Sincronizzazione Excel: la proposta di DocSpace

“La tecnologia DocSpace permette la condivisione di dati tabellari tra utenti Excel e tra questi e piattaforme esterne. Grazie alla sua semplicità implementativa, ed alla flessibilità tipica degli strumenti di produttività personale, DocSpace Sheets trasforma Excel in un vero e proprio ‘SocialExcel’, potenziando la collaborazione e offrendo produttività non solo al singolo utente, ma ad un’intera comunità.”

Così Carlo Andreotti, Co-Founder e Project Manager, introduce l’attività di DocSpace, azienda che ha la missione di sostenere la diffusione e la condivisione delle informazioni, semplificare la gestione e l’analisi dei dati. Nata come spin-off dell’Università di Genova, è una realtà specializzata nella fornitura di prodotti e servizi che supportano le analisi collaborative, la sincronizzazione dei dati in tempo reale e la certificazione dello scambio di dati dinamici, utili per la self-service Business Intelligence.

Il suo approccio si concentra sul garantire una condivisione delle informazioni tabellari, non usando un archivio comune e dispensandone l’accesso agli end-point, ma ricorrendo alla replica delle informazioni interessate sugli end-point coinvolti, e mantenendole costantemente sincronizzate, affinché appaiano come aree condivise. “Questo approccio moderno è alla base della tecnologia DLT (Distributed Ledger), su cui si fonda la blockchain, ed è impiegato in strumenti come OneDrive e in alcune piattaforme social, come WhatsApp e Facebook”, prosegue Andreotti.

Ad esempio, alcuni utenti della comunità possono condividere tra loro una tabella, che diventa un elemento comune nei loro spreadsheet, mescolandosi ed interagendo con le informazioni private esistenti. La possibilità di condividere solo parti specifiche di un foglio di lavoro crea un vero e proprio reticolo di condivisioni dinamiche e postprocessabili tra gli utenti.

In particolare, operando nell’ambito della gestione dei fogli di lavoro Excel, il reticolo consente la sincronizzazione tra più utenze e tra utenze e le piattaforme legacy, favorendo così la collaborazione e l’analisi dei dati dinamici in tempo reale.

“La soluzione prevede, inoltre, che ogni modifica effettuata su un elemento condiviso venga attentamente monitorata, notificata e archiviata. Questo per consentire agli utenti di accedere, non solo alla versione più recente dei dati, ma anche di esplorare l’evoluzione temporale delle condivisioni. La tecnologia sviluppata da DocSpace offre quindi la possibilità di condurre analisi approfondite sui dati di interesse comune, proiettandoli in una terza dimensione: il tempo”, spiega Andreotti sottolineando come le condivisioni avvengono esclusivamente tra end-point identificati, e ogni istanza di diffusione è limitata a una specifica informazione tabellare. Inoltre, la sincronizzazione è protetta da crittografia end-to-end, garantendo che i dati siano accessibili solo ai membri autorizzati, con i quali sono condivisi in base al principio del need-to-know.

“Il prodotto può essere installato on-premise per le aziende che necessitano di mantenere la gestione dei propri dati all’interno del proprio ambiente IT. L’installazione Cloud Privata di DocSpace offre invece un ambiente altamente configurabile e gestito internamente dal team esperto di DocSpace. Oltre a MS Excel, gli end-point supportati includono MS PowerPoint, applicazioni preesistenti e fonti di open data, integrabili tramite connettori”, conclude Andreotti.

Applicazioni pratiche di DocSpace Sheets

• Spreadsheet Excel utilizzati come pannelli personali di supervisione o come integratori/visualizzatori di dati dinamici da più fonti

• Distribuzione in tempo reale di listini aggiornati tra più utenti

• Raccolta, composizione e analisi di dati di vendita da più utenti

• Creazione di preventivi e previsioni (forecast)

• Personal BI (Business Intelligence)

• Ristrutturazione professionale di ecosistemi amministrativi basati su tabelle Excel

• Integrazione dinamica di tabelle (estrazioni) da applicazioni legacy e post processamento in Excel