Gestione documentale, i multifunzione come nuovi hub di processo

La trasformazione digitale è un fenomeno profondamente collegato con la società, rappresenta un mutamento che va oltre il semplice ambito tecnologico. Grazie alla diffusione della digitalizzazione e della pervasività dei nuovi media, la società contemporanea si trova immersa in una rete interconnessa che produce e gestisce enormi quantità di dati. Queste informazioni, se opportunamente elaborate e sfruttate attraverso le tecnologie disponibili, hanno il potenziale per influenzare positivamente il benessere collettivo e migliorare i processi aziendali, amministrativi e sociali. In Italia, la gestione documentale ha subìto una trasformazione significativa, spinta principalmente dall’evoluzione normativa sia a livello europeo che italiano. Le direttive mirano a promuovere un’organizzazione omogenea, sicura e trasparente delle attività amministrative. Inoltre, l’avvento delle tecnologie di elaborazione e gestione dei dati ha aperto nuove opportunità e rivoluzionato gli approcci tradizionali alla gestione documentale.

Un recente studio condotto dalla School of Management del Politecnico di Milano e da Assosoftware ha evidenziato un aumento del 5% nell’adozione delle soluzioni di gestione documentale e workflow in Italia rispetto al 2022, portando il tasso di adozione complessiva al 53%. Questo incremento è stato in gran parte motivato dalla crescente diffusione dello smart working, che ha spinto le organizzazioni a rivedere e ottimizzare i propri processi di document management per adattarsi a nuove modalità di lavoro.

Un ponte tra mondo fisico e digitale

I sistemi di acquisizione e stampa svolgono un ruolo fondamentale nella gestione documentale, offrendo un ponte tra il mondo fisico e quello digitale. Sebbene i documenti cartacei offrano un’accessibilità immediata, i vantaggi della gestione digitale sono innegabili. Quest’ultima consente una ricerca rapida ed efficiente dei documenti, facilita la condivisione e riduce in modo significativo lo spazio fisico necessario per archiviare i documenti. Inoltre, l’integrazione con i sistemi aziendali e la possibilità di effettuare backup sicuri sono ulteriori vantaggi offerti dalla gestione documentale digitale.

I moderni sistemi multifunzione sono diventati un hub, il cuore pulsante dei processi di gestione documentale all’interno delle organizzazioni. Oltre alle funzionalità di digitalizzazione ad alte prestazioni, spesso con doppio gruppo ottico, questi sistemi offrono una serie di strumenti specificamente progettati per la gestione documentale, garantendo un controllo completo degli accessi e delle operazioni di stampa. La loro integrazione con le piattaforme di gestione documentale contribuisce ulteriormente all’efficienza e alla sicurezza dei processi aziendali. Piattaforme che dispongono di funzionalità avanzate e semplici da utilizzare, sia nella fase di acquisizione dei documenti sia in fase di stampa, lato sicurezza consentono un pieno controllo degli accessi alla periferica, perché l’utente può essere autenticato tramite un semplice PIN o con sistemi più sofisticati, come i badge NFC. Le funzioni di sicurezza della macchina vengono abilitate in maniera selettiva in funzione della tipologia di utente che si è collegato. Infine, i dispositivi multifunzione lavorano perfettamente con le maggiori piattaforme di gestione documentale, e, in molti casi, vengono anche integrati con una specifica interfaccia utilizzabile dall’utente direttamente sul touch screen della macchina.

Il principio del “once only” nella Pubblica Amministrazione

Nel contesto della Pubblica Amministrazione la trasformazione digitale rappresenta una necessità urgente per adeguarsi alle esigenze e alle aspettative dei cittadini. Tuttavia, i progressi nella gestione documentale nella PA sono stati più lenti rispetto al settore privato, principalmente a causa di vincoli normativi e culturali. Normative specifiche regolamentano questa transizione e mirano a promuovere una maggiore trasparenza ed efficienza nei processi amministrativi.

La digitalizzazione oggi riveste, comunque, un ruolo centrale nella modernizzazione della PA, come dimostrato dagli investimenti nel Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza. L’interoperabilità tecnica è uno degli obiettivi principali, con lo scopo di semplificare le interazioni dei cittadini con l’amministrazione pubblica e ridurre la duplicazione di dati.

Questo significa implementare dei sistemi all’interno dei singoli enti che consentano tecnicamente di condividere le informazioni tra sistemi documentali dei singoli enti, ma diversi tra di loro. La finalità primaria? Oltre agli ovvi benefici di avere un dato condiviso, l’obiettivo è nei confronti del cittadino, ovvero implementare il cosiddetto principio del “once only”, ovvero che il cittadino fornisca i dati alla Pubblica Amministrazione un’unica volta e questa non debba più richiederli, andando a reperire tutte le informazioni sul cittadino anche da fonti diverse.

L’importanza degli aspetti culturali e organizzativi

Gli esperti delle aziende associate ad ASSOIT e i loro partner, system integrator, consulenti e rivenditori di soluzioni specializzate, sono in grado di supportare enti pubblici e aziende private nello sviluppo e nell’implementazione di soluzioni documentali all’avanguardia e nell’integrazione ottimale dei dispositivi multifunzione.

La trasformazione digitale rappresenta una sfida e un’opportunità per le organizzazioni di tutti i settori. L’adozione di soluzioni di gestione documentale avanzate e l’integrazione di tecnologie digitali nei processi aziendali possono migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare l’esperienza complessiva degli utenti e dei cittadini. Tuttavia, per massimizzare i benefici della trasformazione digitale, è essenziale che le organizzazioni adottino un approccio olistico che consideri non solo gli aspetti tecnologici, ma anche quelli culturali e organizzativi.

I moderni sistemi multifunzione sono diventati un hub, il cuore pulsante dei processi di gestione documentale all’interno delle organizzazioni.

Chi è ASSOIT

ASSOIT è l’Associazione Produttori Soluzioni di Stampa, Digitalizzazione e Gestione Documentale. Sono associate tutte le aziende presenti in Italia che producono sistemi di stampa: Brother, Canon, Epson, FujiFilm, HP, Konica Minolta, Kyocera Document Solutions, Lexmark, Oki, Olivetti, Ricoh, Sharp, Toshiba, Xerox.

L’adozione di soluzioni di gestione documentale avanzate e l’integrazione di tecnologie digitali nei processi aziendali possono migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare l’esperienza complessiva degli utenti e dei cittadini.