Il primo miglio della trasformazione digitale
Non è più solo una questione di quantità dei documenti da digitalizzare, ma anche di qualità e varietà della loro gestione. Questo il paradigma che guida l’innovazione di PFU nello sviluppo di nuovi scanner già integrato nel nuovo modello Fujitsu fi-800R.
Oggi la scansione di documenti fisici su carta o altri supporti volta a estrarre e gestire informazioni di valore nei processi aziendali è il ‘primo’ miglio della trasformazione digitale”, con questa dichiarazione Massimiliano Grippaldi, regional sales manager Italy PFU (EMEA) LTD, rivendica un ruolo fondamentale nello scenario odierno per l’ampia offerta di scanner dell’azienda: “Noi ci occupiamo di questa prima parte fondamentale per integrare informazioni di valore nelle applicazioni che supportano i rispettivi processi aziendali”.
PFU mette a disposizione del mercato una delle maggiori gamme di scanner per l’archiviazione documentale oggi in commercio articolata in tre linee di prodotto specializzate, che integrano gratuitamente software per la gestione dei documenti studiati per le diverse esigenze supportate.
Un’offerta ampia e variegata
La linea ScanSnap si focalizza sulle attività e le necessità di gestione documentale del singolo utente che lavora in ufficio e integra un software che permette di estrarre informazioni dai file generati dopo ogni scansione per archiviarle, organizzarle e rielaborarle. Le funzionalità sono focalizzate sulle esigenze quotidiane dell’utente e quindi per esempio, tra le tante, troviamo le funzioni OCR per convertire in Word il testo catturato come immagine, o per estrarre i dati di interesse dai bigliettini da visita raccolti, o per raccogliere le ricevute delle spese effettuate. “Sono scanner molto semplici da utilizzare perché disegnati per utenti non specialistici, che non devono svolgere un’attività di acquisizione, archiviazione e inserimento di documenti all’interno di un workflow aziendale”.
La seconda linea – Fujitsu sp – propone al mercato scanner entry level che arrivano al massimo a 30 pagine al minuto e che lavorano in formato A4. A questi si integra il software PaperStream Capture LITE che consente già di archiviare in modo organizzato i documenti. Gli utenti di questi scanner hanno però a disposizione la possibilità di utilizzare anche un upgrade a pagamento del software disponibile anche sulla linea Fujitsu fi-serie che poi è anche quella principale di Fujitsu.
“Gli scanner vi garantiscono il meglio della tecnologia non solo per acquisire la carta senza inceppamenti, ma anche perché grazie al software di cui sono dotati permettono di catalogare i documenti in maniera automatizzata, tramite la lettura ottica di codici a barre mono o bidimensionali oppure alfanumerici, e sfruttando i codici stessi per nominare i file generati dalla scansione”. PaperStream Capture svolge quindi anche la funzione di ‘nomenclatore’ dei file digitali oltre a quella di separatore per tipologie di documenti da archiviare. Per quanto riguarda invece il riconoscimento delle informazioni la versione Pro offerta in opzione può estrarre fino a 20 campi diversi da un modulo qualsiasi che risulti avere una struttura predefinita e ripetibile nel tempo, come per esempio la fattura di un fornitore abituale. Oltre a queste tre linee, PFU mette a disposizione anche prodotti particolari come gli scanner per acquisire immagini da libri o documenti rilegati senza l’utilizzo di un piano in vetro; dispositivi per acquisire formati ridotti come l’A6, ad esempio per i passaporti; scanner di rete che possono collegarsi via WiFi, con cavo Ethernet o via porta USB.
Il confronto con i multifunzione
Un dispositivo che si occupi solo della scansione dei documenti potrebbe sembrare superato dai multifunzione che integrano questa capacità insieme ad altre, ma non è così: “I multifunzione sono sistemi usati in condivisione anche da decine di utenti che hanno necessità molto diverse tra loro, tra questa anche di scansionare ogni tanto qualche documento. Lo scanner documentale viene invece utilizzato da quelle persone che in azienda si devono occupare di acquisire in modo digitale documenti e informazioni in maniera massiva o comunque continuativa durante la loro giornata di lavoro, e certamente queste persone non possono tenere occupato un dispositivo condiviso per troppo tempo e, inoltre, in molti casi c’è un problema di qualità”.
Qual è? “Per estrarre in automatico le informazioni da un documento, l’immagine acquisita deve essere di qualità adeguata e all’interno degli scanner Fujitsu sono integrate tutte quelle soluzioni hardware e software, come la correzione dell’inclinazione del foglio e molte altre, che consentono queste ottimizzazioni senza l’intervento dell’operatore”.
In quest’ottica quindi per PFU scanner e multifunzione sono dispositivi complementari che ogni azienda deve sapere come utilizzare al meglio, e nei contesti giusti, per soddisfare le aspettative di performance e di aumento della produttività coerenti con gli investimenti effettuati. Il tutto tenendo presente che per un carico di lavoro anche da 30.000 documenti al mese, in pratica 2.000 pagine al giorno, le soluzioni a disposizione sono accessibili da qualsiasi azienda.
Gli annunci da oggi al 2020
Il recente annuncio del modello fi-800R (vedi box) – uno scanner ultracompatto che gestisce il fronte/retro, veloce e in grado di acquisire sia fogli A4 che documenti spessi fino a 5 millimetri, e quindi anche carte d’identità, tesserini plastificati e passaporti, estraendo le informazioni importati dalle immagini acquisite – dimostra come la richiesta del mercato si stia spostando e di quanto il fattore flessibilità stia diventando sempre più importante: “Oggi il focus è concentrato sulla qualità e la varietà dei documenti più che sulla quantità”.
La flessibilità sarà quindi la protagonista anche dei prossimi annunci: “Nel 2020 la nostra linea di punta, la serie fi, vedrà molte novità importanti, espanderemo poi con nuovi modelli la gamma ScanSnap e arricchiremo di funzionalità la serie sp”.
Le novità per il canale
Con il programma Imaging Channel Program PFU ha voluto valorizzare i partner di canale mettendo a disposizione un nuovo portale web, al quale si sono già iscritti diverse centinaia di rivenditori. Questo permette la registrazione gratuita a tutti i soggetti interessati che possono così scaricare velocemente tutte le informazioni e i materiali utili alle loro attività commerciali. Non solo: “Un partner può prenotare una unità dimostrativa, per studiare il prodotto e capire se fa certe cose e poi restituirlo, oppure accedere a un listino ‘unità demo’ per disporre di soluzioni a prezzi particolarmente vantaggiosi”.
C’è inoltre un Alliance Program attraverso il quale i partner che hanno delle loro soluzioni possono richiedere le API e l’SDK utili per integrarle con gli scanner Fujitsu.
Infine, ogni vendita effettuata genera dei punti che possono essere accumulati come nelle ‘carte fedeltà’ e che danno la possibilità di ottenere premi di diversa tipologia: viaggi, accessori per la casa, notebook, personal computer e molto altro.
Il nuovo scanner Fujitsu fi-800R
Arrivare in hotel, consegnare il proprio documento di identità e ritirarlo ore o il giorno dopo. È la prassi comune, anche se sarebbe molto meglio riaverlo subito indietro. Lo stesso accade in molte altre situazioni in cui l’accettazione richiede la compilazione di moduli o la consegna di una documentazione complessa (strutture sanitarie, palestre, ecc.). Sono queste le considerazioni che hanno portato PFU a sviluppare il nuovo scanner Fujitsu fi-800R specificamente progettato per le operazioni di front desk, che consente la scansione di documenti spessi fino a 5 mm. Questo nuovo modello, ultimo nato della serie fi, è caratterizzato da un design estremamente compatto ed è dotato di un meccanismo con doppio percorso che consente a chi lo utilizza di completare tutte le attività da un’unica postazione, senza che i clienti perdano mai di vista i loro documenti.
L’acquisizione è estremamente fluida grazie all’alimentatore automatico, con tecnologia per la separazione attiva; inoltre, la correzione automatica dell’inclinazione elimina gli errori di inserimento dei documenti. Il software PaperStream Capture integrato nativamente ottimizza le immagini per semplificare i passaggi successivi ed estrae le informazioni per arricchire i profili dei clienti. Con la funzione di Selezione Automatica del profilo, lo staff non deve più impegnare tempo a suddividere i documenti in base al formato, e grazie alla velocità di scansione di 40 ppm/80 ipm tutte le operazioni richiedono tempi estremamente ridotti.
Lo scanner fi-800R occupa metà dello spazio rispetto a un dispositivo tradizionale, quindi è perfetto per tutti gli sportelli aperti al pubblico, dove lo spazio è spesso limitato. Il meccanismo a U per la fuoriuscita della carta, dotato di tecnologia di impilamento automatico, permette di espellere i fogli direttamente dallo scanner, senza bisogno di un vassoio dedicato. (r.c.)
