Dodici mesi di fatture elettroniche B2B

A ormai un anno dall’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica per le transazioni di business tra privati (B2B) è stato possibile fare un primo consultivo su quanto è accaduto nei primi dodici mesi e quindi su come si può intervenire per migliorare le performance di questo processo. Interventi che possono essere implementati in ogni azienda che ormai ha portato a regime il nuovo sistema di gestione del ciclo sia passivo che attivo, dalle software house e dai service provider che hanno sviluppato le soluzioni oggi in utilizzo e la stessa Agenzia delle Entrate che attraverso il Sistema d’Interscambio (SdI) gestisce tutto il meccanismo.
Per fare questo riprendiamo quanto emerso  all’evento organizzato da AssoSoftware (Associazione nazionale produttori di software gestionale e fiscale – www.assosoftware.it) ‘Adempimenti gestionali, fiscali e lavoro 2020 – Le novità e l’impatto sullo sviluppo del software’; mentre a seguire illustreremo le diverse novità introdotte con il collegato fiscale alla legge di bilancio 2020 (decreto legge n.124/2019).

Quasi due miliardi di file inviati

I dati riportati di seguito si riferiscono alle trasmissioni effettuate dal 1° gennaio fino al 27 novembre 2019) ed evidenziano il numero di file inviati suddivisi in base al canale di trasmissione utilizzato dal cedente-fornitore. Si avverte però che il dato coincide solo indicativamente, ma non esattamente, con il numero di fatture trasmesse, visto che ciascun file può contenere anche lotti di fatture destinate allo stesso cessionario-cliente).
Portale ‘Fatture e corrispettivi’ (browser web, app e stand-alone): file inviati 11.085.525, file scartati 870.004, percentuale di scarto 7,85%.
PEC: file inviati 42.355.550, file scartati 3.367.173, percentuale di scarto 7,95%.
Webservice: file inviati 794.650.924, file scartati 24.533.959, percentuale di scarto 3,09%.
Sftp: file inviati 995.991.859, file scartati 16.904.525, percentuale di scarto 1,7%.
Porta di dominio: file inviati 606.893, file scartati 22.859, percentuale di scarto 3,77%.
Totale complessivo: file inviati 1.844.690.751, file scartati 45.698.520, percentuale di scarto 2,48%.
I primi due canali, il Portale ‘Fatture e corrispettivi’ e la PEC, sono prevalentemente utilizzati da soggetti IVA passivi che emettono pochissime fatture all’anno (per esempio una fattura al mese) impiegando nella maggior parte dei casi gli strumenti gratuiti di fatturazione elettronica messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o da altri enti, oppure da software non integrati con l’hub del produttore software, per i quali è stata adottata la PEC in quanto di più semplice implementazione. L’incidenza dei due canali utilizzati sul totale delle fatture elettroniche gestite è comunque molto bassa, solo il 2,3% del totale.
I canali Webservice e Sftp sono invece generalmente utilizzati dai software gestionali a più ampia diffusione e dalle applicazioni dedicate in uso nelle grandi aziende, per cui l’incidenza del 97,07% risulta la più elevata. Residuale l’utilizzo della Porta di dominio, in uso esclusivo da parte delle pubbliche amministrazioni, strumento di trasmissione peraltro in via di dismissione.
Questi numeri ci fanno capire come, nonostante tutto, la maggior parte delle aziende e dei professionisti per la gestione della fattura elettronica si è affidata a soluzioni e servizi di mercato, in quanto a fronte di un costo di utilizzo sicuramente più elevato rispetto alle diverse applicazioni gratuite disponibili, i vantaggi in termini di efficienza e sicurezza si sono rivelati di gran lunga superiori.
A tal proposito ulteriore conferma viene dalle percentuali di scarto, molto più elevate per i primi due canali Portale ‘Fatture e corrispettivi’ e PEC (rispettivamente del 7,85% e del 7,95%) rispetto a quelle dei Webservice e Sftp (del 3,09% e del 1,70%), il che evidenzia come nei primi due casi per la correzione e la ritrasmissione delle fatture scartate sia necessario ricorrere molto più frequentemente ad un’attività di correzione manuale che genera molta inefficienza.
Il tema degli scarti è peraltro sotto il costante monitoraggio dell’Agenzia delle Entrate e la percentuale di scarto complessiva, per la cronaca, ha registrato il seguente andamento: nel mese di gennaio si era attestata al 5,00%. È via via scesa nei mesi successivi: 3,98% a febbraio, 2,80% a marzo, 2,15% ad aprile, 2,11% a maggio, 1,80% a giugno. Poi a partire da luglio è risalita all’1,88% e poi ancora 2,63% ad agosto per effetto di alcune modifiche ai controlli tra il codice fiscale e la partita IVA introdotti dal SdI per gestire in modo più preciso la fatturazione verso i privati e i Gruppi IVA (soggetti che a fronte della medesima partita IVA hanno molteplici codici fiscali), per poi ridiscendere al 2,11% a settembre e al 1,98% ad ottobre una volta entrati a regime tali nuovi controlli.
Si è quindi giunti a una percentuale di scarto intorno al 2%, che si può considerare come fisiologica, ma l’obiettivo deve essere comunque quello di ridurla ulteriormente.

Come si possono ridurre gli scarti

Per poter valutare gli interventi migliorativi occorre conoscere alcuni dati circa il numero di fatture scartate e le tipologie di errore che si sono verificate maggiormente. I dati riportati di seguito si riferiscono al solo mese di ottobre, nel corso del quale – a fronte di 3,6 milioni di file scartati – è stato rilevato che circa l’80% degli scarti era riconducibile a queste prime cinque tipologie di errore:
– fattura duplicata: file scartati 1.171.308 (30,29%);
– campi ‘Identificativo Fiscale IVA’ e ‘Codice Fiscale’ non coerenti: file scartati 800.810 (20,71%);
– campo ‘Codice Fiscale’ non valido: file scartati 489.676 (12,66%);
– file non conforme al formato: file scartati 315.698 (8,16%);
– campo ‘Identificativo Codice’ non valido: file scartati 260.026 (6,73%).
I file scartati riconducibili a queste cinque tipologie di errore sono in totale 3.037.518, su un totale complessivo di scarti pari, come già detto, a 3,6 milioni di file.
La prima tipologia di errore è dovuta alla trasmissione di una fattura con un numero di documento uguale a quello di una fattura già inviata e accettata. Un errore sicuramente definibile come ‘banale’, che può essere facilmente evitato utilizzando un software che normalmente si occupa di numerare in modo automatico le fatture emesse. Invece il doppio invio del medesimo file per cause tecniche – in fase di trasmissione il sistema trasmittente, quando non riceve la conferma dal SdI di avvenuta ricezione, ritenta l’invio del file che viene chiaramente scartato – viene anch’esso gestito in modo automatico dai software e normalmente non genera disagi particolari per l’operatore.
La seconda, la terza e la quinta tipologia di errori potrà essere definitivamente eliminata quando sarà possibile interrogare preventivamente la banca dati dell’Anagrafe Tributaria prima di effettuare la trasmissione, andando a controllare in particolare l’effettiva esistenza di codice fiscale e partita IVA della controparte, nonché la coerenza tra tali due dati. Sul punto l’Agenzia delle Entrate si è più volte detta disposta a mettere a disposizione, anche delle software house, un sistema di controllo più performante rispetto a quello dato in uso alle utility (società operanti nel campo della erogazione di servizi quali acqua, energia elettrica e gas), in grado non solo di verificare l’esistenza e l’operatività di una partita IVA o di un codice fiscale, ma di poterlo fare tramite una funzione richiamabile in tempo reale. Sul punto però per ora non si registrano novità, per cui almeno nei prossimi mesi tutto rimarrà uguale alla situazione attuale.
La quarta tipologia di errore ‘file non conforme al formato’ potrà essere evitata quando sarà resa disponibile alle software house la versione integrabile all’interno dei software gestionali dei controlli Sogei, ossia un applicativo diagnostico analogo a quelli già usati da un paio di decenni per i modelli dichiarativi. Sul punto ci sono invece buone possibilità che nei prossimi mesi tale software diagnostico possa essere rilasciato.
Un altro dato interessante riguarda il numero di fatture emesse, suddiviso per tipologia di destinatario, laddove nel periodo gennaio-ottobre, a fronte di un numero di fatture emesse pari a 1.651.509.291, ve ne sono state:
– 897.469.676 di tipo B2B, ossia destinate a soggetti passivi IVA (54,34%);
– 728.572.116 di tipo B2C, ossia destinate a consumatori privati (44,12%);
– 25.467.499 di tipo B2G, ossia destinate a pubbliche amministrazioni (1,54%).

Le prossime scadenze

L’Agenzia delle Entrate ha pianificato le seguenti evoluzioni del sistema, alcune delle quali quindi già raggiunte:
– entro il 1° gennaio 2020 lo SdI dovrà essere operativo nei confronti degli operatori residenti a San Marino, con l’attivazione di uno specifico Codice Destinatario da utilizzarsi per le operazioni nei confronti di tutti i soggetti ivi residenti;
– entro il 1° febbraio 2020 dovrà essere possibile elaborare le fatture trasmesse tramite il Nodo smistamento ordini (Nso) in uso esclusivo dagli enti del Servizio sanitario nazionale e delle aziende loro fornitrici, che consente di trasmettere e ricevere in formato Peppol i dati degli ordini d’acquisto di beni e servizi, rendendo interoperabili i due sistemi;
Primo consuntivo su quanto è accaduto nel 2019, cosa bisogna fare per migliorare le prestazioni del sistema e le novità che partono dal 2020.
nuova versione dello schema Xml, retrocompatibile con la precedente fino al 30 marzo 2020, che prevede l’introduzione di alcune nuove informazioni necessarie a elaborare la liquidazione periodica e la dichiarazione annuale IVA precompilata (dal 1° luglio 2020 l’indicazione delle nuove informazioni in fattura diventerà obbligatoria);
– entro il 1° luglio 2020 dovrà essere possibile fornire l’accesso alle banche dati IVA, in modo da consentire l’elaborazione della dichiarazione IVA precompilata;
– entro il 1° gennaio 2021 dovrà essere possibile elaborare le fatture destinate al modello 730 precompilato, relative alle spese detraibili e deducibili;
– entro il 1° gennaio 2021 dovrà essere possibile elaborare le fatture trasmesse tramite il Sistema tessera sanitaria, rendendo interoperabili i due sistemi.

Cosa dobbiamo aspettarci

Secondo AssoSoftware, dopo un primo breve periodo a inizio 2019, di circa un paio di mesi, contraddistinto da alcune disfunzioni tecniche, lo SdI è diventato pienamente operativo e performante. Per una completa automazione con i software gestionali dovranno ancora essere forniti alle software house alcuni strumenti di controllo, in particolare per verificare l’effettiva ricezione di tutte le fatture e il reinoltro di quelle eventualmente non recapitate.
Da qui in avanti la strada è comunque tutta in discesa, le informazioni disponibili consentiranno di attivare nuovi servizi telematici utilizzabili anche dai contribuenti direttamente o tramite i software gestionali, con importanti benefici per l’intero sistema produttivo.

Le novità del 2020

Tre sono le importanti novità per il nuovo anno che sono state definite a proposito di fatturazione elettronica con il collegato fiscale alla legge di bilancio del 2020 (decreto legge n.124/2019). In dettaglio qui di seguito.
1. Dati conservati per otto anni e utilizzabili anche per indagini extrafiscali (articolo 14) da parte della Guardia di finanza e dell’Agenzia delle Entrate, per le attività di analisi del rischio e di controllo ai fini fiscali ovvero nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria (riguarda la sola Guardia di finanza), previa adozione di idonee misure a tutela dei diritti degli interessati.
In particolare, viene disposto che:
– I file delle fatture elettroniche acquisiti tramite SdI restano memorizzati fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi. Più tempo, quindi, rispetto agli ordinari termini per gli accertamenti, che la legge n. 208/2015 (Stabilità 2016) ha fissato al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione ovvero, in caso di dichiarazione omessa, al 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui si sarebbe dovuto effettuare l’adempimento dichiarativo (comma 130 per l’IVA e comma 131 per le imposte sui redditi).
– I dati dei file XML conservati potranno essere utilizzati, dalla Guardia di finanza, nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria e, dall’Agenzia delle Entrate e dalla stessa Guardia di finanza, per le attività di analisi del rischio e di controllo ai fini fiscali. La relazione illustrativa sottolinea che la modifica consente di utilizzare le informazioni acquisite per potenziare l’attività di contrasto di qualunque forma di illegalità, anche in settori diversi da quello strettamente tributario, quali, per esempio, la spesa pubblica, il mercato dei capitali e la tutela della proprietà intellettuale.
– La Guardia di finanza e l’Agenzia delle Entrate, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, devono adottare idonee misure di garanzia e sicurezza a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati, in conformità sia con le disposizioni dell’Unione Europea sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati sia con le disposizioni nazionali del codice sulla privacy (Dlgs n. 196/2003).
2. Prestazioni sanitarie, niente fatturazione elettronica anche nel 2020 (articolo 15). Confermato per il nuovo anno il divieto, già in vigore nel 2019, di emettere fatture elettroniche in relazione alle prestazioni sanitarie effettuate nei confronti delle persone fisiche.
Nello stesso articolo viene poi stabilito che, a decorrere dal 1° luglio 2020, i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria adempiono all’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati relativi ai corrispettivi esclusivamente mediante l’invio dei corrispettivi giornalieri al Sistema TS, utilizzando strumenti tecnologici che garantiscono l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, ossia i registratori telematici.
3. Irregolarità sul bollo, comunicazione con sanzione ridotta a un terzo (articolo 17). A partire dalle fatture trasmesse tramite SdI dal 1° gennaio 2020, viene introdotta una procedura di comunicazione tra l’Agenzia delle Entrate e il contribuente, da attivare in caso di ritardato, omesso o insufficiente versamento dell’imposta di bollo dovuta sulle fatture elettroniche: l’amministrazione dovrà segnalare, con modalità telematiche, l’ammontare del tributo da versare e relativi interessi e sanzione amministrativa.
Riguardo alla sanzione, rispetto alla misura vigente (30% di quanto non versato, ridotto alla metà in caso di ritardo non superiore a 90 giorni e ulteriormente ridotto, se il ritardo non supera 15 giorni, a un importo pari a un quindicesimo per ciascun giorno di ritardo – articolo 13, comma 1, Dlgs n. 471/1997), ne è prevista la riduzione a un terzo se il pagamento avviene entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione. Gli interessi, invece, sono quantificati fino all’ultimo giorno del mese antecedente a quello dell’elaborazione della comunicazione. Qualora il contribuente non provveda al pagamento, in tutto o in parte, delle somme dovute entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione, l’Agenzia delle Entrate procederà a iscrivere a ruolo a titolo definitivo gli importi non versati.
Si ricorda che la norma di riferimento (articolo 12-novies, Dl n. 34/2019) prevede che l’Agenzia delle Entrate, in fase di ricezione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio verifichi con procedure automatizzate la corretta annotazione dell’assolvimento dell’imposta di bollo, integrando quelle che ne sono sprovviste. L’imposta dovuta, sia quella determinata in base a quanto dichiarato correttamente sia quella calcolata in relazione alle fatture nelle quali non è stato indicato l’assolvimento del tributo, viene resa nota a ciascun soggetto passivo IVA nell’area riservata del portale ‘Fatture e corrispettivi’ e deve essere assolta entro il giorno 20 del primo mese successivo al trimestre di riferimento. In caso di omesso, ritardato o insufficiente versamento, scatta la procedura di comunicazione definita dal recente ‘collegato fiscale’.