Konica Minolta, soluzioni digitali con le persone al centro

Fondata nel 1873 a Tokyo come laboratorio per pellicole e accessori fotografici, Konica Minolta è oggi una multinazionale che nel tempo ha dimostrato la grande capacità di reinventarsi, restando sempre fedele al suo principio guida: innovare per offrire valore concreto al mercato. In Italia il brand è tradizionalmente conosciuto per la qualità delle sue soluzioni di stampa per ufficio, la stampa di produzione e quella industriale, oltre che per la sensoristica avanzata e le tecnologie di imaging. Tuttavia, da circa un decennio, l’azienda ha intrapreso una trasformazione profonda, rafforzando significativamente la propria value proposition con una divisione interamente dedicata alle soluzioni digitali.
“La crescente digitalizzazione, la spinta alla riduzione dell’uso della carta, la necessità di garantire efficienza operativa e conformità normativa hanno generato nuovi bisogni, ai quali la sola offerta ‘hardware’ non poteva più rispondere. Da qui la scelta strategica di affiancare al core business storico lo sviluppo di soluzioni software e servizi ad alto valore, capaci di accompagnare i clienti lungo tutto il percorso di trasformazione digitale” afferma Davide Raggi, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta Italia, sottolineando come la nuova divisione digitale dell’azienda sia oggi in grado di offrire un ampio spettro di soluzioni in grado di abbracciare ogni fase della digitalizzazione dei clienti. Si parte dalla gestione documentale evoluta, che spesso rappresenta il primo passo per chi intende iniziare il processo, fino ad arrivare a soluzioni complesse di automazione intelligente, con RPA (Robotic Process Automation) e Intelligenza Artificiale integrata.

Una proposta digitale completa e su misura “Al di là dell’ampio spettro di soluzioni offerte, una delle forze principali della divisione è rappresentata soprattutto dalla sua capacità sartoriale: ogni progetto è modellato, infatti, sulle esigenze specifiche di ogni cliente. Tutto inizia con lo studio dell’‘as is’ dei suoi processi con l’obiettivo di individuare inefficienze, colli di bottiglia e attività a basso valore aggiunto che possono essere ottimizzate attraverso l’automatizzazione. Le soluzioni vengono successivamente progettate e costruite insieme al cliente, accompagnato da un team multidisciplinare dalle spiccate competenze tecniche e di change management. Elemento, quest’ultimo, assolutamente centrale in tutti i progetti di digitalizzazione” evidenzia Raggi. In questo tipo di iniziative il vero ostacolo è, infatti, più culturale che tecnologico. “Spesso occorre superare la resistenza al cambiamento e accompagnare l’adozione dei nuovi strumenti in modo graduale e consapevole. Per questo, i nostri progetti includono sempre una fase di formazione, coinvolgendo gli utenti finali fin dal Proof of Concept”.

Casi concreti di trasformazione digitale

L’offerta, modulare e scalabile, non si rivolge solo alle grandi aziende, ma anche alle piccole e medie imprese, che possono avvantaggiarsi delle soluzioni e dei servizi digitali anche in modalità cloud-based. “La flessibilità della nostra proposizione, erogabile on-prem e in cloud, ci ha permesso di entrare in contatto con clienti dimensionalmente molto diversi, dai più piccoli, con 7-8 licenze da gestire in cloud, fino a grandi realtà strutturate, dove la digitalizzazione viene estesa progressivamente a processi sempre più complessi” prosegue Raggi, spiegando come all’interno delle aziende l’IT rappresenti, tipicamente, il primo interlocutore per questo tipo di progetti, cui vanno spesso ad affiancarsi risorse umane, amministrazione, operations oppure nuove figure come gli Innovation Manager e i Change Manager. Figure attivamente coinvolte nella ricerca di strumenti in grado non solo di aumentare l’efficienza operativa, ma anche di modernizzare i flussi di lavoro.

Tante le referenze in Italia, dove sono numerosi i casi di successo in cui Konica Minolta ha accompagnato le aziende nei diversi percorsi di digitalizzazione. Trasmec è, per esempio, una grande azienda metalmeccanica che ha adottato la piattaforma M-FILES per rinnovare completamente la gestione documentale, introducendo automatismi che hanno snellito e velocizzato i processi interni. Bencarni è, invece, un’importante realtà del settore alimentare, specializzata nella preparazione e distribuzione di carni, che ha digitalizzato il Quality Management grazie all’Enterprise Content Management System di Konica Minolta. Giusto Faravelli, azienda attiva nella distribuzione di ingredienti per i settori nutraceutico e farmaceutico, ha migliorato la tracciabilità e l’efficienza dei processi di logistica grazie alla nuova piattaforma implementata, mentre la Società Elettrica Sopracenerina (SES) ha sostituito il vecchio sistema di gestione documentale, riducendo i tempi di elaborazione da 40 a 9 ore, con un notevole aumento della qualità e della produttività.

L’innovazione di “Connètto”

Una delle soluzioni più innovative sviluppate e messe a disposizione da Konica Minolta è Connètto, un orchestratore di processi che consente di disegnare e automatizzare flussi di lavoro complessi. In grado di interrogare sistemi terzi (inclusi Erp e Crm particolarmente diffusi nelle grandi realtà), Connètto estrae dati e ne coordina l’utilizzo all’interno dei processi digitali. “La sua flessibilità, unita alla capacità di integrazione profonda, permette di estendere l’automazione anche in contesti dove normalmente sarebbe molto difficile intervenire. Per questo la soluzione è protagonista di tante implementazioni” puntualizza il Product Manager, ricordando come Connètto AI Flow, in particolare, si fondi su una combinazione di Intelligenza Artificiale e RPA, capace di automatizzare attività ripetitive, ridurre errori, accelerare i tempi di risposta e garantire tracciabilità end to end. Nei progetti di gestione documentale, l’AI, in particolare, è in grado di leggere, comprendere ed estrarre metadati dai documenti in modo autonomo, facilitando l’archiviazione intelligente e la ricerca. Questo consente non solo un risparmio di tempo, ma una maggiore precisione e coerenza nelle attività. Le ricerche documentali, che una volta richiedevano giorni, oggi possono essere eseguite in pochi minuti. L’AI supporta, inoltre, attività più complesse come l’analisi semantica delle richieste, la classificazione automatica e il supporto decisionale. “In parallelo, l’evoluzione dell’RPA verso l’automazione cognitiva sta aprendo scenari ancora più avanzati: sistemi in grado di apprendere dai dati, adattarsi al contesto e gestire autonomamente le eccezioni” prosegue Raggi.

Un futuro di digitalizzazione intelligente

Oggi le direttrici evolutive delle Digital Solutions di Konica Minolta si concentrano, in particolare, su tre aree chiave. La prima è rappresentata da un’Intelligenza Artificiale sempre più integrata nei processi per introdurre funzionalità predittive e analitiche in grado di supportare le decisioni in tempo reale. La seconda area chiave è l’evoluzione dell’automazione robotica dei processi, già oggi una componente distintiva dell’offerta, per renderla capace di gestire attività complesse e adattarsi ai cambiamenti dinamici dei processi. “L’ultima – conclude Raggi – è una digitalizzazione flessibile e scalabile grazie ad architetture componibili che permetteranno alle organizzazioni di attivare rapidamente progetti mirati e di espanderli nel tempo”.

Le Digital Solutions di Konica Minolta

• Gestione documentale: la piattaforma M-FILES permette di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti, integrando documenti strutturati e destrutturati, garantendo accesso rapido, automazione dei flussi, integrazione con Microsoft 365 e ottime performance in termini di ROI.
• Connètto e Connètto AI Flow: strumenti sviluppati per orchestrare e automatizzare workflow aziendali. Connètto AI Flow, in particolare, si fonda su una combinazione di Intelligenza Artificiale e RPA, capace di automatizzare attività ripetitive, ridurre errori, accelerare i tempi di risposta e garantire tracciabilità end to end.
• Digital Easy: un portfolio modulare che consente implementazioni rapide per scenari come gestione note spese, firma digitale, gestione contratti, procure to pay, archiviazione digitale conforme, generazione di documenti con dati variabili.