Arpae, le sfide del GDPR e della conservazione sostitutiva

A colloquio con Alessandro Affaticati, Responsabile della protezione dei dati (DPO) di Arpae, per capire come l’Agenzia regionale per la prevenzione, l’ambiente e l’energia dell’Emilia-Romagna sta affrontando il tema della gestione documentale. Operativa dal primo gennaio 2016, Arpae è strutturata su più sedi per unità territoriale per garantire un presidio diretto sul territorio. Esercita attività di autorizzazione, concessione, monitoraggio dello stato ambientale, vigilanza e controllo e analisi analitiche e aggiunge, alle attività di tutela ambientale, quelle rivolte al campo dell’energia, la “e” nel suo acronimo. Il suo impegno è anche nello sviluppo di sistemi e modelli di previsione per migliorare il monitoraggio e la conoscenza dei sistemi ambientali e dei fattori sia antropici che naturali che su di essi incidono, monitorando le nuove forme di inquinamento e di degrado degli ecosistemi.

Quanto è prioritario per Arpae poter contare su una gestione documentale efficiente e qual è il suo impatto sulle vostre attività, considerato l’ambito in cui operate?

Negli ultimi anni, particolarmente in periodo Covid e post-Covid, presso la nostra Agenzia abbiamo affrontato una trasformazione importante, spostandoci sempre più verso il mondo cloud. La nostra realtà, che si diffonde sul territorio regionale dell’Emila Romagna con circa 35/40 sedi di diverse dimensioni, aveva necessariamente l’esigenza di superare i confini locali con un sistema informativo più evoluto ed integrato. Lavorare in cloud, oltre a poter utilizzare una tecnologia più sicura, ci permette di avere una visione centralizzata del dato.

Oltretutto il cloud ci consente di avere accesso a documenti e applicativi anche da mobile, garantendo efficienza e flessibilità. Grazie ad applicazioni e spazi in cloud è infatti possibile consultare, modificare e condividere in piena sicurezza i documenti necessari per il lavoro con qualsiasi dispositivo, dallo smartphone ai tablet.

Il processo di migrazione del nostro sistema informativo nel mondo cloud non è ancora terminato. Si tratta di un progetto in progress, soprattutto per i dati e gli applicativi più obsoleti.

La fine vita dei server e la necessità di lavorare in modo sempre più condiviso e sicuro ci hanno spinto alla riorganizzazione dei nostri processi informativi e documentali. In questo percorso la tecnologia sicuramente può fare da abilitatore, ma fondamentale è veicolare l’informazione giusta, spiegando quali sono le esigenze e quali strumenti servono per portare il risultato richiesto. Una gestione documentale è oggi un investimento, un cambio di processo e di visione e un modo diverso di utilizzare il dato, ma anche di lavorare. Per questo ne va minimizzato l’impatto sulle persone.

Per ottimizzare i propri flussi informativi di lavoro, la nostra Agenzia non ha mai adottato sistemi gestionali aziendali, come ERP o CRM, ma ha sempre utilizzato applicativi che nel tempo ha personalizzato, facendoli diventare sempre più simili a sistemi documentali per una gestione efficiente dei processi interni.

In particolare, possiamo identificare nei sistemi applicativi, sistemi ambientali, sistemi cartografici e sistemi di laboratorio e monitoraggio le nostre maggiori fonti di produzione e trattamento di dati ambientali su cui operiamo e svolgiamo la nostra attività istituzionale.

Come avete approcciato il tema della gestione documentale e quali aspetti avete privilegiato nella scelta delle soluzioni da implementare?

Nel perimetro del contesto tecnologico descritto abbiamo approcciato il tema della gestione documentale attraverso soluzioni di Business Analytics, con particolare attenzione agli aspetti della conservazione sostitutiva, essenziale per garantire la conformità legale e fiscale e quella al GDPR. In particolare, per la conservazione documentale ci serviamo del Polo archivistico dell’Emilia-Romagna (ParER), una struttura della Regione Emilia-Romagna che si occupa della conservazione a lungo termine dei documenti e degli archivi digitali delle pubbliche amministrazioni.

In quest’ottica l’aggiornamento dei flussi di invio alla conservazione non è cosa da poco perché, purtroppo, gli applicativi in uso non prevedono questa funzionalità, che conseguentemente deve essere sviluppata ad-hoc.

Quali sono le maggiori sfide che avete dovuto affrontare (tecnologiche o di processo)?

Nel nostro contesto una gestione documentale efficiente è imprescindibile. La capacità di acquisire, organizzare, archiviare e recuperare informazioni in modo rapido e sicuro è fondamentale per ottimizzare il flusso di lavoro. Tuttavia, la transizione verso processi digitali può presentare diverse sfide, sia tecnologiche che di processo.

Acquisire applicativi in cloud, compliant alle linee guida AGID non risulta facile, soprattutto se si utilizzano specifiche soluzioni di nicchia. C’è, poi, da gestire la crescita continua dei dati, la loro varietà di formati e la loro sicurezza, oltre ai documenti cartacei che si sono consolidati nel corso degli anni passati e per cui va valutata una soluzione.

In questa ottica le soluzioni di Business Analytics possono aiutare a migliorare l’efficienza della gestione documentale. In particolare, possono essere utilizzate per automatizzare i processi e organizzare i dati in modo più efficace, rendendoli più agevoli da trovare ed utilizzare.

Due aspetti particolarmente importanti e sfidanti della gestione documentale sono rappresentati per noi dalla conservazione sostitutiva e dalla conformità al GDPR. Il GDPR è uno tra i regolamenti più complessi che l’Unione Europea abbia prodotto. In Italia, il Garante della privacy si è mosso fornendo linee guida per imprese e Pubblica Amministrazione, finalizzate a supportare l’implementazione del Regolamento, e individuando soluzioni in grado di gestire al meglio la transizione verso le nuove regole. Sono concepite per migliorare il modo in cui i dati sono raccolti, archiviati e utilizzati, consegnando alle persone un maggiore controllo rispetto alle loro informazioni e obbligando le imprese a gestire i dati con maggiore attenzione e responsabilità. Per esempio, oggi la richiesta e la pubblicazione dei dati deve avere un consenso per la raccolta e l’elaborazione dei dati personali, non può essere ambigua e deve basarsi su principi di liceità.

Le persone potranno richiedere una copia dei dati in loro possesso (data portability), chiedere di correggere le informazioni (right to rectification) e richiedere la cancellazione dei propri dati (right to be forgotten). Tutto ciò non è di semplice gestione perché è più facile raccogliere dati che selezionarli e cancellarli. Ovviamente tutto il processo documentale richiede un impegno di risorse tecniche e finanziarie sempre maggiore, essendo la produzione di dati in crescita esponenziale in termini di quantità e varietà.

Paradossalmente oggi nel mondo digitale la gestione del documento è diventata più complessa di quando si produceva un semplice foglio di carta: prima lo si spostava da A a B ora lo si copia da A a Nn, scatenando un processo incontrollato che per forza deve essere gestito.

La proliferazione di copie di dati nel mondo digitale ha creato nuove sfide che richiedono soluzioni innovative e un approccio responsabile alla gestione delle informazioni. Tutti i processi devono avvenire, poi, in modo conforme alla legge a garanzia della sicurezza dei dati e della privacy e per seguire una finalità legittima.