Gestione documentale e aziende industriali: tutta un’altra storia

La capacità di recuperare velocemente i documenti aziendali corretti per portare a termine un determinato compito è alla base di tutti i sistemi di gestione documentale presenti in ogni tipologia di impresa o ente pubblico, qualsiasi ne sia la dimensione e qualsiasi sia il livello di complessità riscontrato internamente.

Quando si parla di gestione dei documenti aziendali però le modalità di ricerca e di indicizzazione dei documenti archiviati sono spesso trascurate, o comunque poco approfondite dagli interlocutori che trattano il tema, per la semplice ragione che oggi la ricerca dei documenti nei tradizionali DMS (document management system), si basa esclusivamente su parole chiave, indicizzate nei documenti o attribuite dagli utenti durante la fase di archiviazione del documento con l’utilizzo di tag e hashtag (#) come per la ricerca su Google e/o nei social network.

Negli ambienti altamente complessi delle imprese manifatturiere di tutti i settori industriali le problematiche di gestione dei documenti tecnici mettono a dura prova l’efficacia dei DMS tradizionali che puntualmente dimostrano tutti i loro limiti.

Un prodotto finito, un macchinario o un impianto industriale sono generalmente il risultato di un ’assemblaggio’ di diversi componenti finiti e assiemi (insiemi di più elementi), la cui numerosità può variare da poche unità a centinaia, se non anche migliaia di elementi di base.

Ma oltre al fattore numerosità degli elementi di base, che già di per sé configura un insieme di informazioni e documenti piuttosto complesso da gestire, in molti casi risulta che uno stesso elemento di base viene utilizzato anche più di una volta in uno stesso progetto, prodotto o commessa, ma anche in più di uno di questi.

Si pensi, per esempio, al sistema frenante di un’auto, dove l’elemento freno anteriore è utilizzato due volte (così come l’elemento freno posteriore), e di conseguenza ci sono due freni uguali e quindi un sistema DMS tradizionale tendenzialmente memorizzerà due volte lo stesso documento di descrizione dell’elemento freno anteriore, anziché far riferimento a un unico documento per entrambi. Inoltre lo stesso freno può sicuramente essere utilizzato in più modelli di auto della casa automobilistica, e quindi il problema della replica del documento che fa riferimento allo stesso modello di freno si perpetua in modo incontrollabile.

Oppure si pensi anche a un complesso impianto industriale che prevede un sistema di raffreddamento che pesca acqua in più punti: le pompe utilizzate potranno per esempio essere sei, ed è molto probabile che siano tutte dello stesso modello, e anche in questo caso verranno utilizzate anche in altri impianti. Anche in questo esempio un sistema DMS tradizionale non replicherà solo sei volte lo stesso documento che fa riferimento alle sei pompe uguali utilizzate in questo impianto, ma replicherà lo stesso documento in tutti gli altri impianti simili che l’azienda fornirà nel tempo con le pompe dello stesso modello.

In questi casi un sistema DMS tradizionale quindi non riesce a disegnare e a gestire con efficacia la ‘struttura documentale’ che ricalca la composizione gerarchica ad albero di un prodotto finito, di un macchinario di produzione o di un impianto, ma può fornire solo un aggregato di documenti piuttosto difficile da gestire quando, come si diceva, sono diverse centinaia, se non migliaia, gli elementi di base assemblati in un prodotto finito, in un macchinario di produzione o in un impianto.

Una problematica riscontrata spesso nelle aziende industriali che utilizzano DMS tradizionali è per esempio quella del ‘versioning’, ossia la funzionalità che garantisce l’aggiornamento contestuale di tutti i documenti all’ultima versione delle informazioni che fanno riferimento a più elementi presenti in prodotti, progetti e impianti che per diverse ragioni sono state modificate. Nell’esempio dell’impianto citato prima, un cambiamento tecnico intercorso nelle sei pompe per la presa d’acqua costringerà l’operatore a ricercare i sei documenti relativi e a ripetere per sei volte la funzione di aggiornamento. Non sarebbe invece più semplice tenere memorizzato nell’archivio documenti dell’impianto un solo documento di riferimento per le sei pompe uguali utilizzate e anche per tutte le pompe dello stesso modello presenti negli altri impianti?

Commesse e personalizzazione di prodotto

Ma creazione e gestione di prodotto nei contesti industriali non significa solo questo. Molte aziende manifatturiere lavorano su commessa e si confrontano quotidianamente con l’esigenza del cliente di adeguare e aumentare gli elementi di base di sua produzione già collaudati per rispondere alle specifiche richieste ricevute.

In questi casi diventa essenziale avvalersi di tutti quei modelli realizzati in altre situazioni. Quanto più i prodotti vengono personalizzati, tanto più importante diventa per ogni produttore avere a portata di mano tutte le informazioni e i documenti sui prodotti stessi. Così come si modifica un prodotto per rispondere alle richieste specifiche di un cliente, bisogna anche modificare in coerenza tutti i documenti relativi agli elementi coinvolti e creare un nuovo insieme di documenti che descrive il prodotto personalizzato.

La gestione documentale tecnica e strutturata

In un’azienda industriale è importante considerare i documenti in funzione della struttura dei prodotti/progetti a cui fanno riferimento, rifacendosi al loro modello gerarchico ad albero, e poi consentire di volta in volta a utenti di reparti diversi, e con ruoli diversificati, di consultare lo stesso documento in modo differente.

Rispondere a queste complessità è l’obiettivo dei sistemi di gestione documentale tecnica e strutturata. A oggi non esiste una vera e propria categoria di prodotti così identificata, ma stanno emergendo proposte di singole aziende che stanno innovando l’approccio al tema proprio per superare i limiti riscontrati dai DMS tradizionali e che vanno verso la configurazione di questa nuova area di soluzioni dedicata alle imprese industriali.

In questi sistemi di nuova generazione il fattore differenziante è il principio di correlazione. Una gestione documentale tecnica e strutturata raggruppa tutti i documenti inerenti prodotti fisici, macchinari e/o impianti produttivi, e questi vengono rappresentati attraverso strutture gerarchiche ad albero che permettono di mettere in ‘correlazione’ tutte le informazioni agli assiemi e ai codici prodotto o di commessa che lo compongono. Grazie a questa organizzazione dei dati, in funzione della struttura gerarchica ad albero stessa, si possono stabilire delle relazioni tra le diverse informazioni di prodotto che possono essere utilizzate in diversi contesti.

Un sistema unico per superare
 i silos dipartimentali

I numerosi documenti generati nei processi produttivi di un’impresa industriale nascono e vengono gestiti separatamente. I dati CAD/CAE originati dallo sviluppo dei prodotti sono memorizzati in sistemi PDM. I sistemi ERP/SCM per i processi di produzione e logistica hanno una propria gestione dei dati proprio come l’hanno le applicazioni CRM per la comunicazione con il cliente.

I nuovi sistemi di gestione documentale tecnica e strutturata per supportare al meglio il principio di correlazione tra tutti i documenti e le informazioni con i codici di prodotto e di progetto che entrano in gioco devono basarsi su un elemento costitutivo fondamentale: un ‘hub documentale’.

In questo si realizzano tutti i collegamenti digitali tra le diverse informazioni mostrando le interdipendenze esistenti tra gli stessi elementi coinvolti nei diversi processi aziendali, primo passo per abilitare un’efficace gestione dei prodotti stessi.

In questo modo le persone di un’azienda che partecipano a un processo lavorativo non sono più costrette a raccogliere i diversi documenti necessari da più fonti, ma le informazioni verranno loro fornite automaticamente in modo completo e aggiornato attraverso l‘hub documentale che inoltre configurerà, per ogni tipologia di utente autorizzato a lavorare con i documenti aziendali, una vista ad hoc che farà riferimento al suo specifico ruolo e profilo.