Costruire un clima di fiducia e collaborazione

Il 92% dei dipendenti è favorevole alla raccolta di dati riguardanti la propria persona e il proprio lavoro da parte della direzione del personale a patto che questo porti a un miglioramento del proprio rendimento o ad altri benefici. Oltre 6 dipendenti su 10, inoltre, sarebbero disposti a fornire i dati relativi al proprio lavoro in cambio di un sistema di remunerazione e incentivi più personalizzato, e il 61% lo farebbe in cambio di opportunità di sviluppo più mirate. Sono alcuni dei dati che emergono dal report di Accenture Strategy ‘Decoding Organization DNA’ che evidenzia come le soluzioni tecnologiche più avanzate, che ormai spesso integrano soluzioni di intelligenza artificiale, richiedano nuovi skill per essere applicate correttamente. Infatti il rovescio della medaglia è che, in base al report, più della metà degli intervistati ritiene che l’utilizzo di nuove fonti per raccogliere dati sul personale rischia di minare la loro fiducia, e il 64% teme che i propri dati personali siano a rischio. I vantaggi che derivano dalle tecnologie di IA in ambito HR sono innegabili – dalla riduzione dei tempi nella selezione del personale alla rapida individuazione di situazioni di criticità – ma, nel contempo, le aziende devono elaborare strategie di condotta responsabili al fine di creare un ambiente basato su fiducia e condivisione, l’unico in grado di consentire il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Per capire come impattano le tecnologie di IA nel mondo HR abbiamo posto le seguenti domande ad alcuni operatori del settore.

1  Quali sono le sfide che devono affrontare oggi i responsabili HR?

2 Che supporto forniscono le soluzioni che integrano tecnologie di intelligenza artificiale?

3 Quale approccio suggerite e quali tecnologie vostre e/o di terze parti proponete per affrontare le complessità legate alla gestione delle risorse umane?

• 1. Una importante trasformazione in termini digitali. Devono essere il primo punto di riferimento aziendale per il grosso cambiamento in atto. E devono anche pensare a una trasformazione del processo di Talent Acquisition e di Managing Employees

• 2. La variabile è molto ampia. Su tutto l’ambito del processo di selezione per esempio, la semantica e i video aiutano a individuare le competenze hard e soft. Da questo punto di vista è fondamentale non perdere di vista che l’IA può essere uno strumento eccezionale ma solo nelle mani dell’uomo. Su analisi e ricerca di informazioni oggettive sono e saranno sempre molto utili. Su interpretazione e valutazione soggettive no. Anzi, si rischia un effetto contrario.

• 3. Un approccio umano. Infatti qualunque strumento sia valutato, la parte ‘human’ è fondamentale. Noi proponiamo di inserire nel processo le nostre soluzioni di Video interview on demand (fortemente incentrate sul concetto di Candidate Experience e Recruiting Experience) e la nostra soluzione innovativa HRmatch che può essere utilizzata come supporto nell’analisi dei CV ed alle informazioni oggettive fornite dal candidato, la semantica e gli algoritmi. L’idea è quella di spostare il concetto da semplice recruiting tool a Recruiting Experience per rendere il processo della talent acquisition utile, produttivo ma nello stesso tempo innovativo e divertente.

• 1. La realtà in cui si trovano a operare oggi i responsabili HR è un mercato del lavoro in costante cambiamento, con scenari competitivi mutevoli e una diffusa instabilità economica e politica. Dal punto di vista ‘umano’, queste variabili si traducono in una veloce obsolescenza delle competenze e quindi nella necessità di fornire formazione continua ai dipendenti. Parallelamente occorre applicare modelli organizzativi fluidi, che consentano adattamenti rapidi, e si rende necessaria una continua e pressante ricerca di talenti con competenze specialistiche. Uno scenario sfidante, in cui la tecnologia diventa un mezzo abilitante.

• 2. Il mantra del recruiting continua a privilegiare la combinazione di core e soft skills quali la capacità di gestire il cambiamento, la resilienza, la flessibilità e il continuos learning. La buona notizia è che le nuove tecnologie di IA possono aiutare le HR a raggiungere questi obiettivi. Si pensi alla possibilità introdotta dall’IA di effettuare screening massivi dei CV, un processo fino a ieri svolto manualmente. Oggi la fase manuale è quella finale, la più preziosa, quando l’occhio e l’empatia umani sono necessari per paragonare profili simili. L’automazione garantisce così il taglio di costi e tempi durante la selezione, aumentandone il livello di accuratezza, e permette agli specialisti di dedicarsi ai task più strategici del processo.

• 3. Smart Intuition Technology è la soluzione offerta da Jobrapido per velocizzare e migliorare l’efficacia del processo di recruiting, facilitando l’incontro fra i candidati qualificati e le aziende, in tempi e a costi minori. Utilizzando i migliori strumenti dell’innovazione tecnologica e dell’Intelligenza Artificiale, la soluzione sfrutta l’alberatura concettuale della tassonomia e la applica al campo del job recruitment, per profilare sia i candidati sia le offerte di lavoro. Grazie a un motore di ricerca basato sul Machine Learning, Smart Intuition Technology impara così a conoscere gli interessi dei jobseeker e li mette in relazione con la serie più completa di offerte in target con la loro ricerca. Questa nuova tecnologia è applicata a tutti gli stadi dell’esperienza di ricerca sul sito di Jobrapido, aumentando il traffico rilevante, profilando in modo più efficace la community e potenziando l’esperienza di ricerca da parte dell’utente. Superando il meccanismo di ricerca basato sul Keyword Matching, in grado di elaborare i risultati sulla base solo delle parole chiave o di loro sinonimi, Smart Intuition Technology assicura il 35% in più di candidati qualificati per ogni vacancy, rendendo i processi di recruiting molto più efficaci.

• 1. I responsabili delle risorse umane oggi vivono molte sfide, che li collocano in una posizione ancora più strategica rispetto al passato. L’utilizzo sempre più pervasivo di strumenti digitali richiede nuove competenze, modifica le caratteristiche dei profili professionali necessarie e introduce un cambiamento culturale. Le direzioni HR devono anche ‘dare il buon esempio’ nel generare efficienza e risparmio dei costi, ottimizzando processi e operatività. Bisogna capire come rinnovare l’approccio alla ricerca, alla retention, alla valorizzazione dei talenti nella nuova economia digitale e allo stesso tempo aumentare l’efficienza e l’efficacia della propria azione. Fortunatamente, le tecnologie della digital transformation vengono in soccorso dei CHRO (Chief Human Resources Officers), permettono di valorizzare le risorse umane, diminuire il lavoro amministrativo e, soprattutto, dedicare più tempo alle persone.

• 2. Intelligenza artificiale e machine learning sono importanti alleati dei dipartimenti delle risorse umane perché è proprio nel contesto HR, più che altrove, che si mette in luce la loro capacità di supportare il lavoro delle persone, di trasformarlo e non di sostituirlo tout-court, come invece si sente spesso dire. Aiutano a identificare e scegliere i migliori candidati, aiutano i dipendenti nei compiti di routine, e aiutano anche a proteggere le informazioni sensibili e preziose che i dipartimenti HR gestiscono. Ad esempio, molti reparti HR oggi guardano con interesse alla tecnologia sempre più evoluta degli assistenti digitali: ad esempio una chatbot ben allenata, connessa a un sistema Oracle Cloud in grado di reperire una grande mole di informazioni automaticamente, può dare molte risposte in modo efficace e anche…più umano rispetto alla compilazione di un form e all’attesa di una risposta scritta.

• 3. L’IA e il machine learning, integrati direttamente nelle app HR che rendiamo disponibili con Oracle HCM (Human Capital Management) Cloud sono la spina dorsale della nostra proposta, che si basa su tecnologia cloud di nuova generazione. L’approccio che suggeriamo è quello di affidarsi a chi è in questo settore da decenni e può garantire continuità nel business. Il concetto base è quello di ‘autonomous’, ovvero soluzioni in grado di auto-migliorarsi con il tempo e grazie a IA e machine learning. Un altro aspetto che contraddistingue Oracle è l’apertura a partnership con prestigiosi player del settore HR. La collaborazione che abbiamo aperto con LinkedIn ad esempio offre enormi opportunità sia ai recruiter sia alle persone. Stiamo sviluppando ora innovazioni per Oracle HCM Cloud che permettono ai dipendenti di importare informazioni dai loro profili LinkedIn nei sistemi dell’azienda. Questo aumenta la quantità di dati disponibili, ad esempio, quando si ricercano competenze all’interno dell’azienda, e permette alle persone di valorizzarsi agli occhi del dipartimento HR.

• 1. I responsabili delle Risorse Umane oggi ricoprono una funzione strategica per il raggiungimento degli obiettivi di business. La sfida più grande è di evitare di rimanere confinati nel ruolo tradizionale di gestore di processi amministrativi come il payroll, i permessi o i percorsi di carriera. Bisogna adottare modalità innovative e sempre più digitali per creare esperienze uniche per i dipendenti, attrarre e gestire i talenti, creare una cultura in azienda orientata all’innovazione, alla flessibilità e al cambiamento. Dovranno infine considerare che l’ecosistema aziendale non sarà più limitato ai confini classici dell’organizzazione, ma comprenderà un ambiente più ampio. La tecnologia riveste un ruolo chiave a supporto del nuovo ruolo della funzione HR: analytics, IA, mobile, cloud sono ambiti con cui anche l’HR si sta sempre più confrontando, mutuando dal mondo consumer alcune best practice.

• 2. Le tecnologie basate sull’IA e sul machine learning stanno supportando le divisioni HR nei processi di assunzione, già in fase di matching dei CV per la ricerca dei candidati migliori, semplificando poi l’onboarding e monitorando le performance dei dipendenti. Questo permette di ridurre il rischio di pregiudizi da parte dei recruiter e la probabilità di perdere talenti, accelerando sensibilmente i tempi della ricerca. Inoltre, molte attività routinarie possono essere facilmente automatizzate permettendo ai diversi responsabili di ottimizzare il proprio impegno e di concentrarsi su attività più strategiche. SAP ha già introdotto all’interno della propria soluzione di HCM algoritmi di intelligenza artificiale per processi di recruiting più snelli e employee experience sempre più personalizzate.

• 3. Le tecnologie offerte da SAP in ambito gestione risorse umane coprono l’intero ciclo di vita del dipendente, chiamato anche ‘Hire to Retire’. Questo ciclo è molto esteso e ricopre diverse fasi: ricerca delle candidature esterne, employer branding, inserimento in azienda, gestione dell’organizzazione e delle persone, processi di Talent Management volti allo sviluppo, la valutazione delle performance e la retention delle persone chiave, ecc. In una moderna gestione delle risorse umane la ‘employee & manager experience’ ricopre un ruolo fondamentale: l’esperienza che ci si aspetta è paragonabile all’esperienza consumer dove la semplicità di utilizzo e il mobile sono ormai lo standard. Le soluzioni SAP Successfactors rispondono a questa esigenza massimizzando l’employee engagement come elemento chiave per la digital transformation delle aziende.

• 1. I responsabili HR oggi sono chiamati a progettare, realizzare e promuovere profonde trasformazioni delle organizzazioni in cui operano. Nonostante l’input al cambiamento arrivi dall’ambito tecnologico, tali trasformazioni sono prima di tutto culturali e organizzative e, solo in seconda battuta, tecnologiche. Intelligenza Artificiale, Digital HR, Social Enterprise sono solo alcuni dei temi, più o meno attuali, che animano il dibattito intorno alla gestione HR e che iniziano a entrare nelle pratiche aziendali. Si pensi ad esempio al recruiting o ai processi di talent management che oggi si possono attuare con tecnologie avanzate legate all’intelligenza artificiale in grado di presentare analisi predittive e relativi suggerimenti di azioni molto accurati. Tuttavia il tema centrale è la prontezza e l’adeguatezza delle organizzazioni e delle persone ad accogliere e sfruttare al meglio e a proprio vantaggio tali trasformazioni. I responsabili HR giocano un ruolo chiave nel preparare i contesti organizzativi e accompagnare le persone e le organizzazioni in questi percorsi di evoluzione.

• 2. Come detto, le soluzioni tecnologiche che sfruttano l’intelligenza artificiale possono essere di grande aiuto per migliorare l’efficacia di alcuni processi decisionali, attraverso la formulazione di indicazioni e suggerimenti basati sull’analisi dei dati. L’intuizione e l’empatia umana non è e non sarà sostituibile, se si pensa per esempio al processo di selezione, tuttavia queste tecnologie possono fornire un supporto decisivo nella scrematura accurata delle candidature basata su ampia gamma di criteri, laddove si tratti di grandi mole di dati da leggere e mantenere aggiornati.

• 3. La gestione delle risorse umane non può più essere affrontata con approcci improvvisati e strumenti inadeguati. Occorre una preventiva e onesta riflessione sulla propria organizzazione, in termini di processi, obiettivi e competenze strategiche, e poi è richiesto un piano coerente di attuazione che preveda l’introduzione della tecnologia in linea con i bisogni e la complessità da gestire. L’esperienza maturata in tanti anni evidenzia che in azienda si fa molta fatica ad adottare soluzioni tecnologiche non inserite in un più ampio disegno di ripensamento organizzativo. La nostra offerta è Talentia HCM, una soluzione per la gestione delle risorse umane che copre tutto il ciclo di vita del dipendente in azienda, dalla selezione alla formazione, alla valutazione delle performance, allo sviluppo professionale, al rewarding e analisi salariale. Una soluzione flessibile e modulare che consente di gestire i processi HR in modo condiviso, accogliendo anche logiche social e mobile. In Italia abbiamo più di 300 clienti, aziende di medie e grandi dimensioni come FS, Brico, BPER, SIA, CDI, che utilizzano Talentia HCM a supporto dei modelli e delle politiche per la gestione e la valorizzazione delle proprie persone.

• 1. La sfida principale per le HR oggi è dover gestire processi senza valore aggiunto, tuttavia indispensabili, come buste paga, fogli presenze, e, al contempo, fornire all’azienda servizi a forte impatto sul business, come recruiting, mobilità interna, pianificazione delle successioni, HR analytics. Molto spesso, i responsabili HR si focalizzano sugli aspetti di tipo ‘transazionale’, dimenticando quelli più legati alla trasformazione. Ciò può diventare molto rischioso. La risposta sta nell’ottimizzare il tempo speso per tali attività, facendo gestire in outsourcing gli aspetti meno strategici per concentrare sforzi, tempo e budget nel trovare, sviluppare e trattenere le persone, nonché nell’anticipare le competenze che saranno necessarie in futuro.

• 2. L’IA porterà grandi vantaggi a due aspetti fondamentali per le HR: precisione e risparmio di tempo. Per quanto riguarda lo sviluppo individuale, grazie all’IA è possibile fornire contenuti formativi in base al profilo delle persone, alle loro competenze, interessi e aspettative. La selezione interna è un altro elemento chiave per trattenere e motivare le persone ed è più efficiente se si è in grado di proporre piani di sviluppo personalizzati. Per quanto riguarda la selezione esterna, quando una azienda pubblica un’offerta di lavoro e riceve 500 candidature, la prima scrematura per selezionare i 30 migliori candidati sarà molto più efficiente utilizzando l’IA. Infine è necessario prendere in considerazione anche le HR Analytics, che includono l’IA. I selezionatori devono essere in grado di misurare ciò che fanno, come in qualsiasi altra divisione dell’azienda.

• 3. La gestione tradizionale delle HR è stata per lungo tempo associata alla gestione dei processi. Il focus oggi deve essere posto sulle persone e gli obiettivi e i moderni sistemi HR devono tenere conto di questo fondamentale cambiamento. La strategia HR non inizia con attività amministrative, ma con progetti che hanno un impatto sul business. Ciò significa che un sistema HR non dovrebbe essere centrato sul ‘core HR’, ma sulla gestione dei talenti. La strategia HR deriva dalla strategia di business, pertanto qualsiasi sistema HR efficiente deve includere diversi livelli di analytics per misurare l’efficienza delle HR con KPI orientati al business e consentire una gestione business-oriented delle persone. I manager di linea si aspettano risultati immediati e la loro maggiore preoccupazione riguarda trovare gli skill necessari per raggiungere gli obiettivi. Sono le HR a dover fornire le risorse necessarie sia in fase di recruiting sia per la crescita professionale delle persone.

• 1. Le sfide sono molteplici: in primis contribuire direttamente agli obiettivi di business aziendali, riducendo i costi amministrativi e aumentando la produttività dei dipendenti mediante strumenti capaci sia di riconoscere e sviluppare il talento sia di aumentare il senso di appartenenza con sistemi di engagement e di welfare personalizzati. I responsabili HR sono inoltre chiamati a promuovere la digital transformation all’interno delle proprie organizzazioni per favorire una gestione dei processi improntata alla mobilità e a una sempre maggiore autonomia da parte delle persone nello svolgimento delle attività aziendali. Obiettivi che passano inevitabilmente dall’adozione di soluzioni tecnologiche di ultima generazione in grado di integrare le funzionalità prettamente applicative con quelle preposte alla condivisione delle informazioni e alla comunicazione.

• 2. L’intelligenza artificiale diventerà sempre più una componente imprescindibile delle soluzioni per la gestione del personale. Ovviamente non può sostituire l’uomo nel campo delle valutazioni finali, ma può aiutarlo a interpretare e comprendere meglio l’enorme mole di informazioni che il responsabile HR deve analizzare. È sufficiente pensare agli algoritmi di machine learning o di tipo semantico applicati alla selezione del personale per lo screening dei curricula, oppure a soluzioni di intelligenza artificiale per pianificare il fabbisogno di personale nel tempo a seconda dell’andamento storico dell’azienda, dei risultati previsionali ecc. Un HR manager che adotterà modelli predittivi e analytics generati anche con l’ausilio dell’IA avrà certamente maggiore probabilità di successo rispetto a chi utilizzerà soluzioni software prive di queste componenti.

• 3. Zucchetti ha già implementato funzionalità di intelligenza artificiale nella propria suite di gestione del personale targata Infinity, in particolare nell’ambito delle soluzioni per il workforce management. Il software ZForecast è infatti un sistema adattivo e intelligente che, grazie alla sua capacità di auto-apprendere, risponde alle esigenze di un processo costantemente in evoluzione come quello della gestione della forza lavoro. L’algoritmo alla base di ZForecast analizza i flussi di lavoro, combina i dati storici e tiene conto della volatilità dell’organizzazione per operare una previsione puntuale del fabbisogno di personale in ogni situazione e per ogni settore. In pratica l’esito della previsione viene utilizzato dal sistema per definire il corretto dimensionamento dell’organico, il numero di risorse da assegnare per ogni giorno lavorativo, unità organizzativa e fascia oraria. I dati generati dal sistema possono infine essere adattati dal responsabile che può intervenire per modificarli in base a esigenze specifiche. Sono in fase di implementazione ulteriori funzionalità di IA volte a stimare i tempi relativi alle attività lavorative con relativi indicatori di performance.