Fatturazione elettronica: da obbligo a vantaggio

La normativa italiana sulla fatturazione elettronica ha portato una serie di vantaggi per le imprese in termini di efficienza operativa, semplificazione della gestione fiscale e utilizzo di tecnologie avanzate per ottimizzare i propri processi. Il tutto ottenendo di fatto anche un impatto strategico positivo che si realizza su più livelli: agilità, trasparenza e disponibilità di informazioni a supporto dei processi decisionali. Questo a patto che le organizzazioni siano riuscite a passare da una fase di puro adempimento rispetto alla normativa a una di concreta implementazione strategica. Ossia non considerare più il cambiamento come un puro obbligo bensì come un’opportunità per ottimizzare, innovare e migliorare la propria competitività.

“Per poter raggiungere questi traguardi è fondamentale affidarsi a una soluzione documentale, come quella di Top Consult, che sia veramente integrata, abilitando non solo la totale conformità alle richieste della normativa ma anche un’ottimizzazione e semplificazione dei processi aziendali, per potersi inoltre adattare alle nuove esigenze che possono emergere nel corso del tempo, riducendo parallelamente i costi”, spiega Matteo Zaffagnini, responsabile business development di Top Consult. Il tutto tracciando uno scenario in cui le aziende possono adottare un approccio strategico e consapevole nella scelta delle soluzioni di fatturazione elettronica. Se questa è la situazione odierna, facciamo tuttavia un passo indietro e approfondiamo cosa è successo nel 2019 quando in Italia è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica.

“All’epoca molte aziende sono state costrette a optare per soluzioni temporanee, spesso scegliendo il primo software disponibile senza effettuare una valutazione adeguata. Si è trattato di un approccio frettoloso che ha generato sistemi poco integrati e difficili da gestire nel lungo periodo, limitando così le possibilità offerte dalla digitalizzazione.” Uno scenario che, secondo Zaffagnini, ha di fatto visto numerose imprese non riuscire a sfruttare l’opportunità di ottimizzare i processi e digitalizzare i flussi del ciclo attivo e passivo. “Queste realtà si sono di conseguenza ritrovate in una posizione meno competitiva. Un reale miglioramento, infatti, può essere conseguito solo attraverso l’adozione di piattaforme performanti e pienamente integrate con i sistemi aziendali. E in grado di gestire in modo trasparente e sicuro un processo che prevede diversi passi non banali.”

La creazione di una fattura elettronica richiede infatti la produzione di un file in formato XML (eXtensible Markup Language). Questo file deve essere inviato esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. In particolare, la normativa distingue tra la fase di creazione delle fatture, che si colloca nel ciclo attivo, e quella di ricezione, che rientra nel ciclo passivo. L’uso dello SdI garantisce, in breve, una gestione centralizzata e conforme delle transazioni fiscali (per maggiori informazioni sui passi da seguire su entrambi i cicli vedere a fine articolo).

“In tale scenario la nostra piattaforma documentale si presenta come una soluzione completamente integrata con i principali gestionali, consentendo una gestione fluida e sicura dell’intero ciclo di fatturazione. Grazie a TopMedia Social NED, è possibile automatizzare l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche, archiviare i documenti nel rispetto delle normative vigenti e garantire la massima sicurezza e tracciabilità”, aggiunge Zaffagnini concludendo: “Optare per una piattaforma avanzata come la nostra significa scegliere una soluzione stabile e affidabile, in grado di adattarsi alle esigenze aziendali nel tempo e di garantire continuità e semplicità operativa.”

Le fasi della fatturazione elettronica

Ciclo attivo

Produzione della Fattura Digitale – utilizzo di un software di fatturazione per creare la fattura

Generazione del file in formato XML – convertire la fattura in un formato XML conforme alle norme.

Firma Elettronica del documento fiscale – apporre una firma elettronica per garantire l’autenticità.

Invio allo SdI (Sistema di Interscambio) – compiuti i controlli per individuare errori formali (che, nel caso, comportano l’invio da parte del sistema di una Notifica di scarto), recapita le fatture digitali ai destinatari.

Ricezione della Ricevuta di Consegna (RC) – attendere la conferma di consegna o la notifica di errore (se dopo vari tentativi SdI non riesce a mandare il documento, invierà la segnalazione di Mancata Consegna.)

Archiviazione nel sistema documentale – preservare la copia della fattura nel sistema.

Conservazione digitale – conservare digitalmente la fattura per il periodo richiesto dalla legge.

Ciclo passivo

Ricezione – ricevere la fattura tramite il canale accreditato o la PEC – Posta Elettronica Certificata.

Verifica della sua corrispondenza – confrontare la fattura con ordini e documenti di trasporto e consegna.

Integrazione nella piattaforma documentale

Registrazione dei Dati della Fattura – registrare i dati della fattura (sia per fini gestionali sia fiscali).

Conservazione digitale – conservare digitalmente la fattura per la conformità legale.