La salvaguardia dell’asset documentale digitale

Durante la pandemia il primo obiettivo delle aziende è stato quello di non interrompere l’operatività. Per consentire la comunicazione e la collaborazione tra colleghi e con clienti e fornitori le aziende più strutturate, già dotate di sistemi UCC (Unified Communication & Collaboration) hanno dovuto ampliare repentinamente la platea degli utenti, mentre chi non aveva ancora affrontato il tema ha dovuto attrezzarsi altrettanto rapidamente, orientandosi spesso verso strumenti entry level. Si è trattato quasi sempre di scelte affrettate, a volte adottate autonomamente dai singoli dipartimenti perché non c’era tempo per agire di concerto e valutare tutte le ricadute che l’utilizzo dei tool – vecchi o nuovi che fossero – avrebbe comportato. Ora però è arrivato il momento di trasformare le iniziative intraprese in situazione di crisi in vera opportunità.

È necessario valutare con attenzione quanto è stato fatto e quanto è opportuno continuare a fare per accelerare la trasformazione digitale avviata o accelerata dalla pandemia, ponendo però l’accento su tutti quegli aspetti passati in secondo piano durante l’emergenza: sicurezza, governabilità, efficienza ed efficacia. Senza dimenticare la conformità normativa. Dopo l’entrata in vigore delle nuove Linee Guida emanate da AgID concernenti formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici è infatti necessario ottemperare a precise normative per quanto riguarda l’integrazione dei documenti nei flussi digitali, la gestione delle firme digitali e delle PEC, il governo dei dati e la loro sicurezza, i processi di indicizzazione delle informazioni e la loro corretta archiviazione e conservazione. Misure che hanno l’obiettivo di ottimizzare e razionalizzare i processi digitali, ormai ampiamente diffusi in qualunque organizzazione, ma che presentano anche nuove complessità.

Per discutere questi temi e avviare un confronto costruttivo tra aziende attente al tema della digitalizzazione dei processi e alle sue implicazioni, Office Automation ha organizzato una tavola rotonda, promossa da SIAV, che ha discusso questi temi:

– Avete una procedura che controlla il processo di gestione dei documenti firmati digitalmente comprensiva della messa in conservazione a norma?

– Negli ultimi due anni quali risorse digitali avete aggiunto nella vostra organizzazione, e/o i vostri utenti interni hanno adottato individualmente per gestire i documenti aziendali al fine di lavorare nella nuova e imprevista modalità dello smart working?

– I processi documentali/autorizzativi – ma anche di ricerca e d’archiviazione – come sono stati impattati dalle nuove modalità indotte dall’emergenza pandemica? Avete notato un incremento del volume di mail?

Alessio Galli – Internal Controls & Risk Management, Bosch Rexroth

Bosch Rexroth è una società del Gruppo Bosch che si occupa di industrial automation per applicazioni mobili e installate. La società si posiziona come partner globale di soluzioni multicanali per clienti e fornitori industriali che operano nella progettazione, costruzione o manutenzione di attrezzature e strutture industriali rendendo disponibili una vasta gamma di prodotti industriali ed elettronici affiancati da servizi ad alto valore aggiunto. Nel periodo precedente la pandemia era già stato attivato lo smart working per larga parte della popolazione impiegatizia, espletando le necessarie formalità amministrative con l’adozione di Skype per la comunicazione a distanza. Allo scoppio della pandemia l’azienda è passata rapidamente a MS Teams, che condivide la stessa base tecnologica degli strumenti di produttività personale (in particolare MS Sharepoint) a cui le persone erano già abituate e che ha permesso di spostare abbastanza agevolmente i documenti dalle cartelle tradizionali agli Share Point. Un altro passaggio è stato quello di implementare Office 365, adottando quindi il paradigma cloud.

L’incoraggiamento all’utilizzo degli strumenti di assegnazione e gestione in proprio delle risorse informatiche ha aiutato a salvaguardare l’operatività aziendale. Le inevitabili criticità relative a sicurezza e opportunità delle assegnazioni che ne sono conseguite sono state affrontate sia in forma preventiva, tramite l’irrobustimento dei processi relativi, sia a posteriori attraverso l’introduzione di verifiche ulteriori. Già da tempo Bosch Rexroth aveva implementato internamente una piattaforma digitale modulare di workflow che riduce i margini di discrezionalità e guida l’utente nell’espletamento di molte sue attività in base alle sue necessità e alle regole/policy di riferimento. Durante la pandemia lo sviluppo di nuovi moduli e la manutenzione/aggiornamento di quelli già in essere ha subito una fortissima spinta e ha richiesto uno sforzo importante in termini di ore/uomo da parte degli sviluppatori. Facendo parte di un grande gruppo multinazionale siamo tenuti ad adottare le policy stabilite centralmente in tema di security e compliance, adattandole alla realtà locale. Per quanto riguarda le autorizzazioni, durante la pandemia abbiamo esteso lo strumento di firma digitale qualificata reperito sul mercato e già a nostra disposizione, agli utenti selezionati che ancora non l’avevano in dotazione.

Un tema particolarmente complesso è quello della gestione delle mail e della loro conservazione. Abbiamo adottato un tool che verifica l’esistenza di allegati nelle mail e in caso affermativo è in grado di indirizzarne il salvataggio verso il repository più appropriato, anche in termini di durata della loro conservazione. Come gruppo stiamo prendendo in considerazione altri strumenti per fare la stessa cosa con le cartelle di rete. Il tema della conservazione dei documenti digitalizzati, del resto, si sta facendo sempre più attuale, non solo per ottemperare alle normative ma anche, e soprattutto, per avere strumenti opponibili efficacemente in caso di contenzioso.

Andrea Da Ros – Responsabile Area Supply e Pricing Gas & Power, ButanGas

ButanGas, parte di Veroniki Holding, opera dal 1948 nel mercato GPL. Distribuisce questo idrocarburo in modo capillare su tutto il territorio nazionale e detiene importanti impianti di stoccaggio e imbottigliamento. Forte dell’esperienza maturata, nel 2019, poco prima dello scoppio della pandemia, la società si è aperta al mercato libero dell’energia elettrica e del gas naturale. Da sempre il principale punto di forza della società è l’attenzione al suo ecosistema – fornitori e clienti – che si esprime non solo nella qualità del servizio ma anche, e soprattutto, nella possibilità di instaurare rapporti diretti per soddisfare tempestivamente qualunque richiesta. Avviando la nuova business unit la società era consapevole di entrare in un mercato diverso, dove a fare la differenza sono i servizi, sempre più spesso digitalizzati, ma aveva deciso di procedere gradualmente per venire incontro alle esigenze di una customer base abbastanza tradizionalista. La pandemia ha cambiato tutto. ButanGas ha dovuto trovare soluzioni inedite per poter continuare a operare anche senza andare a visitare personalmente i propri business partner. Si sono quindi cercati dei compromessi. Per esempio, per quanto riguarda la firma dei contratti sono stati utilizzati PDF editabili, mentre per semplificare e velocizzare le comunicazioni è stato adottato MS Teams. È stato realizzato anche uno strumento interno molto smart per fare formazione, mentre per l’archiviazione dei documenti era già stato adottato il paradigma cloud.

L’adozione di questi strumenti da un lato ha accelerato la digitalizzazione di molte attività, ma dall’altro ha abituato le risorse a utilizzare strumenti semplici, che non garantiscono livelli di sicurezza, affidabilità e compliance di tipo enterprise. Ora la società deve fare un salto di qualità, capitalizzando i miglioramenti apportati ma al tempo stesso innalzando i livelli di sicurezza e la conformità normativa, tenuto conto che il settore Oil & Gas è molto regolamentato. Essendo stati strutturati workflow digitali solo per quanto riguarda la gestione delle risorse umane e degli adempimenti amministrativi, durante la pandemia si sono moltiplicate in maniera esponenziale email e telefonate, mentre alcune funzioni aziendali hanno sviluppato autonomamente processi empirici.

Bisogna quindi lavorare per trovare un nuovo punto di equilibrio, continuando sulla strada della digitalizzazione ma stabilendo precise priorità e valutando attentamente i passi da compiere. Le tecnologie a supporto che stiamo valutando, tra cui quelle di firma digitale certificata, daranno sicuramente un contributo importante per continuare a fornire ai nostri clienti soluzioni e servizi efficaci, efficienti e rispettose dell’ambiente.

Roberto Bergamaschi – Group Supply Chain Director, Casappa

Fondata nel 1952, Casappa progetta, realizza e commercializza i componenti principali dei sistemi idraulici, producendo pompe motore ad ingranaggi e a pistoni. La presenza di un sito produttivo a Shanghai in Cina, Paese che per primo ha dovuto adattarsi a nuove modalità di lavoro a causa della pandemia, ha permesso a Casappa di acquisire esperienza e di poter adottare velocemente nuove forme di organizzazione più flessibili e digitali anche nel quartier generale in Italia. Innanzitutto, è stato deciso di introdurre MS Teams definendo all’interno dello strumento gruppi specifici di utenti nazionali e internazionali dove è consentita la partecipazione anche a fornitori esterni; sono quindi stati creati canali tematici all’interno dei quali sono state definite le finalità e gli standard di utilizzo e di archiviazione dei documenti.

È stato scelto questo strumento perché permette un accesso sicuro ai documenti senza essere all’interno della rete aziendale, anche in mobilità, e permette di lavorare sullo stesso documento in modo simultaneo. In secondo luogo, è stato introdotta a livello di gruppo una soluzione per la gestione della firma digitale certificata e dei relativi documenti. La società, che in precedenza prevedeva solo la firma in formato cartaceo, ha cominciato a testare il tool nella prima parte del 2021 per poi introdurlo nella seconda metà dell’anno dopo una specifica formazione agli utenti. Ora con questo strumento viene gestita sia la contrattualistica che i principali documenti approvativi internamente. L’azienda sta completando la procedura di messa in conservazione a norma dei documenti informatizzati in base alle ultime Linee Guida AgID utilizzando un tool che si integra in maniera trasparente con la soluzione che gestisce la firma digitale. È stato introdotto anche un terzo strumento che abilita, tramite tablet o smarglass, il supporto remoto alle attività sul campo (per esempio installazione di banchi di prova, macchine utensili, applicazioni sulle macchine dei clienti e altro) fornendo automaticamente anche la reportistica correlata all’intervento, completa di foto e video. Tutti questi strumenti hanno trovato un’accoglienza positiva all’interno dell’azienda e hanno ridotto in maniera consistente viaggi e trasferte, con evidenti vantaggi in termini sia economici che di sostenibilità ambientale. Le nuove implementazioni sono andate ad arricchire il numero di workflow digitalizzati già sviluppati all’interno dell’ERP aziendale. Erano già digitalizzati i processi autorizzativi relativi alle richieste di acquisto, all’apertura dei progetti e all’approvazione della fattibilità tecnico/produttiva.

Negli ultimi due anni è stato aggiunto il workflow approvativo per le offerte di vendita. Anche per quanto riguarda l’archiviazione digitale dei documenti Casappa era già attrezzata, e questo ha permesso all’azienda di affrontare in maniera proattiva la pandemia. Sicuramente all’inizio c’è stato un incremento delle email, ma l’introduzione di MS Teams e degli altri strumenti ha calmierato il fenomeno, aiutando tutta l’azienda a sviluppare nuove competenze e introdurre modelli organizzativi più agili.

Alessandro Bellese – Direttore Amministrazione e Controllo, Cattel

Cattel rappresenta un punto di riferimento per gli operatori che operano nei settori Food Service e AFH (away from home: consumi fuori casa, ndr), uno dei più colpiti dai provvedimenti restrittivi presi per fronteggiare l’emergenza sanitaria. La supply chain alimentare è molto diversificata: a realtà di dimensioni medio-grandi evolute dal punto di vista digitale se ne affiancano molte altre di piccole dimensioni, spesso a conduzione familiare, ancorate a modelli organizzativi tradizionali, molte gestite anche da stranieri con poca dimestichezza con la lingua italiana. Grazie a un vasto assortimento di prodotti diversificati e in costante aggiornamento e a una fitta rete di vendita di agenti, Cattel fornisce un servizio accurato, tempestivo e puntuale, che durante la pandemia ha dovuto adattarsi alle circostanze. Sia le risorse interne all’azienda, che l’ecosistema di fornitori e clienti, inizialmente ha reagito alle restrizioni in modo scoordinato, adottando strumenti di comunicazione e ‘workaround’ improvvisati, spesso attingendo agli strumenti personali di tipo consumer, perché la priorità era quella di continuare a essere operativi, per quanto possibile. Pur apprezzando questo sforzo collettivo è stato impegnativo riprendere il controllo di un’organizzazione che andava sfilacciandosi. Chiedere infatti di non utilizzare più determinate App e/o metodi di comunicazione che si erano dimostrati utili, ma rendevano l’azienda più vulnerabile sotto molti punti di vista, non è stato facile.

Cattel aveva implementato nel corso del tempo un sistema per lo scambio elettronico delle fatture e un ERP per la gestione amministrativa, ma durante la pandemia è stato necessario sistematizzare quelle modalità operative nate dal basso al di fuori dell’ERP per riprenderne il controllo e strutturarle. È stata l’occasione per dare all’azienda una configurazione più manageriale, meno personalistica, ma, come detto, non è stato facile convincere gli utenti ad abbandonare modalità operative particolarmente semplici e veloci a favore di altre più sicure e compliant. Non stupisce quindi che il ritorno in presenza sia stato visto con favore, perché è più facile rendere disponibili strumenti e disegnare processi entro un perimetro definito. La pandemia comunque ha ribadito l’importanza di una gestione documentale digitalizzata efficiente ed efficace, non importa se implementata all’interno di un ERP o con strumenti ad hoc, per evitare il deterioramento dei processi e arginare un flusso di email sempre troppo consistente e dispersivo. Le normative in materia, del resto, si fanno sempre più stringenti, anche se non sempre presentano una interpretazione univoca.

Nel settore agroalimentare, per esempio, oltre a ottemperare alle normative di carattere generale bisogna osservare il decreto legislativo 198/2021 in materia di pratiche commerciali sleali nei rapporti tra imprese della filiera agroalimentare, un provvedimento che sta dando adito a interpretazione controverse. La priorità di Cattel è quella di ottemperare nella maniera più rigorosa ai dettami del legislatore per continuare a essere competitiva e salvaguardare nel contempo il proprio ecosistema che, come si diceva, spesso è composto da realtà di piccole dimensioni. La tecnologia riveste sicuramente un ruolo fondamentale in questo percorso, ma bisogna utilizzarla in maniera consapevole, declinandola in base alle strategie di medio-lungo periodo dell’azienda, alla sua storia e ai suoi valori.

Giandomenico Martino – Procurement Manager, ConTe.it

ConTe.it è il brand italiano del Gruppo Admiral specializzato nella vendita online di prodotti assicurativi. Alle polizze per auto e moto si affiancano quelle rivolte ad altre nicchie di mercato, per esempio gli animali domestici. Sul fronte dell’interazione con il mercato, la spinta alla digitalizzazione è molto forte perché tutto il comparto assicurativo punta sui servizi per fidelizzare i clienti e fornire servizi sempre più innovativi. Senza contare che bisogna ottemperare alle disposizioni, in continua evoluzione, che provengono anche dall’Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni (IVASS). Per quanto riguarda le interazioni interne, le più impattate dalle conseguenze della pandemia, ConTe.it aveva già introdotto lo smart working, anche se in genere si trattava di una modalità lavorativa applicata su base volontaria. Con il lockdown è diventato l’unico strumento a disposizione per salvaguardare l’operatività, di conseguenza ConTe.it ha deciso di utilizzare la suite Google WorkPlace (in particolare Meet), che consente di comunicare e anche condividere documenti in modo semplice e veloce. Inoltre, chi fa uso del telefono, occupandosi delle fasi vendita, assistenza e liquidazione dei sinistri, è stato dotato di una nuova piattaforma telefonica che ha consentito di garantire la continuità dei servizi offerti.

Tutte le novità introdotte hanno permesso di digitalizzare un maggior numero di processi documentali, anche se rimangono ancora alcune attività che ruotano attorno ai documenti cartacei, trasformati tutti in PDF. Seppur in percentuale minoritaria, intorno al 5%, sono proprio i comportamenti legati a queste attività i più difficili da cambiare, sia perché a volte è complesso trovare alternative, sia perché certi modelli culturali sono difficili da modificare. In ogni caso, ConTe.it, in qualità di operatore online, è una società fondamentalmente paperless, che utilizza molti processi snelli e che impiega la carta solo per supportare i processi ancora meno strutturati. Durante la pandemia abbiamo fatto un ulteriore passo avanti adottando diverse tecnologie che consentono il bug tracking o la gestione dei progetti sviluppati con metodologie agili, nonostante questo e altri interventi simili è innegabile che durante l’emergenza sanitaria il numero di mail sia aumentato, e ancora oggi, dopo il parziale rientro in presenza, email e chat sono gli strumenti di comunicazione più utilizzati.

ConTe.it ritiene che anche per quanto riguarda l’organizzazione interna si andrà verso una comunicazione ibrida, dove le tecnologie giocheranno un ruolo sempre più importante senza però eliminare del tutto il rapporto umano, l’unico in grado, a volte, di garantire una piena comprensione tra le parti. La pandemia, quindi, ha accelerato la transizione di ConTe.it verso una piena digitalizzazione anche per quanto riguarda la gestione documentale, anche se c’è ancora molta strada da fare per innalzare i livelli di efficienza dei processi interni ed esterni. L’azienda sta affrontando questi temi, sempre attenta alle novità normative (quali per esempio le nuove Linee Guida AgID), ed è pronta a valutare attentamente gli impatti delle implementazioni tecnologiche che si andranno a sviluppare.

Luca Seravalli – CIO, Duferco Energia

Duferco Energia è parte del Gruppo Duferco, attivo nel settore dell’acciaio. È nata circa 10 anni fa per gestire gli investimenti del Gruppo in impianti di produzione da fonti rinnovabili e in seguito si è specializzata nello sviluppo di soluzioni per la fornitura di luce e gas, progetti di efficienza e riqualificazione energetica, servizi e infrastrutture di ricarica legate alla mobilità sostenibile. In qualità di start up Duferco Energia ha sposato da subito la digitalizzazione dei processi. Al momento dell’entrata in vigore del GDPR, inoltre, ha istituito un gruppo interdisciplinare composto da figure IT, legali e di governance per mettere a fattore comune competenze diverse con l’obiettivo di seguire da vicino i rapidi cambiamenti che caratterizzano l’attuale contesto socio economico: attraverso occhi diversi è infatti possibile superare gli ostacoli che ciascuno vede dal suo punto di vista e trovare le migliori soluzioni utili al business.

Durante la pandemia vi è stato, a tutti i livelli, un utilizzo più spinto della suite Microsoft 365, in particolare Teams, che ha portato alla nascita di gruppi, check point, wiki e altri strumenti che hanno consentito di continuare a comunicare e collaborare in modo semplice e veloce. Qualche resistenza e qualche difficoltà nell’adottare questi tool all’inizio c’è stata, anche tra i più giovani, e questo fa emergere le carenze del sistema scolastico, che dovrebbe essere il primo a fornire ai ragazzi almeno le nozioni di base per utilizzare al meglio le tecnologie digitali non solo a fini personali anche in vista dell’ingresso nel mondo del lavoro. Ora queste modalità operative sono diventate la norma, rendendo il lavoro più smart ma anche più caotico. Duferco Energia aveva già digitalizzato i processi documentali core, ma ora sente l’esigenza di estendere la digitalizzazione dei processi a tutti i livelli, inclusi quelli nati dal basso per affrontare l’emergenza. Una necessità che concerne anche la gestione delle email, da sempre troppe e indiscriminate.

Da tempo l’azienda sta cercando una soluzione, ha anche sperimentato tool specifici, ma non ha ancora trovato una risposta valida, adatta alle sue esigenze. Si può dire lo stesso per quanto riguarda la conservazione dei documenti a norma, soprattutto dopo l’entrata in vigore delle nuove Linee Guida AgID. In qualità di responsabile della conservazione digitale di tutte le aziende del Gruppo Duferco sto vagliando attentamente questo tema, di concerto con il gruppo interdisciplinare che nel tempo è diventato sempre più coeso. La questione è molto complessa e Duferco Energia è decisa ad affrontarla e risolverla perché una gestione a norma di tutto il ciclo di vita dei documenti digitali non solo mette al riparo dai rischi di perdita o compromissione, ma soprattutto garantisce valore probatorio agli stessi in caso di contenzioso. Purtroppo, non tutti i clienti e i fornitori dell’azienda ne sono consapevoli, per cui bisogna impegnarsi non solo per trovare soluzioni tecnologiche adeguate ma anche, e soprattutto, per aumentare la sensibilità su questo tema all’interno e all’esterno dell’azienda.

Daniela Perrone – Responsabile dell’Osservatorio Normativo, SIAV

In un contesto in cui si fa sempre più pressante l’esigenza di lavorare in modalità smart una gestione digitale dei documenti e dei processi diventa cruciale non solo per incrementare l’efficienza delle organizzazioni ma anche, e soprattutto, per garantire adeguati livelli di sicurezza e conformità alla normativa sul documento informatico. Per affrontare al meglio questo tema è necessario un dialogo e un confronto costante tra competenze diverse, dagli aspetti più specificamente normativi a quelli archivistici, organizzativi e tecnologici. È per questo che SIAV ha costituito al proprio interno un Osservatorio Normativo che si occupa di monitorare le leggi, le regole tecniche e le circolari che riguardano la dematerializzazione, una struttura che si confronta costantemente con i maggiori esperti italiani del settore e partecipa ai tavoli nazionali in cui vengono discussi i provvedimenti in materia.

Un approccio interdisciplinare oggi è più che mai opportuno visto che le aziende, per affrontare l’emergenza, hanno utilizzato in maniera massiccia strumenti che spesso comportano una forte discrezionalità all’utente, relegando in secondo piano i temi della sicurezza e della compliance. Bisogna essere consapevoli che la fatturazione elettronica, ormai pervasiva, o l’adozione della PEC, sempre più diffusa, non sono sufficienti. L’articolo 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale è esplicito: tutto ciò che è nativo digitale e giuridicamente rilevante deve essere sottoposto a conservazione digitale a norma, e le ultime Linee Guida emanate da AgID disciplinano questo assunto. Dall’illustrazione delle modalità di formazione dei documenti informatici di AgID emerge che qualsiasi traccia digitale che un’azienda tenga nei propri sistemi informativi di fatto può rientrare nel più ampio concetto di documento informatico, e la giurisprudenza ormai da tempo sta andando in questa direzione. Ci sono casi in cui messaggi scambiati su WhatsApp hanno avuto rilievo probatorio, o altri in cui un ente non ha potuto vincere una causa per l’impossibilità di presentare una prova digitale vista la mancata conservazione dei corrispondenti log di sistema.

Adeguarsi ai dettami del legislatore, quindi, non è solo un onere ma un’opportunità perché consente alle organizzazioni di innalzare il proprio livello di sicurezza sotto tutti i punti vista, incluso quello legale. Anche la presenza in azienda di una documentazione ibrida, quindi ancora parzialmente cartacea, può essere facilmente superata grazie a strumenti che consentono una gestione efficace ed efficiente di documenti ibridi. Una delle principali novità delle nuove Linee Guida riguarda il tema della conservazione, incluso lo scarto. È un tema complesso, perché la duplicazione dei documenti nei sistemi informativi è prassi comune. Le nuove Linee Guida prevedono quindi di inserire tra i metadati di un documento anche indicazioni relative alla retention dello stesso, e questo rappresenta sicuramente una complessità, visto che il tempo di conservazione può essere di mesi, anni o addirittura perenne. Per questo nel team dell’Osservatorio Normativo SIAV sono presenti anche archivisti digitali che possono aiutare a definire i massimali di scarto al fine di arrivare a una ‘conservazione by design’ all’interno di una efficace ed efficiente digitalizzazione dei processi.

Davide Natalini – Private Market Sales Director, SIAV

La digitalizzazione del patrimonio informativo aziendale è un’opportunità che presenta concreti vantaggi per il business. I riscontri positivi ricadono su ogni aspetto della vita aziendale: sull’organizzazione operativa, sulla produttività, sulla motivazione del personale, sulle capacità strategiche del management, sulla soddisfazione del cliente, sulla pianificazione dei processi, sulla flessibilità del lavoro, sulle abilità strategiche dell’impresa nel suo complesso. SIAV vanta un’esperienza trentennale e un know how di altro profilo in questo campo, meritevole anche della menzione nel Quadrante Magico di Gartner dell’ECM, unica azienda italiana ad aver ottenuto questo riconoscimento.

La pandemia ha indubbiamente accelerato la trasformazione digitale delle aziende, spesso però in modo incontrollato. Ora è il momento di sfruttare la digital addiction indotta dagli eventi su tutti gli utenti per promuovere opportune best practice aziendali che consentano di trovare il giusto punto di equilibrio tra una user experience semplice e veloce e adeguati livelli di sicurezza, governance e compliance. SIAV ha sviluppato le opportune tecnologie con un’importante attenzione alla user experience e acquisito il know how sui processi aziendali seguendo direttamente l’implementazione progettuale su migliaia di clienti. Questo binomio le consente di fornire ai clienti un supporto a 360° in un processo di digital transformation. Non bisogna credere che la digitalizzazione dei documenti e/o dei processi sia un percorso rigido che non sia in grado di adattarsi alle rapide evoluzioni del business. Per alcuni processi è utile tracciare un iter rigoroso, mentre per altri può essere preferibile uno strumento più flessibile che assicuri però l’adeguato livello di controllo richiesto da uno strumento aziendale. Per esempio, pur partendo da una mail o da un documento redatto in word e lasciando pertanto agli utenti la relativa user experience, si possono avviare processi di condivisione di documenti con vari step e scadenze senza avere le inefficienze e i rischi di una condivisione su file system o via mail. In queste soluzioni gli utenti hanno un elevato livello di libertà (entro un parametro definito dall’azienda) e beneficiano di opportuni cruscotti per aiutarli a monitorare sia i task assegnati sia le ‘to do list’ che ne scaturiscono.

L’esperienza maturata da SIAV affiancando aziende attive nei mercati più disparati ha evidenziato la sempre maggiore importanza della compliance normativa nel disegno dei processi documentali full digital. Grazie all’Osservatorio Normativo interno, SIAV è in grado di valutare a fondo le implicazioni delle normative di carattere generale e quelle che impattano i singoli comparti. Per esempio, per quanto riguarda il comparto agroalimentare abbiamo affiancato aziende del calibro di Amadori, Granarolo, Grandi Salumifici Italiani o Rana a ingegnerizzare i processi al fine di incrementare la competitività nel rispetto delle normative vigenti. Le soluzioni SIAV di fatto consentono la gestione ottimale del flusso dei documenti e delle informazioni in essi contenuti: documenti ovunque prodotti, con strumenti di produttività individuale (come MS Office), con strumenti gestionali (ERP), trasmessi via mail e/o PEC possono essere acquisiti, archiviati automaticamente, smistati, condivisi, protetti e conservati a norma. Allo stesso tempo vengono messi a disposizione degli utenti tutti gli strumenti per gestire i documenti nella fase attiva della loro vita, a partire dalla loro creazione, versionamento, notazione, fascicolazione, fino alla loro validazione e firma assicurando una user experience smart e personalizzabile anche in modalità mobile.