ECM: il valore di una soluzione internazionale

Dall’arrivo del GDPR e della fatturazione elettronica alle nuove linee guida per il documento informatico rilasciate da Agid a fine 2020, le aziende sono tornate a focalizzare il tema della gestione documentale e dei contenuti come l’elemento cardine per le loro strategie di digitalizzazione dei processi. In un mercato dell’offerta molto frammentato come quello italiano, si fa largo da diversi anni ELO Digital Office, realtà internazionale operativa nel nostro Paese che oltre a vantare numerosi clienti italiani, porta un importante portafoglio di esperienze realizzate in più di 100.000 imprese di ogni settore e di ogni dimensione dall’Australia agli Stati Uniti. Ne parliamo con Vito Intini, Direttore Generale Italia di ELO Digital Office.

Come nasce ELO Digital Office e qual è il suo posizionamento sul mercato a livello globale e in Italia?
ELO Digital Office nasce all’interno dello storico gruppo tedesco Louis Leitz, che prende il nome dalla persona che nell’800 a Stoccarda inventò e brevettò il raccoglitore per archiviare i documenti cartacei che tutti noi conosciamo. Nel 1996 l’azienda decise di sviluppare il Raccoglitore Elettronico Leitz, ELO è infatti l’acronimo di queste tre parole in tedesco, il primo prodotto per la gestione digitale dei documenti e l’archiviazione elettronica. Nel 1998 da questa prima esperienza nasce ELO Digital Office che crescendo rapidamente e molto presto ha assunto un carattere internazionale. Oggi le aziende clienti in tutto il mondo sono oltre 100.000 e il numero di licenze attive è superiore a 1.500.000. Lavoriamo con aziende di qualsiasi grandezza dall’Australia agli Stati Uniti, all’Europa e naturalmente abbiamo un forte radicamento nei Paesi di lingua tedesca. Nostri clienti sono, per citarne alcuni, il gruppo industriale Würth Elektronik, Bosch, EnBW, una delle più importanti utility tedesche e la polizia comunale di Zurigo. Negli USA abbiamo Flexitallic e Zachry, in Francia Sodexi e IBAS Molecular e molte altre aziende in altre nazioni di cui molte sono PMI. Tutti i nostri prodotti, a iniziare dal principale la piattaforma ELO ECM Suite, sono stati tradotti in 20 lingue. Siamo presenti in 40 Paesi del mondo, direttamente con 24 sedi in 16 Paesi, e lavoriamo con un canale di oltre mille system integrator. In Italia siamo presenti dal 2013, quando iniziammo a localizzare il prodotto anche per seguire le regole del nostro Paese sul protocollo informatico, la PEC, la conservazione a norma, e ultimamente abbiamo lavorato sul tema della fatturazione elettronica. Commercialmente siamo attivi dal 2015 e abbiamo clienti in settori diversificati dall’industria alimentare, dove possiamo citare Colussi; alla GDO, Gruppo Carelli, realtà con 50 punti vendita in Puglia; alle banche, Federazione Cooperative Raiffeisen dell’Alto Adige; ma abbiamo anche clienti nella PA, Fondir e Fondosviluppo Spa; nell’automotive; nell’industria idraulica e in altri settori. La nostra filiale lavora poi direttamente anche con gruppi internazionali presenti in Italia che hanno scelto di fare il primo roll out di ELO ECM Suite nel nostro Paese. Affrontare per prime le nostre complessità organizzative e normative da questi clienti è ritenuto fondamentale per poi estendere l’esperienza anche all’estero.

Come la vostra piattaforma di Enterprise Content Management si distingue da quelle dei competitor, e quali vantaggi porta il fatto di essere sviluppata da un vendor internazionale?

La suite ECM di ELO Digital Office cresce ogni giorno con i requisiti dei clienti e può essere adeguata e configurata individualmente. Ogni requisito di ogni cliente viene gestito direttamente con noi. Avendo una base clienti così vasta e distribuita in tutto il mondo si intuisce l’immenso know how che negli anni è confluito in ELO ECM Suite portando grande completezza, stabilità e robustezza. Infatti, un aggiornamento richiesto e realizzato per un cliente viene sempre messo a fattor comune di tutti gli altri. I nostri sistemi possono essere personalizzati e anche questo processo è stato standardizzato e oggi in fase di aggiornamento non ci sono problemi con le customizzazioni. Mettiamo a disposizione dei clienti una soluzione ECM creata su misura e che si integra perfettamente nei suoi ambienti IT esistenti. È una soluzione a prova di futuro perché nel tempo segue il cliente in tutte le sue evoluzioni.

Come garantite il futuro delle vostre soluzioni?
Essendo un’azienda privata, ELO Digital Office investe ogni anno una quota importante del suo fatturato nelle attività di ricerca e sviluppo: ben il 9%. La media europea delle aziende ICT è intorno al 5%, in Italia si parla di una quota tra il 2% e il 3%. È una politica che è stata confermata anche dal recente cambio generazionale alla guida delle attività di sviluppo ora sotto la responsabilità del figlio dell’imprenditore, un nativo digitale di 30 anni molto appassionato ed entusiasta che ha confermato l’orientamento del prodotto verso la migliore customer experience dei clienti.

Nel 2020 Agid ha rilasciato le nuove linee guida sul documento informatico e teoricamente, entro maggio di quest’anno, dovrebbero essere implementate presso tutte le PA italiane. Questo processo di cambiamento in alcuni punti, come per esempio l’estensione del numero di metadati obbligatori, viene percepito come molto complesso. Qual è la vostra opinione in merito?

Quello che oggi viene affrontato nelle PA centrali e locali del nostro Paese è un passaggio importantissimo. Può dare un forte impulso in senso etico e di trasparenza e di tracciabilità dei documenti molto rilevante. Cosa di cui naturalmente in Italia, più che in altri Paesi, sentiamo un forte bisogno. Agid ha fatto un ottimo lavoro, considerando la complessità della nostra Pubblica Amministrazione, che darà una forte spinta alla modernizzazione di tutto il sistema e, di conseguenza, del Paese. Poter fare richieste online di documenti che hanno un valore probatorio e questi essere disponibili in tempi molto brevi non è solo una questione pratica ed economica, ma riguarda anche gli aspetti ecologici e di sostenibilità ambientale legati allo spostamento fisico della persona che si deve recare, magari più volte, in uno o più uffici amministrativi.

Sui metadati in realtà non vedo grandi complessità, la transizione può essere un po’ macchinosa. Nella nostra piattaforma ELO ECM Suite, i metadati sono integrati a livello di framework e non richiedono nessun intervento ulteriore di sviluppo. Le informazioni richieste per compilare i metadati sono spesso un’ovvietà per i grandi gruppi industriali dove il problema è già stato affrontato perché la mancata rintracciabilità di un documento può tradursi anche in un pesante danno economico.

Più metadati vengono messi a disposizione, più un’organizzazione può rispondere in modo flessibile alle richieste in continua evoluzione che possono arrivare dal suo interno, dal mercato e, per le PA, dai cittadini. Nella nostra esperienza, la polizia comunale di Zurigo proprio per la delicatezza dei dati che vengono generalmente trattati ha implementato moltissimi metadati; sicuramente in numero superiore rispetto a quelli richiesti da Agid.

Le nuove linee guida di Agid porteranno a cambiare l’impostazione del concetto di documento informatico anche nelle aziende private?

Il tessuto imprenditoriale italiano come sappiamo è formato da piccole e medie imprese che hanno sempre fatto fatica a investire nell’IT. Molte di queste aziende stanno vivendo il passaggio generazionale e nel ruolo degli imprenditori stanno subentrando i nativi digitali. Saranno loro i primi a spingere verso un cambiamento di atteggiamento sugli investimenti nel digitale. Per loro il documento è informatico, e non cartaceo, già da molto tempo. La nostalgia per i cosiddetti bei tempi andati non si applica al contesto lavorativo, dove la concorrenza è ogni giorno più competitiva. L’Agid in questo scenario sta cercando di stare al passo dei tempi ed è indubbio che le nuove linee guida accelerano il processo verso questo nuovo modello di documento informatico anche nelle aziende private. Nelle imprese che hanno un’operatività internazionale già da tempo il documento informatico è stato adeguatamente valorizzato.

Sono comunque diversi i fattori che hanno portato negli ultimi anni a un’estensione su larga scala anche in Italia della digitalizzazione dei processi: dalla fatturazione elettronica alla pandemia. Voi però sostenete che fare una semplice gestione documentale oggi non basta per essere efficaci nel business… Cosa serve di più?

Oggi la digitalizzazione dei processi lavorativi interni è un passaggio fondamentale per stare al passo con lo scenario economico attuale, ma questo vuol dire implementare una gestione dei documenti e dei processi centralizzata e unitaria, indipendente dai formati di origine. Bisogna mettere in relazione i dati aziendali attraverso una piattaforma, come detto centrale, per gestire in modo intelligente le informazioni che servono per far lavorare in perfetta sinergia i diversi software aziendali in produzione. Per raggiungere questo scenario ideale l’elemento chiave è la revisione e la gestione dei processi interni che devono essere ottimizzati e automatizzati in linea con le esigenze e i requisiti aziendali. Il tema deve essere affrontato in modo trasversale in tutti i reparti aziendali. Per esempio, la gestione dei contratti di leasing delle auto aziendali deve essere collegata alla gestione del personale così da chiudere automaticamente il contratto quando eventualmente un dipendente, assegnatario di un auto aziendale. esce dall’azienda. Non fare questo significa rischiare di tenere aperto un contratto costoso per una macchina che non si sta utilizzando.

Oltre alla piattaforma di ECM come si articola oggi la vostra offerta di prodotti e servizi?

ELO ECM Suite è il cuore pulsante informatico della digitalizzazione dei processi aziendali. In rete con i sistemi presenti, il software di ELO offre processi digitali efficienti per tutti i reparti, fornendo ausilio con estensioni tecniche. Con il componente di analisi intelligente ELO Analytics si utilizzano le informazioni aziendali in modo redditizio, mettendo in correlazione dati diversi all’interno di ELO ECM Suite. Per esempio, analizzando il flusso di cassa o i contratti in essere ricavandone conoscenze preziose per l’attività. Con ELO Smart Input si risparmia molto tempo nell’elaborazione dei documenti in entrata: che si tratti di fatture, moduli d’ordine o contratti, il tool riconosce autonomamente i tipi di documenti e ne estrae molto velocemente le informazioni da mettere a disposizione per le successive elaborazioni. Per poter collaborare sempre in modo ottimale ed efficiente, ELO ECM Suite mette poi a disposizione una serie di strumenti di grande utilità: gli ELO Collaboration Tools che sono la base per uno scambio di informazioni basato sui contenuti direttamente presenti nel documento. Uno di questi è ELO Feed, con cui si possono creare contenuti e comunicarli immediatamente ai colleghi.

ELO iSearch, è un motore di ricerca intelligente grazie al quale si trovano documenti e informazioni in pochi secondi. Non perlustra solo l’intero software ELO nel full-text e nei metadati, ma considera anche le applicazioni integrate di terze parti, come sistemi ERP, CRM e posta elettronica. Le e-mail presentano un enorme potenziale informativo, poiché il più delle volte fanno riferimento a corrispondenza commerciale, discussioni, accordi interni e ad altre informazioni rilevanti per le attività dell’impresa. Ma il vero cavallo di battaglia sono le ELO Business Solutions.

Di cosa si tratta?
Sono software intelligenti per la digitalizzazione dei reparti centrali dell’azienda. Sono pacchetti completamente preconfigurati che possono essere utilizzati subito come sono oppure possono essere personalizzati molto rapidamente. Con le ELO Business Solutions forniamo applicazioni per la gestione dei contratti, il fascicolo del personale, la formazione continua, la gestione dei candidati, la gestione del protocollo d’ingresso, soluzione oggi molto richiesta a causa del Covid-19. ELO poi fornisce anche numerosi moduli per l’interfacciamento con app mobili di qualsiasi tipo immaginate dai clienti.

Come è strutturata qui in Italia la vostra organizzazione commerciale e che profilo hanno i vostri partner?
La filiale italiana è costituita da sei persone, due hanno profili commerciali e gli altri quattro sono consulenti tecnici che intervengono direttamente sulla piattaforma. Tutte le altre attività sono gestite direttamente dalla Germania. La nostra forza però è rappresentata dal canale. Alcune volte veniamo direttamente coinvolti nei progetti, ma solitamente sono i nostri partner a seguire sia la parte commerciale che di sviluppo presso i clienti. Abbiamo 20 partner presenti abbastanza capillarmente in tutta Italia; sono tipicamente system integrator che agiscono su base provinciale o regionale, difficilmente vanno oltre questi confini. Ognuno di loro ha seguito una rigorosa formazione organizzata su diversi livelli, che corrispondono a diverse certificazioni. Devono poi seguire dei percorsi di formazione per rimanere sempre aggiornati sulle diverse evoluzioni del prodotto.

Quali sono i temi di innovazione più interessanti per i clienti?
Nel contesto lavorativo attuale chi è in grado di rilevare e analizzare velocemente le informazioni gode di un chiaro vantaggio competitivo. I clienti lo sanno e chiedono di innalzare l’attuale livello di automazione dei processi, superando tutti gli scogli che possono bloccarne lo svolgimento in automatico. Per ottenere questo sono necessari strumenti sempre più intelligenti in grado di analizzare, elaborare e mettere a disposizione rapidamente le informazioni che servono, ma anche di autoapprendere dagli errori. La nostra risposta è stata mettere più intelligenza nei prodotti come, per esempio, nel caso del nuovo modulo ELO DOC Xtractor. È un assistente intelligente che analizza ed elabora i documenti che arrivano da diversi canali di ingresso, e nel tempo, come dicevo, autoapprende tutti i fattori che possono bloccare un processo di riconoscimento dell’informazione, come per esempio la grafia a mano di un particolare utente che interagisce spesso con l’azienda. Nel caso del Gruppo Carelli, questa soluzione dopo la prima fase di apprendimento iniziale ha permesso al cliente un recupero di efficienza dell’85%, ma il sistema continua a migliorare nel tempo. Secondo tema: la sicurezza.

Qual è la richiesta dei clienti sul fronte sicurezza?
Grazie al GDPR, oggi sempre più clienti dimostrano molta più attenzione su questo argomento rispetto al passato e non si accontentano di soluzioni che integrano sistemi di sicurezza basilari. ELO Digital Office offre in materia di protezione e sicurezza dei dati tutte le soluzioni più adeguate per assicurare il rispetto dei requisiti di legge. I dati nei nostri sistemi viaggiano e vengono tutti archiviati utilizzando tecnologie di crittografia SSL avanzate; abbiamo sviluppato un capillare controllo degli accessi a cui abbiamo legato un sistema di controllo e di notifica che opera su diversi livelli. Purtroppo però, nel mercato non siamo ancora arrivati a una consapevolezza pervasiva sul tema sicurezza. Molte aziende continuano a fidarsi ciecamente della dichiarazione di conformità al GDPR fornite dai vendor di software, senza verificare, anche perché non hanno strumenti per farlo, cosa è stato realizzato per ottemperare alla compliance della normativa. Affidarsi a un vendor, estero o italiano, che ha un’offerta software internazionale è la soluzione migliore per assicurarsi che l’applicazione che si sta portando in casa sia pienamente in regola con il GDPR. In altri Paesi, come per esempio la Germania, il rispetto delle normative viene perseguito con sanzioni ben più pesanti di quelle che finora si sono applicate in Italia.

In definitiva come è andato il vostro business in un anno particolare come il 2020?
Nonostante il Covid abbiamo avuto un anno di forte crescita, con un tasso di due cifre. A livello globale è vero che ci sono mercati consolidati, dove la crescita è indotta dal fatto che essendo presenti in molte grandi aziende viene facile espandere il nostro business in reparti che il cliente non aveva ancora coperto con le nostre soluzioni; ma abbiamo registrato anche diversi nuovi clienti. In Italia siamo cresciuti anche molto di più che a livello globale, ma la nostra è una realtà ancora di piccole dimensioni e il mercato è molto ampio. I casi di successo finalizzati nel 2019 sono stati molto di aiuto per diffondere la conoscenza del nostro brand su una scala più vasta.

Qual è la novità del 2021?
A causa della pandemia oggi le aziende hanno una necessità che si può descrivere della ‘Tripla C’: comunicazione, coordinamento e collaborazione all’esterno dell’ambito lavorativo tradizionale. Ossia le aziende cercano un ambiente sicuro e rispettoso delle loro policy aziendali in cui utenti di realtà diverse si possano scambiare informazioni e documenti anche al di fuori dei sistemi aziendali. La nostra novità per il 2021 è ELO Teamroom che permette ai soggetti esterni che collaborano a un progetto della nostra aziendale di lavorare sui nostri documenti utilizzando tutte le soluzioni di sicurezza a cui ho appena accennato.