I digital workplace non sono tutti uguali

L’esperienza di oltre un anno di smart working vissuto da milioni di persone in tutto il mondo lascia in eredità uno scenario di luci e ombre sul quale val la pena fare alcune riflessioni, visto che lo smart working rimarrà come uno dei tasselli fondamentali della ‘nuova normalità’ post pandemica che continueremo a vivere anche nei prossimi anni. Infatti, sono sempre di più le aziende che in questi mesi stanno immaginando un futuro dove le proprie persone non verranno tutti i giorni in ufficio per compiere le loro attività lavorative quotidiane, e sicuramente per una parte della settimana – due se non addirittura tre giorni – avranno l’opportunità di lavorare da casa, o in altri luoghi.

Per andare in questa direzione bisogna però impostare uno smart working di qualità che è cosa ben diversa dalla corsa al lavoro remoto che appunto aziende e persone in tutto il mondo sono state costrette a compiere quando sono scattati i primi lockdown dovuti alla pandemia. Tutti in quei giorni abbiamo scoperto che per fare un efficace smart working non basta disporre di un qualsiasi sistema pc, con la connessione a Internet e l’accesso a un sistema di posta elettronica. Chi in ufficio lavorava già con una piattaforma portatile, laptop o notebook che fosse, non ha avuto problemi a portare a casa il suo sistema, ma poi magari si è dovuto scontrare con connessioni a internet poco performanti e problemi di sicurezza visto che si trovava al di fuori del perimetro aziendale. Chi invece in ufficio lavorava con sistemi desktop si è dovuto arrangiare con vecchi pc che ha ripescato in casa da qualche armadio, solitamente sistemi di qualche generazione passata e quindi poco performanti e poco adatti a lavorare con le applicazioni di oggi, che tra l’altro magari dovevano essere condivisi con il partner e/o con figlio/i in DAD.

Da questa realtà dei fatti è emerso in modo molto importante che il tema centrale di uno smart working di qualità, non può non partire dalla giusta configurazione del digital workplace di cui ogni persona deve disporre a seconda dei compiti che deve svolgere in azienda e che naturalmente deve essere mobile, altamente affidabile, con le prestazioni giuste e, soprattutto, sicuro.

Dell’impostazione dei nuovi digital workplace che deve caratterizzare la vita delle aziende e delle persone che vi lavorano nello scenario della ‘nuova normalità’ post pandemia, parliamo con Stefano Zai, solution architect di Ricoh Italia, azienda che su questo tema lavora da tempo portando competenze ad hoc sviluppate in molte esperienze già operative presso diverse aziende italiane.

Qual è in generale il vostro approccio al tema del digital workplace?

I digital workplace non sono tutti uguali. Dalle postazioni di lavoro degli office worker a quelle per gli esperti di progettazione e multimedialità, a quelle per i data scientist, cambiano user experience, requisiti, configurazioni e performance.

L’esperienza maturata in circa un anno di smart working ‘forzato’ consente oggi di analizzare i benefici di una modalità lavorativa che in un’epoca di emergenza ha comunque consentito di dare continuità a molte attività di business, ma purtroppo non a tutte. L’adozione della modalità di lavoro remoto è stata applicata velocemente e non ha potuto soddisfare tutti quanti: in effetti il 38% degli utenti in smart working ancora oggi non è in grado di svolgere le stesse attività che svolgeva normalmente in azienda prima del marzo del 2020. Si tratta per lo più dei ‘super utenti’, per i quali i requisiti delle dotazioni o delle applicazioni sono più sfidanti rispetto ai comuni strumenti di produttività d’ufficio.

Gestire questa diversità in ogni tipologia di azienda è la proposta del nuovo servizio gestito di ‘Modern Deployment’ realizzato da Ricoh, in partnership con Dell Technologies e Intel, nell’ottica di assicurare uno smart working efficiente e di qualità per ogni esigenza dell’impresa.

Cosa cambia nella ‘nuova normalità’, in relazione allo smart working per gli uffici IT delle aziende?

Le aziende italiane, in brevissimo tempo, si sono dovute attrezzare per consentire ai propri utenti di lavorare da remoto anche in stato di emergenza. Oggi i dipartimenti IT si stanno strutturando per poter gestire utenze e dotazioni remote in conformità alle policy e ai processi aziendali, anche incrementando il livello di sicurezza con nuove soluzioni che consentano di salvaguardare i dati e la continuità operativa aziendale.

Tra le sfide più sentite ci sono il riuscire a garantire un adeguato livello di supporto da remoto per gli utenti, la risposta tempestiva ai guasti e la gestione del ciclo di vita dei prodotti. Con il modello modern deployment, implementato da Ricoh e Dell Technologies, le postazioni di lavoro vengono preconfigurate e consegnate pronte all’uso agli utenti.

Come supportate le aziende in questo percorso di cambiamento?

Aiutandole a trasformare gli spazi di lavoro grazie a tecnologie digitali e a servizi innovativi, che consentono alle persone di collaborare in modo più smart. Aiutiamo i dipendenti a lavorare da remoto e permettiamo alle aziende di qualunque dimensione di mantenere la piena operatività anche in situazioni di emergenza inattese e contingenti. Le soluzioni end-to-end di Ricoh per il remote working vengono implementate in modo rapido e sicuro, sono scalabili e, inoltre:

– permettono di attivare modalità di lavoro da remoto e mantenere la piena operatività aziendale;

– consentono di automatizzare i processi per incrementare la produttività e migliorare la collaborazione;

– aiutano a realizzare infrastrutture e ambienti cloud per decentralizzare processi e sistemi strategici.

Quali sono i cardini fondamentali di un progetto che vuole realizzare uno smart working di qualità per ogni utente aziendale?

Perché un progetto di smartworking abbia successo, è determinante che la user experience consenta a ogni utente lo svolgimento efficace ed efficiente delle proprie funzioni. Questo comporta la selezione di prodotti e tecnologie adeguati, anche cambiando il paradigma d’uso delle applicazioni aziendali. La sicurezza, in quest’ambito, è un fattore abilitante e imprescindibile, senza dimenticare che gli utenti necessitano comunque di servizi e supporti remoti tempestivi, che consentano la continuità della produttività individuale.

Può accennare a qualche esperienza concreta già realizzata presso clienti italiani?

Ricoh già prima del recente lockdown ha implementato soluzioni VDI che si sono dimostrate efficaci anche durante il periodo di smartworking forzato. In particolare, sono stati abilitati al lavoro da remoto decine di ‘super-user’ con requisiti molto elevati in termini di prestazioni (CAD, calcolo, IA, ecc.) che difficilmente avrebbero potuto essere soddisfatti con l’utilizzo di dotazioni personali. Passata la fase di abilitazione degli utenti ci siamo concentrati sugli aspetti di sicurezza perimetrale (firewall, VPN, ecc.) e connettività sicura, implementando poi sistemi moderni quali NG-EDR (Next Generation-Endpoint Detection and Response) in cloud, in modo da garantire la protezione dei dispositivi anche fuori dal perimetro aziendale.

Abbiamo migrato le applicazioni di produttività personale su piattaforme SaaS, riconducendo la gestione sia delle dotazioni che degli applicativi nelle policy aziendali mediante l’implementazione di suite di Enterprise Mobility Management. Il 38% degli utenti in smart working ancora oggi non è in grado di svolgere le stesse attività che svolgeva normalmente in azienda prima del marzo del 2020.