Buone pratiche per stampare e gestire i documenti

La situazione congiunturale degli ultimi anni ha portato aziende di tutti i settori a rivedere le proprie strategie e i propri piani secondo logiche di ottimizzazione, maggiore efficienza e riduzione dei costi.

Di conseguenza, per i sistemi informativi, diventano prioritari interventi volti a recuperare efficienza, ridurre i costi operativi e migliorare la produttività; oltre che il supporto alle linee di business nel riposizionare eventualmente l’azienda sul mercato, nell’adempiere a vincoli normativi, nel contribuire a un maggior rispetto dell’ambiente.

La gestione dei documenti rappresenta sicuramente una leva strategica nel perseguire tutte le priorità citate:

– è spesso fonte di sprechi e inefficienze. Negli uffici italiani si stampano ogni anno 240 miliardi di pagine, di cui il 20% stampate per errore. La riduzione di questi sprechi contribuisce inoltre a una maggior tutela dell’ambiente;

– crescono in misura considerevole i volumi di informazioni destrutturate, a seguito di processi di comunicazione e collaborazione sempre più guidati da logiche 2.0;

– la protezione dei documenti e delle informazioni determina la capacità dell’azienda di essere compliant alle diverse normative, a partire da quelle che disciplinano la tutela della privacy;

– flussi documentali più fluidi, in tutti i processi aziendali, velocizzano il processo decisionale e la capacità dell’azienda di adattarsi a un contesto di mercato in continua evoluzione.

Attraverso l’ottimizzazione dei flussi di documenti si può contribuire al rispetto ambientale: riduzione delle stampe e dei consumi energetici sono obiettivi prioritari di strategie di sviluppo sostenibile.

Perché un percorso di ottimizzazione dei flussi documentali sia realizzabile e soddisfi aspettative di efficientamento e supporto all’evoluzione del business, è necessario che vi sia consapevolezza delle criticità e dei costi di una gestione ‘tradizionale’ dei flussi documentali.

Agire sulle criticità dei flussi documentali vuol dire, infatti, ridurre una serie di costi nascosti che spesso impattano negativamente sui livelli di efficienza aziendale. Basti considerare che:

– i costi dei processi di stampa hanno un’incidenza stimata attorno al 3% dell’intero fatturato aziendale;

– i costi di printing, in media, rappresentano il 10% del costo totale della gestione documentale;

– ogni documento viene duplicato dalle 9 alle 11 volte generando un costo di circa 18 euro;

– un documento su 20 viene perduto;

– il 3% dei documenti non è correttamente archiviato, generando un costo di recupero del singolo documento pari a 120 euro;

– vengono sprecati ogni anno diversi milioni di euro per pagine stampate e cestinate.

Le soluzioni oggi offerte dalle aziende associate ad ASSO.IT abilitano percorsi innovativi nella gestione dei documenti lungo tutto il loro ciclo di vita: acquisizione, distribuzione/condivisione, archiviazione.

L’ambiente di stampa viene considerato come un contesto multidimensionale e organico che il fornitore tende a gestire in toto offrendo servizi di ottimizzazione e razionalizzazione, soluzioni, dispositivi di stampa tecnologicamente avanzati, materiali di consumo e assistenza tecnica.

Quattro obiettivi da perseguire in azienda

Si tratta di offerte strutturate nell’ottica di supportare le aziende nel perseguimento di quattro obiettivi di fondo: ottimizzazione, riduzione dei costi, miglioramento dei flussi di lavoro, riduzione dell’impatto ambientale delle proprie attività, attraverso un minor consumo energetico e una maggiore attenzione al riciclo di materiale di stampa consumabile.

La singola azienda, a seguito di interventi di innovazione dei processi di stampa, ha l’opportunità di usufruire di vantaggi stimabili in:

– un risparmio di costi e recupero di risorse IT interne;

– una riduzione dei volumi di stampa del 30%;

– una riduzione dei costi energetici legati alle attività di stampa del 46%;

– un risparmio complessivo sui costi di gestione delle attività di stampa del 40%;

– un maggior livello di security del patrimonio informativo aziendale;

– un supporto nel recepire normative che impongono o comunque stimolano interventi di dematerializzazione dei flussi documentali.

Seppur sia difficile definire un percorso di innovazione che si adatti a qualunque realtà aziendale, in generale come nella gestione dei documenti, è possibile comunque definire degli aspetti/accorgimenti da non trascurare. È necessario che vi sia consapevolezza, da parte dell’azienda, che un progetto di gestione documentale debba partire dall’analisi dei processi, da quelli più critici per tipologia o volumi di documenti gestiti, che vengano garantiti i requisiti fondamentali i flussi di dati e informazioni – integrità, disponibilità, riservatezza –, che si effettuino interventi di re-engineering dei processi onde evitare di adattare flussi informativi a processi di per sé poco efficienti, che vengano rispettate policy di security e create le condizioni per l’introduzione di strumenti di dematerializzazione quali firma digitale, PEC, conservazione sostitutiva.

Inefficienze e cattive pratiche da abbandonare

Le inefficienze legate alle attività di stampa possono essere originate da diversi fattori, in parte dipendenti dal comportamento dei singoli, in parte legati all’organizzazione e alla gestione aziendale e al verificarsi di situazioni quali:

– documenti stampati e abbandonati nel cassetto di uscita per lungo tempo finché non vengono buttati;

– ristampa di documenti perduti;

– uso inconsapevole della stampa a colori, che influenza in misura considerevole il costo legato ai materiali consumabili;

– mancato uso di carta già stampata per mancanza di sensibilità al riciclo;

– utilizzo inappropriato dei dispositivi;

– realizzazione di duplicati per evitare di effettuare fotocopie, ignorando i relativi costi;

– limitate competenze informatiche o scarsa dimestichezza nell’utilizzo del personal computer che limitano l’utilizzo di alcune funzionalità di stampa.

Dipendono invece dall’organizzazione e dalla gestione aziendale:

– utilizzo di dispositivi obsoleti e quindi potenzialmente meno performanti rispetto allo stato attuale delle tecnologie;

– mancata centralizzazione del procurement e della gestione dei dispositivi di stampa, che porta al proliferare di marche, modelli e fornitori, al mancato sfruttamento di economie di scala sia in fase di acquisizione che di gestione dei dispositivi;

– mancato controllo e monitoraggio dell’utilizzo dei dispositivi;

– mancata definizione di regole di corretto utilizzo dei dispositivi, ovvero di regole finalizzate a una maggiore efficienza e a un maggior rispetto dell’ambiente;

– assenza di piani di formazione IT agli utenti, che limita la creazione di competenze informatiche;

– mancato controllo sui dispositivi utilizzati, che spesso porta alla presenza di stampanti personali utilizzate solo in parte o non utilizzate affatto;

– ubicazione delle stampanti ‘scomode da raggiungere’ da parte degli utenti; questa situazione, se da una parte può indurre i dipendenti a stampare solo quando effettivamente necessario, dall’altra genera perdite di tempo per il recupero dei documenti stampati e quindi calo di produttività.

Oltre ai costi anche diversi rischi

Gestire documentazione cartacea presenta, oltre a costi, rischi quali perdita di documenti, accesso a informazioni riservate da parte di utenti non autorizzati, difficoltà nella ricerca di informazioni.

Ogni settore e ogni area aziendale all’interno di una stessa azienda presentano esigenze e criticità diverse, legate alle peculiarità del business e al tipo di attività svolta. Per questo motivo una soluzione di gestione documentale deve prevedere lo studio anche di queste necessità, onde favorire un processo di ottimizzazione complessivo.

Elementi che devono essere considerati nelle diverse fasi, identificate da ASSO.IT come fasi di progettazione, sono:

– la riservatezza delle informazioni e la necessità di evitare l’accesso di chiunque a determinati documenti (per evitare il rischio di violazione della privacy, di fuga di notizie verso l’esterno, di imitazione). Argomento particolarmente sentito in aree aziendali quali la Direzione Generale, la Direzione Amministrazione e Finanza, gli Uffici Stampa o Relazioni Esterne, la Direzione del Personale, piuttosto che l’area Ricerca e Sviluppo di aziende di produzione;

– una precisa valutazione sul dimensionamento dei volumi di documenti e informazioni; spesso i volumi rappresentano una criticità in aree caratterizzate da una maggiore interazione con l’esterno come la Gestione Clienti, la Gestione Fornitori o i Servizi Generali piuttosto che il Marketing e la Comunicazione;

– lo studio della tipologia di documenti utilizzati (formati, tipologia di supporti richiesti, tipologia di documenti colore/bn) che potrà servire per ottimizzare la valorizzazione dei costi di dispositivi e materiali, ma anche potrà migliorare l’impatto dei documenti verso i destinatari (esigenza sentita soprattutto in aree come la Gestione Clienti e Fornitori e l’area Marketing).

Tutte le considerazioni precedenti testimoniano come ‘disegnare’ un processo documentale e riorganizzare i servizi di stampa all’interno di un’impresa o di una pubblica amministrazione sia un’attività complessa e necessariamente da perseguire con la collaborazione del cliente e del fornitore. Non ci si limiterà infatti a un rinnovo del parco macchine, ma a un’implementazione di nuovi ‘servizi’, che andranno a gestire le necessità di stampa in funzione di un accurato processo documentale aziendale.

Il Total Cost of Ownership

Da molti anni si parla del TCO (Total Cost of Ownership) avendolo definito come contenitore dei costi diretti e indiretti per il ‘document & print management’.

Il concetto di TCO è conosciuto e diffuso, e offre ampi vantaggi in termini di precisione e semplicità di calcolo, che astrae dalla semplice considerazione di costi di acquisto di beni e servizi, considerando tutte le categorie di costi direttamente correlate all’uso di un dato bene.

Il costo così definito è formato da:

– i costi di acquisizione del bene (include il costo di fine vita dell’apparecchiatura);

– i costi connessi all’utilizzo delle apparecchiature, quali il consumo di energia;

– il costo di gestione;

– il costo del fine vita.

ASSO.IT ritiene che gli elementi sopra considerati siano correttamente da considerare nel caso in cui si voglia misurare l’efficienza di sistema, ma che non siano i soli in grado di determinare l’impatto che un sistema di acquisizione e stampa può avere nell’organizzazione aziendale e ritiene quindi siano da tenere in considerazione ulteriori elementi, in grado di migliorare e ottimizzare anche ulteriori aspetti. Per ottenere un quadro di valutazione complessiva occorre considerare anche quelle che sono le implicazioni, verso ‘l’ecosistema aziendale’, dell’introduzione di un prodotto ‘nuovo’.

Tra questi citiamo l’efficacia di sistema che individua il vantaggio di performance ottenibile da un prodotto rispetto a un altro e completa i criteri di confronto relativamente al bene e alle sue funzionalità e l’efficienza di business che individua i vantaggi economici, in termini di risparmio, indotti dalla scelta di un prodotto. I vantaggi non sono, in questo caso, direttamente imputabili alla scelta del bene, ma all’uso che ne viene fatto.

L’efficacia di sistema può essere espressa attraverso i seguenti indicatori: velocità media di riproduzione e stampa; numero di funzionalità abilitate (copia, scansione, stampa, fax, distribuzione automatica file, e altro), disponibilità di colore vs bianco e nero.

L’efficienza di business può essere espressa in termini di risparmio di tempo lavorativo delle persone, a parità di output.

Alcuni indicatori indiretti che possono supportare una valutazione di questo tipo sono:

– disponibilità di apparecchiature in rete: se una periferica è momentaneamente inutilizzabile si può velocemente ricorrere a un’altra;

– rapporto tra numero di funzionalità disponibili/numero utenti: un maggior numero di funzionalità può far presupporre una maggiore vicinanza dell’utente alle apparecchiature necessarie;

– obsolescenza media: apparecchiature più datate comportano, a parità di altri fattori, un maggior numero di interruzioni di servizio;

– tempi medi di intervento di assistenza tecnica: diminuzione dei ‘fermi macchina’.

Dal TCO al Life Cycle Cost

Le informazioni prodotte fino a oggi, in particolare in questi ultimi anni, hanno aperto la strada a una maggiore consapevolezza e attenzione sui costi legati alla produzione e alla gestione delle informazioni sia da parte degli utilizzatori di apparecchiature per la gestione e produzione di documenti che dai responsabili delle infrastrutture IT di aziende private e pubbliche.

Particolare evidenza ha l’importante lavoro intrapreso dalla Commissione UE che, nel rivedere la disciplina europea sugli appalti pubblici mediante la promulgazione della Direttiva 24/2014/ CE, ha aggiunto alcuni importanti elementi per il calcolo di un nuovo concetto del TCO che si arricchisce per introdurre il concetto di costo del ciclo di vita delle apparecchiature, il cosiddetto LCC (Life Cycle Cost).

Questo parametro, come definito dall’art. 68 della Direttiva Europea, include:

a) costi sostenuti dall’amministrazione aggiudicatrice o da altri utenti, quali:

i) costi relativi all’acquisizione;

ii) costi connessi all’utilizzo, quali consumo di energia e altre risorse;

iii) costi di manutenzione;

iv) costi relativi al fine vita, come i costi di raccolta e di riciclaggio;

b) costi imputati a esternalità ambientali legate ai prodotti, servizi o lavori nel corso del ciclo di vita, a condizione che il loro valore monetario possa essere determinato e verificato; tali costi possono includere i costi delle emissioni di gas a effetto serra (CO2) e di altre sostanze inquinanti nonché altri costi legati all’attenuazione dei cambiamenti climatici.