Smart working nella PA, tra qualità e produttività

Per lavoro agile si intende una forma di prestazione di lavoro subordinato, che si svolge in parte all’interno dei locali aziendali e in parte utilizzando strumenti informatici o telematici intelligenti senza usare una postazione fissa quando si lavora al di fuori del normale posto di lavoro. In Italia è previsto dalla legge 81 del 2017 S.2233 – C. 4135 intitolata “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. Di fatto l’idea di lavoro agile (o smart working come viene anche chiamato) arriva da una necessità emersa in alcuni settori, come quello IT, che si è poi tramutata velocemente in un’opportunità per i dirigenti aziendali e di conseguenza anche per le linee operative. Un’opportunità che vale per il mondo privato così come per quello pubblico e che nel caso di Città metropolitana di Roma Capitale è stata accolta con l’obiettivo di guadagnare maggiore efficienza e dinamismo nel modo in cui crea e fornisce servizi ai cittadini. Ecco che l’Ente ha previsto una revisione delle modalità di lavoro su postazione fissa, affidandosi al supporto di R1 Group e alle tecnologie di VMware, per avere una piattaforma di lavoro giudicata più flessibile e intelligente, rispetto a quanto aveva a disposizione in passato. Ha ottenuto così maggiore agilità, efficienza e produttività, contribuendo concretamente alla propria trasformazione digitale in generale.

Una realtà ampia e variegata

La Città metropolitana di Roma Capitale è l’organizzazione preposta, attraverso gli organi dei Dipartimenti, degli Uffici extra dipartimentali, di Uffici centrali e di altri organismi, all’espletamento dell’attività amministrativa e della gestione di funzioni che interessano il territorio dell’area metropolitana. Tale territorio – comprensivo di un’area di oltre 5.300 km quadrati con circa 4,4 milioni di persone – coincide con quello dei Comuni che facevano parte della Provincia di Roma. Per questo, la Città metropolitana di Roma Capitale ha assunto le funzioni esercitate e le risorse appartenute alla Provincia di Roma, oltre ad altre funzioni, e relative risorse necessarie ad assolverle, previste dalla normativa vigente, in ottemperanza ai principi di sussidiarietà, differenziazione e adeguatezza sanciti nel Titolo V della Costituzione.
Città metropolitana di Roma Capitale ha adottato il lavoro agile per promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, per migliorare la produttività e tutelare l’ambiente già nel 2018, quando è avvenuto il trasferimento del personale dell’Ente nella sede unica di viale Giorgio Ribotta. Il grattacielo di 27 piani, dove lavorano quotidianamente 1.200 persone circa, ha visto improvvisamente una concentrazione di persone fisiche molto impegnativa, che ha reso complessa la gestione delle postazioni di lavoro e delle necessità operative quotidiane. Soprattutto gli spostamenti casa-lavoro dei dipendenti sono diventati un elemento importante da considerare per il benessere generale del lavoratore. Subito, tra i vantaggi identificati dall’Ente nell’uso dello smart working, la preservazione dell’ambiente è stato uno dei principali, in quanto la nuova modalità permette di ridurre le emissioni di anidride carbonica legate a ogni dipendente, per ogni giorno di lavoro agile praticato. Inoltre genera altri benefici sulla mobilità in generale. Lo smart working viene visto dall’Ente anche come uno strumento di potenziamento dei servizi ai cittadini poiché migliora le prestazioni dei dipendenti oltre che la qualità della loro vita personale. E ancora, viene considerato come un’occasione per rafforzare l’intera organizzazione grazie alla maggiore flessibilità ed efficienza che consente dell’intera struttura.

Le fasi che hanno portato alla modalità agile

Nel corso dell’analisi preliminare del progetto di smart working della Città metropolitana di Roma Capitale, R1 Group aveva subito evidenziato un risparmio sui costi non marginale in termini di manutenzione delle postazioni di lavoro (parti di ricambio e manutenzione) e di risparmio energetico, considerata la progressiva sostituzione delle postazioni stesse con soluzioni di tipo thinclient. Una volta completata l’indagine, è stato redatto un progetto finale che prevedeva una crescita dinamica e non predeterminata dei sistemi, una lavorazione in fasi successive di sviluppo e una previsione accurata delle coperture finanziare necessarie.
Il progetto di smart working è quindi cominciato ed ha coinvolto in una prima fase circa 200 utenti appartenenti a diversi dipartimenti, più o meno omogenei per necessità applicative e funzionali. Le tecnologie messe in campo per concretizzare l’idea di partenza si sono tradotte in un sistema iperconvergente comprensivo di una piattaforma virtuale VMware Horizon. Sempre in questa prima fase, è stato creato un cluster dedicato composto da 4 nodi. Questo tipo di configurazione è stata studiata per avere un alto livello di affidabilità dell’hardware anche in caso di guasto di un intero nodo del cluster, non solo in termini di continuità operativa ma anche di efficienza. In dettaglio, è stato possibile avere una profilatura delle scrivanie virtuali, con la creazione di diverse golden image (ossia dei modelli dell’ambiente già pronti da replicare) dipendenti dal dipartimento di riferimento. I vantaggi, verificati nella fase pilota ed attesi nella fase di esercizio, sono stati quelli di migliorare la qualità del lavoro del personale anche mettendo in campo, per alcuni uffici, un accesso in mobilità al sistema.

Più equilibrio e collaborazione

“Abbiamo implementato una piattaforma per lo smart working migliorando l’equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti e abbiamo così incoraggiato la collaborazione tra team lontani e ridotto l’impatto sull’infrastruttura di trasporto della città”, dichiara Stefano Iacobucci, Responsabile servizi ICT di Città metropolitana di Roma Capitale. Adottando l’infrastruttura desktop virtuale è stato in definitiva possibile creare un ambiente di smart working, con la migrazione di 200 membri del personale nella prima fase del progetto e altri 200 nell’anno successivo, per arrivare ad avere a fine progetto tutto il team di 1.200 persone su Horizon 7.