L’ufficio del futuro

di Roberto Celin – IoT & Analytics Sales Expert Orange Business Services

Nel corso degli ultimi mesi anche i datori di lavoro più tradizionalisti hanno dovuto far fronte ai cambiamenti comportati dalla crisi sanitaria, e così tutti hanno cominciato a parlare di smart working. Quanta confusione, però, con i termini: spesso si intendeva infatti telelavoro, cioè un lavoro svolto con modalità identiche ma in un luogo differente, a casa.  Lo smart working è altro, e richiede un cambiamento di prospettiva duplice: da un lato, deve cambiare la mentalità, con il lavoro che diventa “qualcosa che si fa” e non “un posto dove si sta”; dall’altro, serve un cambiamento strutturale che conduca a ripensare ogni ingranaggio del sistema-ufficio, dagli strumenti digitali agli spazi fisici. Questa evoluzione, in corso già da tempo, spiega la popolarità di soluzioni che potremmo definire di “Smart Office”, di cui abbiamo visto una proliferazione sul mercato: un’app per prenotare le sale riunioni, una seconda per riservare le scrivanie, una terza per il parcheggio sotto l’ufficio… e nessuna comunica con le altre.

Noi di Orange Business Services – grazie alle nostre competenze di system integrator – abbiamo evitato di rinchiuderci in un perimetro ristretto: la nostra soluzione di Interactive Office è unica e raduna tutte le feature (gestione flexible desk, sale riunioni, spazi comuni, parcheggi, mense, ecc…) su una piattaforma di proprietà Orange, aperta ai contributi di sviluppatori esterni, integrabile e customizzabile con altre soluzioni costruite su misura per le esigenze di ciascun cliente.

In questo momento, l’interesse principale da parte dei nostri clienti è comprensibilmente diretto al distanziamento sociale, e notiamo come le nostre soluzioni si prestino quasi naturalmente alle nuove esigenze degli uffici. Quando una tecnologia viene concepita per essere al servizio delle persone – e non solo, per così dire, per amore dell’innovazione fine a sé stessa – è in grado di adattarsi facilmente a scopi diversi: in questo caso, quasi opposti.

Prendiamo il caso delle scrivanie: negli uffici progettati di recente la parola d’ordine è stata condivisione. Così si è diffusa la pratica che in inglese si chiama “hot desking”, cioè le scrivanie flessibili, che ogni giorno ospitano un diverso utilizzatore: già comune negli uffici che avevano abbracciato lo smart working, è destinata a consolidarsi perché nella nuova normalità i dipendenti non sembrano desiderare di tornare alla classica settimana lavorativa in ufficio, ma probabilmente preferiranno un’alternanza tra lavoro da remoto e in sede.

Lo sforzo di organizzazione che l’hot desking richiede lo rende pressoché impossibile da gestire in modo “analogico”, e le soluzioni di smart office come la nostra Orange Interactive Office prevedono un servizio di prenotazione delle scrivanie – con un’interfaccia che direttamente dallo smartphone mostra la mappa del piano in 3D con lo stato di ogni desk: rosso, occupato; giallo, prenotato; verde, disponibile. Oggi, per garantire il distanziamento sociale, l’office manager sarà in grado di intervenire sull’app per impedire agli utenti di prenotare, nel caso, due scrivanie ravvicinate; o di limitare il numero totale di scrivanie prenotabili sul piano, ed eventualmente anche cambiare il layout dell’ufficio.

Un analogo discorso si applica alle sale riunioni: come parte delle nostre soluzioni di smart office, è possibile posizionare dei sensori che contano quante persone entrano e escono. Questa soluzione è stata concepita per fornire agli office manager le informazioni necessarie per ottimizzare l’impiego degli spazi: quante persone utilizzano in genere insieme una sala riunioni progettata per 10? Oggi, tale servizio è in grado di evolvere in un sistema che segnala la compresenza di un numero troppo alto di persone in uno spazio: i dati possono essere elaborati in tempo reale per tutelare la sicurezza dei dipendenti.

O ancora: tra i vantaggi offerti dalle tecnologie di smart building c’è la capacità di fare previsioni basate sui dati. La nostra soluzione acquisisce i dati provenienti da tutti i sistemi di gestione dell’edificio, ed è in grado di determinare le necessità di riscaldamento in base alle temperature esterne previste, ma anche quando è necessario sostituire i filtri dell’aria condizionata: un altro sistema che diventa ancora più rilevante oggi, per il ruolo che i condizionatori possono ricoprire nella diffusione del virus, se non sanificati adeguatamente.

Anche applicazioni avanzate pensate per altri ambiti di sicurezza possono svolgere un ruolo in questa fase: grazie ai software di Computer Vision, negli uffici le telecamere a circuito chiuso possono verificare il distanziamento sociale e controllare in modo automatizzato il rispetto dell’obbligo di indossare la mascherina in spazi condivisi. Sensori wearable – progettati in origine per l’industria pesante, per evitare che i dipendenti si avvicinino a macchinari potenzialmente pericolosi, ad esempio – possono essere adattati per segnalare il mancato rispetto del distanziamento sociale tra i dipendenti; o per ricostruire la catena dei contatti all’emergere di un caso di positività al coronavirus sul posto di lavoro. Dato che le situazioni di emergenza devono comunque tutelare la privacy dei singoli, il numero di tag di ciascun utente non è associato a una persona specifica, garantendo il rispetto della normativa GDPR.

Anche se – giustamente – in questo momento storico l’attenzione di tutti si concentra sul rendere l’ufficio un luogo sicuro dal contagio, non dovremmo perdere questa occasione per modernizzare gli uffici adottando sistemi e soluzioni destinati ad apportare vantaggi misurabili ben oltre la fine dell’emergenza che stiamo attraversando: grazie a queste tecnologie “a prova di futuro”, dipendenti e visitatori risparmiano tempo prezioso, mentre i datori di lavoro ottimizzano l’utilizzo degli spazi e riducono i cicli di facility management. In ultimo, il risultato è aumentare l’efficienza complessiva e, allo stesso tempo, migliorare il benessere dei dipendenti sul posto di lavoro.