Collaboration basata sull’open source

“Oggi la collaborazione documentale online è un elemento irrinunciabile per qualsiasi realtà aziendale. E questo non solo quando si parla di collaborazione interna a un team, ma anche di quella esterna, quando è necessario lavorare su documenti con utenti terzi. Esistono però diversi aspetti ai quali bisogna prestare attenzione nella selezione di una soluzione che sia effettivamente adeguata alle proprie esigenze.” Così introduce il tema delle piattaforme di collaboration Galina Goduhina, Responsabile Sales di ONLYOFFICE, progetto sviluppato da Ascensio System SIA, la cui missione è quella di aiutare i team di qualsiasi dimensione e forma a collaborare in modo sicuro ai documenti online. Il tutto in un contesto in cui negli ultimi anni proprio questo tema è diventato sempre più pervasivo, con la diffusione maggiore di soluzioni che consentono appunto a più persone di agire e collaborare a distanza senza quindi trovarsi fisicamente nella stessa sede. E che ha avuto origine dalle suite di produttività che via via si sono sempre più evolute aggiungendo funzionalità e opportunità abilitate da Internet.

Ecco che, quando si parla di processo di selezione di una soluzione, il primo elemento evidenziato dalla responsabile di ONLYOFFICE è quello della possibilità di far risparmiare tempo e sforzi alle persone, automatizzando le attività quotidiane perché restino costantemente produttivi; e ancora, la disponibilità di un ampio ventaglio di funzionalità estendibili in base alle necessità, così come di una solida compatibilità con i diversi formati di file presenti sul mercato. “In generale è molto probabile che le soluzioni basate sulle tecnologie più recenti risultino affidabili, adatte alle esigenze di ciascuno o in grado di fornire alcune funzionalità fondamentali. Ma questo non basta. La piattaforma deve seguire un percorso di sviluppo continuo, garantendo una costanza di aggiornamenti e correzioni al codice. Non va poi trascurato anche l’aspetto di protezione dei dati così come la libertà di lavorare sempre e ovunque con qualsiasi dispositivo, sfruttando opzioni multipiattaforma. Nel contempo, fronte utenti deve essere garantita una piena usabilità e accessibilità per ogni persona. Non meno importante è, infine, il rapporto prezzo-prestazioni”, sottolinea Goduhina aggiungendo che proprio tenendo conto di tutti questi fattori ONLYOFFICE ha sviluppato la recente soluzione DocSpace, integrata con la sua suite Docs e studiata di fatto per creare una connessione tra persone e documenti in uno spazio virtuale adeguato e aumentare contestualmente le possibilità di collaborazione.

Le tappe e il traguardo

“La storia di DocSpace è iniziata nel 2021, nel momento in cui abbiamo avviato la riscrittura della nostra piattaforma di produttività. Ecco che abbiamo pensato a creare la piattaforma App Server (architettura a microservizi) come prodotto capace di scalare senza limiti. Nello stesso anno abbiamo contestualmente rilasciato la nuova versione della soluzione Personal per l’editing online di testi, fogli di calcolo e presentazioni basata appunto su questa nuova tecnologia, per rendere l’ambiente più veloce, potente e stabile, funzionando senza problemi sia su web che su mobile. L’idea originale si è successivamente evoluta verso un miglioramento non solo dell’architettura del servizio, ma anche del meccanismo di lavoro con i documenti. Ne è scaturito appunto DocSpace, il cui obiettivo principale, rispetto al già esistente Workspace così come ad altri programmi di produttività presenti sul mercato, è di fatto quello di far risparmiare tempo e migliorare la collaborazione sui documenti coinvolgendo persone esterne al team o all’organizzazione. Quindi clienti, partner, contractor, sponsor, e così via.”

La sfida alla quale ONLYOFFICE vuole rispondere è quella delle procedure separate di archiviazione e condivisione di documenti, che genera una vastità di file non organizzati così come numerose cartelle e sottocartelle. Per farlo DocSpace mette a disposizione ‘stanze’ personalizzabili utili a una strutturazione dei documenti in base alle esigenze o agli obiettivi del progetto. “Quando esistono tante attività quotidiane da svolgere è importante limitare il tempo dedicato a quelle più ripetitive ed elementari, come la creazione o la condivisione dei documenti aziendali. La nostra soluzione elimina la necessità di condividere ogni documento o cartella. È sufficiente impostare i diritti di accesso richiesti per tutti i file contenuti all’interno di una determinata stanza dove è possibile lavorare insieme su documenti, tracciare le modifiche e comunicare in tempo reale”, spiega Goduhina, aggiungendo che attualmente è possibile operare in due tipologie di stanze: di collaborazione – per creare documenti in collaborazione in tempo reale, monitorare le modifiche, comunicare direttamente all’interno dei documenti utilizzando la chat incorporata o tramite i plugin di Jitsi, Telegram e Rainbow – e personalizzate – per applicare le impostazioni e utilizzare le stanze per qualsiasi scopo personalizzato, ad esempio per condividere il contenuto solo per la visualizzazione, richiedere di revisionare i contenuti o lasciare i commenti, condividere un modulo da compilare online, e così via.

Proteggere i dati

Un tema sul quale il team di ONLYOFFICE si è particolarmente concentrato mentre sviluppava DocSpace è quello della sicurezza e privacy dei dati, tenendo anche conto di quei requisiti che possono limitare la diffusione degli strumenti di collaborazione non conformi. “Mentre questi strumenti si sono diffusi sempre di più in diversi ambiti business come finance, education, PA, in diversi Paesi è emersa una sensibilità elevata rispetto al tema della privacy e della residenza dei dati. Ecco che per mantenere la conformità con quanto previsto da regolamenti come il GDPR e sulle indicazioni per la ‘residency’, la scelta può ad esempio ricadere su soluzioni ‘domestic’, quindi nazionali. Si possono fare diversi esempi di pacchetti – tedeschi, francesi, giapponesi e altri ancora – tutti tra l’altro basati su soluzioni open source, un modello che rappresenta di fatto una valida risposta alle sfide della sicurezza che ogni giorno figure come i Ciso così come il personale di riferimento devono far fronte”, afferma Goduhina.

Secondo la manager è in particolare proprio l’open source – al centro della proposta ONLYOFFICE – ad avere dalla sua diversi vantaggi. Lato sicurezza cita il fatto che il codice sorgente è aperto e può essere rivisto e controllato da un’ampia comunità di sviluppatori. Un approccio che – continua – può parallelamente contribuire a ridurre il rischio di violazioni e offrire agli utenti un maggiore controllo, potendo decidere dove e come vengono archiviati ed elaborati i dati. Oltre a produrre benefici in termini di costi, personalizzazione e flessibilità così come di facilità di integrazione. “Queste soluzioni possono di fatto essere integrate agevolmente nell’infrastruttura esistente di un’organizzazione scegliendo la modalità ‘self-hosting’ che, dipsonibile con i nostri pacchetti, offre un controllo maggiore sul software e i dati residenti. Un’opzione che può dimostrarsi particolarmente importante per quelle realtà che trattano dati sensibili o sono soggette a rigide normative sulla privacy. In sostanza, la scelta di operare sui propri server interni ne permette un’archiviazione ed elaborazione sicura garantendo che restino di ‘proprietà’ di chi effettivamente è autorizzato a trattarli. Il quale li può tenere costantemente sotto controllo senza essere sottoposto ai vincoli che possono eventualmente emergere con un fornitore esterno.”

Goduhina aggiunge tuttavia che le soluzioni in self-hosting possono richiedere al team il possesso di un ventaglio di conoscenze e competenze puntuali di cui non tutti dispongono. L’alternativa indicata per chi non è in grado o non desidera servirsene è quella dei software che supportano la criptatura dei dati end-to-end (E2EE, end to end encryption). “Si tratta di una misura di sicurezza finalizzata alla criptatura completa di una comunicazione tra due o più parti, da una sua estremità all’altra. Ecco che durante il percorso dei dati sulla rete questi non possono essere letti o intercettati. Con la tecnologia E2EE – supportata dal nostro Docs e disponibile in uno dei prossimi rilasci di DocSpace. – solo il mittente e il destinatario (o i destinatari) di un messaggio possono accedere a informazioni che risultano invece inaccessibili anche al fornitore di servizi che ospita la comunicazione. Nello specifico dei software di collaborazione, E2EE può contribuire a garantire la protezione delle informazioni sensibili condivise tra i diversi componenti del team. Un aspetto particolarmente importante per quelle realtà che ad esempio trattano dati finanziari e personali così come segreti industriali.”

Versioni e casi di utilizzo

In generale la piattaforma ONLYOFFICE, con le sue diverse componenti, può essere utilizzata in più modalità: direttamente on premise presso server interni, in data center scelti dai clienti e infine in cloud (tramite partnership con AWS). Inoltre può essere integrata all’interno di altre offerte che spaziano dalle piattaforme di e-learning a quelle di enterprise content management fino ai sistemi di file sync&share storage. “Ci rivolgiamo ad aziende di ogni dimensione proponendo piani tariffari diversi. Nel caso di DocSpace si parte da un piano gratuito (Startup) e uno a pagamento (Business) che viene calcolato in base al numero scelto di amministratori/utenti esperti”, precisa Goduihina. Tra gli utenti della piattaforma ONLYOFFICE, e nello specifico della soluzione Workspace, c’è anche GARR – Rete Italiana della Istruzione e della Ricerca, che ne ha eseguita l’implementazione per gestire uno spazio di lavoro nel cloud self-hosted per portare avanti le sue ricerche.

“La suite viene utilizzata per fornire il servizio GARR Workplace, in cui un gruppo di utenti può ottenere un’istanza ONLYOFFICE dedicata indipendentemente dalla loro posizione. Questa possibilità è stata giudicata particolarmente utile per i progetti di collaborazione tra imprese. Un altro esempio che posso citare è quello di TGI, società cooperativa con sede centrale a Lione e uffici in Francia, Italia e Spagna, che invece integra ONLYOFFICE per fornire ad avvocati ed esperti assicurativi strumenti di gestione documentale. Infine l’italiana Innovazionedigitale si è affidata alla nostra offerta per creare una piattaforma di produttività aziendale sicura basata su web per aziende di qualsiasi dimensioni. Nel dettaglio è stato integrato il servizio all’interno di C360, una piattaforma unificata che permette di usufruire di servizi e applicazioni come posta elettronica, strumenti di gestione documentale, videoconferenze e chat. Con il sistema di identity access management che fornisce l’accesso con un unico login”, conclude Goduhina.