Enterprise Content Management: la strada da seguire

La trasformazione digitale è un passo fondamentale per non perdere terreno nei confronti della concorrenza. In tale contesto quali sono a vostro parere i trend che oggi la caratterizzano e come si inserisce in particolare l’Enterprise Content Management?

La pandemia ha profondamente cambiato le organizzazioni dall’interno, in molti casi portando a un’accelerazione dei processi di modernizzazione legati al digitale. Questa trasformazione è un processo ormai imprescindibile se si vuole competere nel mercato, soprattutto in un momento di incertezza economica e di grandi sconvolgimenti nel modo di gestire e approcciarsi al lavoro. Il digitale si è confermato infatti l’unico strumento per garantire alle aziende continuità di business. In questo contesto, avere a disposizione strumenti in grado di garantire la flessibilità del lavoro, favorire la collaborazione tra i team e consentire l’accesso alle informazioni e ai documenti per svolgere le proprie attività ovunque e in qualsiasi momento, ha svolto un ruolo basilare nel permettere alle aziende di continuare a essere produttive e competitive.

I numeri ci confermano questa tendenza. Nel 2021 abbiamo collaborato alla realizzazione del report “Reshaping Productivity” di The Economist Intelligence Unit. L’obiettivo era analizzare le implicazioni del lavoro a distanza su organizzazioni, dipendenti e produttività. Due terzi dei business leader hanno detto che il lavoro a distanza continuerà in qualche forma oltre la pandemia, con il 39% degli intervistati che ha assistito a un aumento della produttività da quando la pandemia ha forzato l’adozione di pratiche di lavoro a distanza. Lo studio ha trovato una forte correlazione positiva tra l’aumento della produttività e il supporto dei dipendenti nell’adozione di strumenti digitali, come strumenti di collaboration, soluzioni per i workflow digitali e applicazioni per la gestione dei progetti online. Le aziende che hanno investito negli strumenti giusti per consentire ai dipendenti di lavorare da casa ne stanno sicuramente beneficiando in termini di aumento della produttività, business continuity, resilienza aziendale e innovazione dell’ambiente attuale. È in questo ambito che l’Enterprise Content Management Kyocera si inserisce e diventa la spina dorsale per la creazione di un ecosistema digitale, che metta al centro la governance dei dati per trasformarli in conoscenza e generare così un reale valore per il business.

Quali sono gli interlocutori di riferimento in azienda con cui oggi ci si confronta sul tema dei flussi documentali e della loro gestione e le variabili che devono valutare in fase di scelta?

I nostri interlocutori sono per lo più gli IT Manager, che ci chiedono di supportarli nell’implementazione di soluzioni che consentono una gestione agile e omogenea dell’intera infrastruttura documentale, eliminando i rischi di obsolescenza dei sistemi, le inefficienze operative ed economiche e aumentando i livelli di sicurezza. La consapevolezza del valore del dato e dell’efficienza organizzativa oggi però è sentita anche ai livelli dirigenziali, che riconoscono nell’interoperabilità aziendale, nella collaborazione fra i dipendenti, e nell’accesso alle informazioni anche in modalità remota un vantaggio competitivo.

Per proporre soluzioni documentali in linea con le policy del cliente, il budget a disposizione e i KPI, in Kyocera Document Solutions ci avvaliamo dell’approccio Managed Document Services (MDS), che si basa sull’analisi dell’infrastruttura aziendale e la sua evoluzione nel tempo. La stampa, la dematerializzazione degli archivi, l’ingegnerizzazione dei processi documentali, la conservazione sostitutiva diventano aree da gestire con un approccio univoco, personalizzato e integrato. L’abilità sta nell’implementare la soluzione pensata ad hoc per quel cliente assicurando piena compatibilità con i sistemi ERP o altre soluzioni applicative già presenti in azienda.

Come Kyocera Document Solutions affronta questo scenario e quali sono i punti principali della sua offerta?

Le soluzioni ECM Kyocera hanno come funzione principale la digitalizzazione e la gestione dei documenti. Disporre di un unico repository per tutte le informazioni aziendali consente di abbattere il rischio di perdita e deterioramento dei documenti e offre un accesso più rapido ed efficiente al patrimonio informativo aziendale, che può essere fruito anche da remoto, favorendo la collaborazione.

Le soluzioni ECM riducono anche i tempi, i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti, in particolare quelli che per tutto il ciclo di vita richiedono di essere conservati secondo normative precise. Fanno parte della nostra offerta soluzioni per la dematerializzazione, cattura, elaborazione e ricerca di documenti e soluzioni per la gestione professionale dei contenuti aziendali. Integrate all’interno dell’infrastruttura IT dell’azienda, sono in grado di automatizzare, ottimizzare e condividere i processi aziendali. Base di partenza è l’archiviazione strutturata delle informazioni in modalità centralizzata, sicura e accessibile da qualunque dispositivo, sulla base dei criteri impostati dagli utenti, indipendentemente dall’origine o dal formato. Soluzioni scalabili che salvaguardano l’infrastruttura esistente ma, al tempo stesso, guardano alla crescita futura.

Quali vantaggi, infine, le aziende possono ottenere automatizzando i processi ECM sia dal punto di vista operativo che economico?

Il vantaggio principale derivante dall’implementazione di una soluzione ECM è la possibilità di rendere le attività aziendali più efficienti, a beneficio della crescita del business. Le soluzioni EMC, infatti, sono sempre più strategiche perché aiutano le aziende a semplificare e snellire i processi di lavoro, aumentare la produttività e minimizzare i rischi legati alla sicurezza. Disporre di contenuti digitalizzati e poter accedere alle informazioni giuste al momento giusto aumenta la produttività, riduce i costi e gli sprechi e mitiga i rischi. Il risultato è un time-to-market veloce e puntuale e un servizio sempre migliore per i clienti. In un mondo che si sposta verso il digitale, le informazioni sono sempre più il fulcro delle attività di business perché da queste dipendono processi e decisioni strategiche. Valorizzare questo patrimonio per trarre competitività dalla condivisione strutturata delle informazioni, favorendo la collaborazione e l’interoperabilità fra uffici e aziende è una scelta strategica per ogni tipologia di business che si definisce data-driven.

I CEO e i manager hanno bisogno di informazioni e contenuti strutturati che li aiutino a guidare la propria azienda, basando le scelte su dati reali e aggiornati per aumentare il livello di collaborazione tra le persone, migliorando le performance aziendali.

La soluzione KSIM

Kyocera Smart Information Manager (KSIM) è un a soluzione web-based per la gestione delle informazioni aziendali e dei documenti digitali con l’obiettivo di automatizzare i flussi di lavoro. KSIM integra documenti e dati di diversa natura all’interno dei processi al fine di migliorare l’operatività e l’efficienza, nonché la competitività aziendale. Tutti i dati acquisiti vengono elaborati e indicizzati per una ricerca semplice e veloce, per essere depositati in cartelle e/o distribuiti.