agenzia delle Dogane ha infatti aggiornato il sistema nazionale di importazione stabilendo che deve essere applicato il modello di dati definito a livello UE che prevede, tra l’altro, la trasformazione della bolla doganale da cartacea a digitale.

Con la smaterializzazione della bolla doganale l’azienda che importa deve quindi essere in grado di entrare in possesso del documento di dichiarazione di import e del prospetto di riepilogo ai fini contabili direttamente dal portale dell’Agenzia, accedendo al proprio cassetto doganale. “È una misura che ha conseguenze dirette su molti fronti (credito IVA, pagamento sulle accise, procedura di svincolo delle merci ecc.), e rappresenta una complessità non indifferente per molti operatori”, commenta Gazzani. O ancora l’obbligo di tenuta del registro del carico e scarico dei rifiuti, adempimento che comporta un enorme dispendio di tempo e risorse se non si dispone di soluzioni adeguate.

Requiro è la risposta

Tramite la piattaforma Requiro, Archiva aiuta le aziende a gestire correttamente i documenti correlati a qualunque tipo di processo aziendale, da quelli amministrativi e finanziari a quelli legali, dalla gestione del personale al marketing fino ad arrivare a processi ancora più specifici, come quelli ricordati sopra, per cui sono state sviluppate funzionalità ad hoc.

“Garantiamo una gestione end-to-end dei documenti di qualunque tipo, dalla formazione alla conservazione, ivi comprese le fasi di approvazione e veicolazione, gestione delle firme elettroniche, delle PEC multicanale e molto altro”, sottolinea Gazzani. “La strategia di fondo è lavorare unendo tre dimensioni – dati, processi, persone – per affiancare in modo efficace ed efficiente i nostri clienti nel loro percorso evolutivo, aiutandoli a cogliere le opportunità offerte dal cambiamento attraverso soluzioni e servizi performanti e sempre aggiornati”. Per raggiungere questo obiettivo Archiva fa leva sulla sua pluriennale esperienza e su partnership con società altamente qualificate, come lo Studio Santacroce con cui vanta una storica collaborazione, che seguono da vicino l’iter non sempre lineare delle regolamentazioni che riguardano i vari mercati.

Archiva è un’azienda che parla di gestione documentale partendo da una conoscenza approfondita delle norme e dei processi aziendali per sviluppare tecnologie sempre allo stato dell’arte, flessibili, modulari e interoperabili.