L’AI a servizio della gestione documentale

Negli ultimi anni la trasformazione digitale ha investito le organizzazioni, ridisegnandone i processi. Automazione e tecnologie sempre più avanzate hanno innescato cambiamenti radicali nel modo di lavorare delle aziende, rinnovando ambiti operativi particolarmente critici come la gestione dei documenti. L’effervescenza del settore è testimoniata dalle stime di alcuni importanti analisti. Secondo Forbes, il mercato globale delle soluzioni per la gestione documentale ha toccato i 7,16 miliardi di dollari nel 2024, con una previsione di crescita che lo porterà a raggiungere i 24,91 miliardi entro il 2032, registrando un tasso di crescita annuale composto del 16,9% nel periodo considerato. Un’indagine condotta da Quocirca, intitolata ‘Document Capture Trends 2024’ e realizzata in Europa e negli Stati Uniti, offre dati coerenti a queste stime. In base ai risultati della ricerca, il 75% delle aziende intervistate ha dichiarato di voler accelerare la digitalizzazione dei propri processi cartacei, con motivazioni legate a sostenibilità, miglioramento dell’efficienza operativa e rafforzamento della sicurezza e della conformità normativa.

Da parte sua, ASSOIT, l’associazione che riunisce tutti i produttori di sistemi di acquisizione e stampa presenti in Italia, ha pubblicato recentemente un report, approfondendo i trend in atto in ambito gestione documentale, tema che da sempre costituisce un pilastro fondamentale nella mappa dei suoi intenti strategici.

Tra le tendenze analizzate, la ricerca ha messo in luce a livello locale la diffusione crescente di soluzioni di gestione documentale basate su cloud. Soluzioni che stanno guadagnando popolarità grazie alla loro flessibilità e ai minori costi iniziali. Parallelamente il report evidenzia una crescente integrazione con tecnologie come l’Intelligenza Artificiale, osservando come quello della gestione documentale sia tra i settori che sta più beneficiando dalla sua applicazione. Le nuove soluzioni di gestione documentale potenziate dall’AI sono, infatti, in grado di trasformare radicalmente il modo in cui le aziende archiviano, elaborano e utilizzano le informazioni, migliorandone le performance man mano che il sistema viene alimentato da nuovi dati.

L’AI per una classificazione ed elaborazione automatica

“La prima interessante applicazione dell’AI in ambito gestione documentale riguarda la capacità di classificare ed elaborare i documenti in modo automatico. Utilizzando tecniche come l’OCR (Optical Character Recognition), i sistemi AI sono in grado non solo di riconoscere il testo scritto, ma anche di comprendere il contenuto del documento” afferma Stefan Dawid di ASSOIT, spiegando come in questo modo si riescano a categorizzare correttamente i documenti e ad automatizzare i flussi di lavoro. Va detto, poi, che il Machine learning consente ai sistemi di migliorare costantemente la propria capacità di riconoscimento, aprendoli a una gestione sempre più intelligente dei documenti.

L’AI introduce, poi, un avanzamento significativo nell’estrazione dei dati dai documenti. Grazie alla sua capacità di comprendere il contesto, è in grado di identificare ed estrarre informazioni chiave da una vasta gamma di documenti, dai contratti alle fatture fino alle ricevute. Questo permette alle aziende di ridurre drasticamente i tempi di elaborazione e i costi associati alla gestione manuale delle informazioni. I benefici sono evidenti: tempi di risposta più rapidi, maggiore accuratezza dei dati e processi estremamente più snelli.

Un’altra caratteristica interessante delle soluzioni di gestione documentale potenziate dall’AI è il raggruppamento automatico dei documenti. “L’Intelligenza Artificiale è in grado di analizzare una grande quantità di documenti, suddividerli in categorie e identificare correlazioni tra i vari file, anche in assenza di una classificazione predefinita. Questo approccio consente alle aziende di ottenere una visione più chiara delle proprie informazioni e di scoprire relazioni che altrimenti potrebbero sfuggire” osserva Dawid.

L’AI a servizio della protezione dei dati

La sicurezza dei documenti costituisce una preoccupazione ricorrente all’interno delle aziende. “Quando si parla di sicurezza del dato occorre comprendere che ogni anello della catena è fondamentale: ogni punto di accesso e ogni connessione; ogni protocollo, impostazione e funzione; e naturalmente ogni stampa, copia e scansione. La sicurezza dei dati non riguarda solo le violazioni della rete e gli attori esterni malevoli, riguarda i documenti stessi, che una volta stampati o scansionati possono finire nelle mani sbagliate, anche accidentalmente” spiega Dawid, consigliando di affrontare sempre il tema della sicurezza (anche in ambito documentale) nella sua globalità. Quindi, proteggendo documenti, reti e dispositivi (anche quelli di stampa, ovviamente).

Anche in questo caso corre in aiuto l’AI, in grado di potenziare significativamente i sistemi di protezione, rilevando automaticamente le informazioni sensibili attraverso funzioni intelligenti e attuando misure di sicurezza aggiuntive, come la cifratura. Non solo. L’AI può anche monitorare e controllare l’accesso ai documenti tramite sistemi biometrici, come il riconoscimento facciale, garantendo che solo gli utenti effettivamente autorizzati possano visualizzare oppure modificare determinati file.

L’AI per l’analisi dei dati

“Uno degli aspetti più promettenti dell’intelligenza artificiale nella gestione documentale è rappresentato, però, soprattutto dalla sua capacità di analizzare i dati e generare valore per le aziende. In questo senso, le piattaforme cognitive Platform as a Service stanno rivoluzionando la gestione documentale, sfruttando i dati raccolti e applicando tecniche avanzate, come l’analisi predittiva e la visualizzazione dei dati, per ottimizzare i processi decisionali e migliorare le strategie aziendali” conclude Dawid, evidenziando come l’AI stia facendo compiere passi da gigante ai sistemi di gestione dei documenti. Le prime organizzazioni che adotteranno queste nuove soluzioni saranno anche le prime a raccoglierne i frutti.

ASSOIT, i 5 benefici dell’Intelligenza Artificiale applicata alla gestione documentale

1. Automazione e semplificazione dei processi: L’AI consente di automatizzare le operazioni più ripetitive e dispendiose in termini di tempo, liberando risorse per attività più creative e strategiche.
2. Acquisizione e analisi dei dati: L’AI permette di acquisire e organizzare i dati in modo rapido ed efficiente, estraendo informazioni utili per il processo decisionale e l’individuazione di nuove opportunità di business.
3. Personalizzazione e miglioramento del servizio: Le soluzioni basate su AI possono aiutare le aziende a migliorare l’esperienza del cliente, creando servizi personalizzati che rispondano alle specifiche esigenze dei consumatori.
4. Ottimizzazione del marketing: Con l’AI le aziende possono segmentare il pubblico, creare contenuti personalizzati e monitorare i risultati delle campagne in tempo reale, adattando le strategie di marketing di conseguenza.
5. Gestione della logistica: L’AI permette di ottimizzare i flussi logistici, migliorando la gestione del magazzino, il trasporto e la distribuzione, riducendo i costi e migliorando l’efficienza.