Gestire i contenuti in cloud

Qual è oggi la scelta prioritaria delle aziende per portare avanti progetti di rinnovo infrastrutturale?

Le aziende che oggi affrontano un progetto di rinnovo dell’infrastruttura tecnologica hanno un obiettivo ben chiaro in mente: accelerare il percorso di trasformazione digitale adottando sistemi di stampa e soluzioni documentali che semplificano i processi e ottimizzano i flussi. Questa esigenza ha subito un’accelerazione in virtù dell’evoluzione del luogo di lavoro verso modelli ibridi e approcci agili, dove il digitale diventa l'unica strada per garantire alle aziende continuità di business. In questi tempi di incertezza economica, le realtà digitali hanno infatti registrato risultati migliori rispetto a quelle che non hanno investito in innovazione, incrementando la produttività, l’agilità e la crescita. Lo ha confermato anche l’ultimo rapporto Assintel, che ha riportato una crescita del 7% per l’IT italiana, evidenziando che il ricorso al digitale sta segnando una spinta senza precedenti. Ma la digitalizzazione non può realizzarsi senza una gestione corretta delle informazioni, che vanno gestite, strutturate e aggiornate in tempo reale per prendere decisioni informate e contestualizzate. È fondamentale avere a disposizione strumenti in grado di garantire la flessibilità del lavoro, favorire la collaborazione tra i team e agevolare l'accesso alle informazioni e ai documenti per svolgere le proprie attività ovunque e in qualsiasi momento.

Come i processi di Enterprise Content Management si inseriscono in tale scenario e quali sono le sfide che le organizzazioni si trovano ad affrontare?

 L'ECM è un approccio sistematico alla gestione dei documenti per tutto il loro ciclo di vita, che rende i processi aziendali più efficienti e snelli. È facile dunque comprenderne il valore in un contesto ancora dominato spesso dalla dipendenza di documenti cartacei o archiviazioni destrutturate. Strutturare le informazioni in flussi automatizzati e renderle sempre accessibili e disponibili agli utenti autorizzati è la soluzione per aumentare la produttività e l’efficienza, riducendo al tempo stesso i rischi legati alla sicurezza dei dati/informazioni. Rientrano nell’offerta Kyocera soluzioni ‘On-Premise’ e ‘Cloud based’ atte a soddisfare esigenze di cattura e distribuzione dei documenti, workflow e archiviazione, nonché gestione dei contenuti aziendali e collaboration. Le informazioni vengono archiviate in modalità centralizzata, sicura e accessibile da qualunque dispositivo, sulla base dei criteri impostati dagli utenti, indipendentemente dall'origine o dal formato. L’ECM autentica le persone che cercano di accedere a un archivio, gestisce i controlli di accesso ai singoli file e/o cartelle, determinando chi può creare, leggere, aggiornare ed eliminare i vari file. Tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali. Una soluzione ECM riduce anche i tempi, i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti, garantendo la conservazione secondo normative precise. Disporre di un unico repository per tutte le informazioni aziendali significa abbattere il rischio di perdita e deterioramento dei documenti, limita l’errore umano e assicura che vengano utilizzati solo documenti verificati.

Come il cloud può rispondere a tali sfide e come indirizzate tale approccio?

Fra le priorità di innovazione nei prossimi dodici mesi, Assintel delinea la modernizzazione delle infrastrutture e delle applicazioni aziendali verso piattaforme cloud. In questo scenario evolutivo, la stampa e la scansione basate sul cloud aprono nuove possibilità alle organizzazioni per gestire efficacemente le proprie informazioni nella nuova era del lavoro. Non solo, adottare una soluzione di gestione documentale in cloud significa promuovere l’interoperabilità fra i dipartimenti, la collaboration aziendale e disporre di una piattaforma sempre aggiornata, che non richiede server dedicati e in grado di gestire utenti illimitati. Efficienza, versatilità e risparmio economico sono garantiti anche da remoto. Rispondiamo a queste necessità con due tipi di soluzioni. La prima è Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS), che contribuisce a promuovere un ambiente di lavoro ibrido offrendo, da un lato, la possibilità di stampare ed effettuare scansioni da più sedi, dall’altro di tenere sotto controllo i costi complessivi di stampa attraverso una gestione centralizzata. La seconda, in ambito content service, è Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), che aiuta le aziende a ingegnerizzare i flussi documentali, uniformando l’archiviazione e la conservazione dei documenti. Consente di accedere rapidamente e condividere grandi quantità di documenti aziendali con i colleghi in tutte le sedi, supportando il lavoro da qualsiasi luogo attraverso un accesso controllato e sicuro alle informazioni.