Perché è utile rendicontare la Ricerca e Sviluppo

L’affermazione che nel nostro Paese non viene svolta una sufficiente attività di ricerca e sviluppo (R&S) penso sia un luogo comune. E credo che ciò derivi principalmente dall’assenza di interesse a rendicontare questa specifica attività presente in ogni impresa.
In genere, l’interesse alla rendicontazione di R&S nasce in occasione di bandi di finanziamento o di misure fiscali di beneficio.

Al di là di queste opportunità, a cui le imprese italiane accedono con una certa timidezza, la R&S sembra essere un’attività sconosciuta, almeno alla maggior parte di loro. E ciò, come dicevo, non tanto per l’assenza di questo specifico impulso vitale (la R&S tende all’innovazione, è tensione al rinnovamento, quindi alla vita) ma in principale misura, io credo, per l’assenza di un’attitudine alla rendicontazione.

Rendicontare comporta misurare, e la misura l’analisi. La misura della quantità di risorse, del loro valore, rispetto agli obiettivi raggiunti (solo ciò che è misurabile può essere migliorato) abilita l’analisi critica, unica attività che permette il miglioramento. Peraltro, l’assenza di dati ha come effetto collaterale l’impossibilità dell’impresa di rappresentare all’esterno una parte del suo impulso vitale.

Poco male, direte voi. Eppure, data la grande disponibilità di denaro liquido (le banche ne sono piene) non ci si spiega come mai questo denaro fatichi ad arrivare alle imprese. Anche per questo motivo. In fondo, le banche sono imprese loro stesse; e oltre a vendere bene la loro merce, il denaro, badano bene all’evitare le perdite. Sicché, nella selezione delle imprese a cui erogare denaro, tendono a premiare oltre la buona redditività anche la capacità di controllo nonché l’impulso vitale al cambiamento, all’adattamento, di cui la R&S ne fa parte.

Progetto

Occorre preliminarmente individuare i capisaldi, le pietre angolari, gli step fondamentali, di una buona rendicontazione delle attività di R&S che nasce, di fatto, contestualmente al progetto.
Il progetto, oltre alla descrizione del contesto da cui muove l’idea di R&S, deve contenere la descrizione degli obiettivi, delle verifiche di fattibilità, delle diverse fasi di esecuzione, del periodo di tempo per il suo compimento, delle risorse coinvolte e del budget di cui disporre nonché della struttura di rendicontazione da utilizzare.
Un aspetto fondamentale: l’elaborazione di un progetto di R&S richiede competenze specifiche, spesso assenti in una sola persona. Quindi la necessità di un team. Ne consegue che tutte le competenze necessarie devono essere coinvolte sin dall’inizio del progetto, sin dalla sua ideazione formale. Ciò risponde alla necessità di tradurre l’idea iniziale in un percorso di atti concreti necessario per dargli forma sostanziale.

Scopi della rendicontazione

Posto che alcuni elementi del progetto possono differire in funzione del tipo di impresa, del progetto stesso, delle risorse necessarie, degli obiettivi, la rendicontazione, cioè la rappresentazione contabile/finanziaria delle attività svolte, è un elemento comune.

La rendicontazione, va ricordato, oltre a costituire un aspetto del controllo di gestione, nel caso focalizzato sull’attività di R&S, costituisce un eccellente strumento per dare evidenza delle capacità dell’impresa di prevedere, gestire e controllare tutte le sue attività. La rendicontazione può infatti fornire dati/informazioni da utilizzarsi sia nella redazione del bilancio, specie negli elementi indicati nel prospetto contabile (attivo/passivo e conto economico), che riportati in nota integrativa o nella relazione sulla gestione.
Tutti questi elementi, quando non sono obbligatori, possono contribuire sia alla comunicazione legale che alla comunicazione informale con le controparti (per esempio le banche) per dare evidenza delle capacità dell’impresa e delle caratteristiche specifiche in cui i terzi possono porre fiducia.

Nell’ambito della verifica di fattibilità, è importante approfondire l’aspetto legato ai benefici ‘governativi’. Si tratta, in genere, di finanziamenti a tasso agevolato o a fondo perduto, nonché all’accesso a benefici fiscali di vario genere. Oltre a incidere sul budget disponibile, questo particolare aspetto determina il contesto formale della rendicontazione. In funzione dei benefici disponibili, o in assenza di qualsiasi beneficio, la rendicontazione formale può risultare più o meno articolata.

Per intenderci, la rendicontazione di progetti finanziati richiede aspetti formali rigorosi, atti a dimostrare l’esistenza, il contenuto, la quantità e il valore di ogni attività svolta. Diversamente, una rappresentazione contabile a soli scopi interni può essere attuata con vincoli formali meno rigorosi.
Se quindi l’ottenimento di benefici governativi è uno dei risultati attesi, poiché l’assenza di forma può comportare assenza di sostanza, e in questi casi il rendiconto formale è la sostanza.
È dunque opportuno dotarsi di una prassi contabile, giuridicamente rigorosa allo scopo di poter rendicontare il risultato in ogni caso utile, sia in presenza di benefici che ai soli scopi interni o di comunicazione legale.
Vediamo ora, brevemente, quali oneri sono generalmente rilevati e come si articola la rendicontazione.

Costo del personale

Uno dei principali costi delle attività di R&S è relativo al costo del personale, alle risorse umane utilizzate. È determinato in base al costo della risorsa a carico dell’impresa nelle sue componenti ordinarie riferibili al normale orario di lavoro. Ne consegue un valore orario per ogni singola risorsa impiegata. Spesso, oltre alla componente economica è richiesta anche la componente finanziaria, vale a dire la rilevazione del pagamento delle retribuzioni nette, dei contributi e delle ritenute fiscali.
Il valore economico della componente ‘costo del personale’ è determinato applicando il valore orario della singola risorsa impiegata per il tempo dedicato all’attività di R&S. Tempo rilevato in una scheda delle attività svolte contenente data, descrizione dell’attività e tempo impiegato. La scheda può essere nominativa (una per ogni risorsa) o per fase di lavoro, o per l’intero progetto, adattandola in modo che ogni singola risorsa, e il suo referente/supervisore, possano attestarne il contenuto sottoscrivendola.

Costo delle lavorazioni

Un altro costo generalmente presente è dato dal costo di tutte le lavorazioni tecniche. Si tratta, per esempio, delle lavorazioni su macchine utensili, l’uso di laboratori, le elaborazioni mediante sistemi informatici, e altro. Il valore comprende i costi di ammortamento, di manutenzione e di funzionamento, a eccezione del costo del personale addetto (se già rilevato come costo del personale) per ora di lavorazione/utilizzo.
Trattandosi di costi orari, l’impresa deve predisporre schede di costo orario per ogni macchina, impianto, sistema di elaborazione, utilizzati nel progetto. La logica di attribuzione dei costi di funzionamento deve essere rigorosa e basata sui costi mediamente sostenibili nell’uso ordinario.
Anche in questo caso, il valore è dato dal costo orario per il numero di ore di impiego attestate dalle schede di lavorazione compilate e sottoscritte dagli addetti.
A volte, è consentito rilevare i soli costi dei beni strumentali acquisiti specificatamente per il progetto di R&S. Lo studio della normativa di riferimento (parte della fase di progettazione iniziale) indirizza la rilevazione e la successiva rendicontazione.

Altri costi e spese

Con la stessa logica vanno trattati tutti gli altri costi e spese sostenuti per il progetto. In genere si tratta di costi imputabili direttamente al progetto, e a cui sono attribuibili per intero. Per esempio, servizi acquisiti esclusivamente per progetto, consulenze e brevetti. In tale caso, la descrizione iniziale del progetto indicherà i motivi per cui saranno sostenuti e la prevista entità. L’esecuzione darà poi conferma del sostenimento e dell’entità economica effettiva.

Bilancio

La rilevazione dei valori delle risorse impiegate porta a un bilancio economico del progetto, che potrà essere utilizzato quale riferimento per i previsti utilizzi (adempimenti legali, comunicazioni, report di confronto e analisi).

L’analisi e il confronto con i risultati ottenuti permetterà di identificare i concreti utilizzi, le modalità di rilevazione a bilancio annuale, la possibilità di ottenere i benefici governativi, l’indicazione se e come migliorare a tutti i livelli.