Una gestione documentale efficiente alla base della trasformazione digitale

La gestione documentale è uno dei settori IT che da tempo vive una forte accelerazione grazie all’introduzione di tecnologie sempre più performanti, incentivate anche dal legislatore.

“I benefici legati alla dematerializzazione dei documenti, in termini di ottimizzazione dei processi e conseguente incremento della produttività e dell’efficienza, sono palesi”, evidenzia Alberto Berti, amministratore delegato di Faber System, che con circa 12.000 clienti attivi, opera nel mercato della gestione documentale da 35 anni e che nel 2018 ha avuto un fatturato in crescita del 35% rispetto all’anno precedente, e che per quest’anno prevede una ulteriore crescita del 20%.

“Abbiamo seguito l’evoluzione di questo settore dagli esordi, negli Anni ‘80/’90, quando si parlava di automazione dei servizi fax, Telex/Postel, con relativa Archiviazione dei documenti inviati e/o ricevuti, e questo rappresenta un valore aggiunto, significa conoscere a fondo le esigenze sempre nuove che esprime il mercato e avere gli strumenti per indirizzarle adeguatamente, perché i nostri investimenti in ricerca e sviluppo non si sono mai fermati. La trasformazione digitale dei documenti, del resto, oggi è un tema più attuale che mai: nuovi trend tecnologici, la crescente competitività e obblighi normativi sempre più stringenti spingono le aziende ad accelerare l’adozione di strumenti avanzati di gestione documentale a supporto del business. È un settore che vive una innovazione costante grazie all’avvento di tecnologie sempre nuove, dall’intelligenza artificiale alla semantica sino ad arrivare alla Robotic Process Automation, che richiedono tra l’altro una sempre maggiore integrazione tra software differenti ed eterogenei, senza dimenticare l’impatto che hanno le normative nazionali ed europee. Basti pensare all’obbligo di fatturazione elettronica e della gestione elettronica degli ordini per il settore sanità, senza dimenticare il GDPR”.

Liberi di scegliere il modello di fruizione più adatto

L’offerta Faber System ruota attorno alla piattaforma unificata WAM (web archive management) che si pone l’obiettivo di razionalizzare e automatizzare i processi aziendali al fine di ridurre costi di gestione nonché l’impatto ambientale e, nel contempo, incrementare la redditività delle imprese.

“Una delle scelte che ci hanno premiato è stata quella di intuire, già all’inizio del nuovo millennio, quando il successo del paradigma as-a-service era ancora lontano e si parlava di outsourcing, l’importanza di consentire ai clienti di scegliere la modalità di fruizione delle soluzioni che rendiamo disponibili”, ricorda Berti.

Fin dal 2004, infatti, l’azienda ha investito nella creazione di data center (a oggi tre, localizzati a Milano, Roma e Svizzera per i progetti internazionali) dove risiedono i dati dei clienti che desiderano demandare all’esterno le complessità tecnologiche per concentrarsi sul proprio core business. Gli investimenti in questa direzione non sono mai venuti meno, per cui i clienti che desiderano esternalizzare i processi legati alla gestione documentale possono delegare a un partner qualificato e certificato le operazioni di gestione, presidio e responsabilità che entrano in gioco quando si parla di processi documentali.

Un’offerta completa

La gestione documentale, anche quando avviene utilizzando documenti digitalizzati, deve affrontare una serie di problematiche: gestire l’onerosità dei tempi legati alla ricerca delle informazioni; garantire la conservazione, la reperibilità dei documenti, la sicurezza e la correttezza delle informazioni in essi contenute; gestire le politiche di accesso alle informazioni e quelle autorizzative; nonché abolire le ridondanze e le copie multiple. Da un lato l’evoluzione tecnologica, con i paradigmi cloud, mobile e social sempre più pervasivi, dall’altro normative in continua evoluzione, che richiedono alle organizzazioni di approcciare e governare in modo nuovo le informazioni in proprio possesso, stanno mettendo a dura prova la capacità delle aziende di gestire dati e processi correlati in modo adeguato.

Il portafoglio di prodotti e servizi tradizionali reso disponibile da Faber System, società certificata EN ISO 9001:2008 e ISO 27001:2013, Accreditata AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), è studiato per soddisfare tutte le esigenze: archiviazione documentale, conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica, workflow management, firma grafometrica e firma elettronica avanzata, document delivery multicanale (e-mail, PEC, EDI, web repository, posta ibrida, fax, SMS…), integrazione con sistemi ERP nazionali e internazionali e CRM, e molto altro. “Le aree innovative dove abbiamo orientato diversi sviluppi e partnership negli ultimi 30 mesi sono state quelle delle soluzioni e servizi di BPO su mercati verticali e soluzioni e servizi di Robotic Process Automation, Cognitive Computing, Semantic Analisys, Machine Learning, Blockchain Documentale”.

“La gestione documentale è utilizzata principalmente per la conservazione e il recupero di informazioni in formato digitale, ma grazie alla grande disponibilità di dati in formato elettronico uniforme provenienti dai processi di business fondamentali, produttivi, amministrativi, logistici e commerciali, questi sistemi oggi possono svolgere un ruolo strategico di supporto al business in molti altri ambiti: approvvigionamento, monitoraggio e controllo in tempo reale dei contenuti, estrazione di informazioni preziose grazie ad avanzati strumenti di analisi, con ritmi costanti anche in presenza di mole di dati consistenti”, sottolinea Berti.

Digitalizzare tutto il flusso commerciale

In questo contesto ampio e variegato Faber System nel corso del 2019 ha individuato alcune aree particolarmente dinamiche su cui ha deciso di focalizzarsi.

Innanzitutto la fatturazione elettronica, dallo scorso anno obbligatoria non solo nei confronti della pubblica amministrazione ma anche tra privati.

“La nostra piattaforma – assicura Berti – automatizza tutti i processi legati alla fatturazione elettronica, dall’invio alla ricezione con il caricamento della stessa all’interno del sistema gestionale, qualunque esso sia, all’estrazione dei dati per la pre-contabilizzazione e il matching con l’ordine e l’eventuale documento di trasporto (DDT) di ingresso merce, integrando in maniera trasparente anche gli eventuali workflow approvativi”.

Non solo la fatturazione può trarre grandi benefici dalla digitalizzazione, ma anche il ciclo dell’ordine. Non a caso il legislatore si sta muovendo anche in questa direzione, come testimonia il fatto che nel mese di ottobre di quest’anno entrerà in vigore l’obbligo di ordine elettronico per le strutture del nostro Paese che fanno capo al Servizio Sanitario Nazionale. Un primo passo che potrebbe preludere all’introduzione di quest’obbligo per tutti gli enti pubblici e, a tendere, anche tra privati, come è avvenuto per la fatturazione. La normativa prevede che tutti gli ordini emessi dai soggetti interessati transitino – o siano validati tramite un intermediario – attraverso il Nodo di Smistamento Ordini (NSO), un sistema ‘intermediario’ simile al sistema di interscambio (SdI) da cui devono transitare le fatture, collegato e integrato con diversi altri sistemi della PA. Anche in questo caso Faber System, Acces Point certificata PEPPOL/NSO dal 2015 con decine di clienti attivi, è pronta: “La nostra piattaforma WAM, infatti, è già predisposta per centralizzare e unificare l’invio e la ricezione di tutto il flusso commerciale tra partner, a partire dall’ordine, passando per l’avviso di spedizione e il documento di trasporto, sino ad arrivare alla fatturazione, integrando lungo tutto il ciclo di vita del processo i workflow autorizzativi necessari”.

Validare i processi documentali con le firme elettroniche

Un altro settore estremamente dinamico in cui Faber System opera da anni e su cui continua a investire è quello della firma elettronica che, come rileva Berti, “viene applicata sempre più spesso negli ambiti più disparati, dalla sottoscrizione di ordini e contratti, inclusi i contratti di assunzione, informative sulla privacy, documenti di trasporto e logistici, e l’elenco potrebbe continuare”.

Il servizio offerto da Faber System consente di disporre di tutte le tipologie di firma (Semplice, Avanzata e Digitale) attraverso un’unica interfaccia semplice e intuitiva: “Con il servizio Faber, per esempio, è possibile inviare via mail un documento, come un’offerta commerciale, a un cliente/prospect consentendo al destinatario di apporre una firma semplicemente inserendo un PIN ricevuto via SMS”.

In questo modo qualunque documento viene digitalizzato sul nascere sia che debba entrare nei flussi aziendali o debba semplicemente essere conservato a norma, permettendo il trasferimento di informazioni e di documenti più rapido e non solo all’interno dell’organizzazione.

Affiancare le aziende nel processo di internazionalizzazione per i documenti della logistica di import ed export e per le E-invoice PA/B2B con E-Archiving

Sono sempre di più le aziende italiane che intraprendono o consolidano un processo di internazionalizzazione al fine di mantenere o incrementare la propria competitività. “Anche in questo caso – dice Berti – si tratta di disegnare processi documentali efficaci ed efficienti il più possibile omogenei, sicuri e conformi alle normative. La nostra piattaforma consente di gestire i documenti di import/export in maniera totalmente elettronica e di archiviarli in modalità sostitutiva garantendo la compliance alla normativa europea, così come facciamo per alcuni nostri grandi clienti come SKF, Guess Europe e Chanel. Un’altra area in grande sviluppo è quella dell’E-invoice PA/B2B con E-Archiving & Digital Signature compliance alle normative europee. Per questo, negli ultimi anni, abbiamo realizzato diversi progetti con clienti come Omron, Bracco, Guess Europe, Campari, Puma e Bausch & Lomb, che avevano la necessità di interfacciarsi in questo modo, in particolare in alcune country come Svizzera, Germania, Spagna, Slovenia e Francia”.

Vale la pena ricordare che nell’aprile di quest’anno è entrato in vigore, per tutte le PA dell’Unione Europea l’obbligo di ricevere ed elaborare fatture elettroniche conformi allo standard EN 16931: la piattaforma di Faber System consente di emettere fatture elettroniche conformi alle regole di business stabilite da tale standard.

Uno sguardo al futuro

Preservare il patrimonio aziendale, semplificare i processi, incrementare la flessibilità aziendale e garantire i massimi livelli di conformità alle norme nazionali e internazionali rappresentano dunque i driver che guidano l’adozione di sistemi di gestione documentale avanzati, un mercato in crescita ma non ancora maturo. Basti pensare all’evoluzione della gestione documentale in ottica blockchain, o alla possibilità di sfruttare i vantaggi offerti dalla firma elettronica avanzata per velocizzare i processi e aumentarne la sicurezza e la riservatezza sempre e dovunque, grazie all’accesso in mobilità. Nuove sfide e nuove frontiere che aprono orizzonti sempre più vasti, e che possono venire affrontati al meglio allargando ulteriormente il campo d’azione. Sono queste le considerazioni alla base dell’accordo siglato di recente con Zucchetti, che ha acquisito la maggioranza delle quote di Faber System.

“Il nostro ingresso nel Gruppo Zucchetti ha dato vita alla soluzione Dig&Dem, integrata alla piattaforma Infinity HR di Zucchetti, un prodotto/servizio che permette a tutte le imprese, attraverso la dematerializzazione e la digitalizzazione della lunga lista di documenti connessi alla gestione delle risorse umane di risparmiare in termini di tempo e di guadagnare in termini di spazio, efficienza e razionalizzazione dei processi”, spiega Berti. “La nostra volontà è sempre stata quella di offrire al mercato soluzioni performanti in grado di sostenere tutte le aziende, qualunque sia la loro dimensione e il comparto in cui operano, a reggere il passo con la trasformazione digitale. L’ingresso in Zucchetti, gruppo tra i simboli dell’innovazione italiana, rappresenta quindi un grande risultato nel raggiungimento di questo obiettivo”.

“Siamo molto orgogliosi di questa partnership da un lato perché l’esperienza che Faber System ha maturato negli anni e le soluzioni che ha sviluppato vanno ad arricchire la nostra suite dedicata al mondo HR, dall’altro perché si tratta di un’azienda solida che nel corso del tempo ha collezionato numerosi successi”, ha commentato a sua volta Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti.