Attenzione stanno arrivando le huddle room

Nuovi spazi di lavoro sono destinati a spuntare negli ambienti di ufficio dove il paradigma dello smart & digital workplace, concetto strettamente legato a quello dello smart working, sta ridisegnando le abitudini di lavoro. Sono le ‘huddle room’ dove possono interagire piccoli gruppi di persone, generalmente fino a 6, e dove è possibile andare anche con poco, o senza, preavviso per realizzare incontri estemporanei, veloci e altamente interattivi anche con colleghi che stanno in sedi remote. Spazi che quindi necessitano di una dotazione tecnologica adeguata per condividere documenti e presentazioni, ma anche per visualizzare materiale multimediale o fare call audio/video.

La traduzione in italiano di huddle è ‘calca’, ma il termine non indica bene l’idea che i promotori delle huddle room vogliono dare a queste parole. Molto più pragmaticamente il termine fa riferimento al gergo sportivo anglo sassone quando con ‘huddle up’ si indica il momento in cui la squadra si riunisce velocemente (quante volte l’abbiamo visto fare nelle partite di basket, football americano, rugby…) per motivarsi, decidere come affrontare una particolare fase di gioco o semplicemente per gioire della vittoria a fine partita… Sono ‘meeting’ di poche decine di secondi, massimo un minuto, e poi tutti di nuovo tornano a giocare. Naturalmente una riunione aziendale non potrà mai durare così poco tempo, ma certo la filosofia è la stessa: ci si incontra, si scambiano opinioni e informazioni, si prendono decisioni e poi si torna ognuno al proprio lavoro.

Piccole sale riunioni e isole insonorizzate

Lo spazio di una huddle room può essere semplicemente quello di una sala riunioni piccola, di dimensioni adeguate per mettere intorno a un tavolo fino a sei persone, potenzialmente ognuna con il suo notebook, e avere un video alla parete per vedere presentazioni, video o i colleghi che stanno in sedi remote durante una sessione di video conferenza.

Ma non è detto che in tutti gli spazi d’ufficio esistano sale che hanno dimensioni più piccole rispetto a quelle più grandi di solito dedicate ai meeting con i clienti e/o di gruppi più grandi. Magari ce ne sono due, ma sono tutte all’ultimo piano dell’edificio e prenotarle all’ultimo momento è difficile. Magari queste stanze sono utilizzate anche da colleghi che per concentrarsi su un lavoro delicato, o per fare telefonate particolarmente complesse, preferiscono isolarsi e quando un gruppetto di persone arriva per fare una riunione si perde tempo perché la stanza deve essere liberata…

Ecco quindi che se scarseggiano le sale di dimensioni adeguate a riunioni di piccoli gruppi il concetto di huddle room viene interpretato installando, magari in mezzo a un open space, un nuovo elemento di arredo che si caratterizza come un unico blocco isolato e insonorizzato che come un guscio racchiude gli elementi essenziali per condurre meeting che possono essere anche rapidi. Oltre agli elementi d’arredo come sedute, tavolo e pareti insonorizzate in questo guscio si torva tutta la dotazione tecnologica per collegare i notebook delle persone partecipanti via cavo e/o via wireless, un monitor per visualizzare presentazioni e video chiamate, telecamere, microfoni e quant’altro può essere utile.

Niente più riunioni quindi in piedi davanti alla macchina del caffè, o in uno spazio open space vicino ai colleghi che stanno lavorando e che vengono disturbati dal chiacchericcio continuo.

Almeno una ogni piano

L’esigenza a cui vanno incontro le huddle room in entrambe le versioni, dare spazio alle persone per organizzare velocemente delle riunioni di piccoli gruppi per facilitare il veloce scambio di idee e opinioni, è molto concreta e sempre più sentita soprattutto in quegli ambienti di lavoro dove lo spazio dell’ufficio diventa sempre più impersonale perché le persone non vanno in azienda tutti i giorni a lavorare, preferendo lo smart working per uno o due giorni alla settimana, e dove non esistono più scrivanie assegnate.

Gli architetti e gli operatori che si occupano degli spazi negli ambienti di ufficio segnalano come la richiesta di questi luoghi sia in crescita e una ricerca realizzata da Frost&Sullivan mette in evidenza come entro il 2020, ossia nei prossimi quindici mesi, il 70% delle sale riunioni tradizionali verrà sostituito dalle più produttive huddle room.

Ma quante huddle room ci devono essere in un ambiente di ufficio? I più esperti rispondono che soprattutto negli open space ce ne dovrebbe essere almeno una per ogni piano, proprio per renderle facilmente accessibili e fruibili a tutte le persone che lavorano in azienda.

Cosa deve fare l’IT

L’arrivo delle huddle room rappresenta una nuova sfida per l’IT aziendale. Per prima cosa se sarà sicuramente l’architetto selezionato dall’azienda a trovare il giusto spazio fisico nell’ambiente ufficio dove posizionare la nuova huddle room, sulla base di diversi parametri ambientali tra i quali spazio e illuminazione, dovrà essere il facility manager, ma spesso anche il responsabile IT a indicare in fase di ideazione quali sono le aree che possono dare supporto adeguato dal punto di vista della connettività elettrica, ma soprattutto da quello dei cablaggi alla rete aziendale. Se è previsto che nelle huddle room si svolgano sessioni di video conferenza, è necessario che gli elementi costitutivi del cablaggio e i cavi che portano il segnale video siano più che adeguati per evitare il degrado delle immagini o il blocco di sistema durante le riunioni con persone collegate da località remote. La semplice connettività, operativa magari da 10 o più anni, realizzata per l’architettura di rete dove transitano tutti i dati e le applicazioni aziendali, dove nel tempo sono stati collegati gli access point del WiFi e magari anche le telecamere di videosorveglianza, difficilmente potrà bastare.

Dal punto di vista della dotazione tecnologica, invece, le huddle room rappresentano un modello di digital workplace collettivo che si aggiunge a quelli individuali, virtuali o fisici che siano, già presenti in azienda. Quindi per l’IT che si troverà a gestire queste nuove isole di lavoro, la chiave per semplificare il più possibile gli interventi futuri è quella di puntare alla standardizzazione degli strumenti che verranno utilizzati all’interno delle huddle room, sia quelli fisici come i monitor sia quelli software come, per esempio, la piattaforma di applicazioni per la comunicazione e la collaborazione unificata (UCC), oppure gli eventuali spazi di archiviazione cloud a cui puntano le tecnologie scelte da chi propone la huddle room che l’azienda ha scelto.

Standardizzare quando è possibile

Un grosso passo verso il tema della semplificazione delle attività di gestione delle tecnologie presenti nelle huddle room è quello della standardizzazione delle soluzioni che deve guardare alla coerenza delle nuove soluzioni che si vanno a introdurre in azienda con quello che si ha già in casa per i digital workplace individuali. Questo può per esempio aiutare a estendere alle huddle room i contratti di workplace management già attivi con fornitori esterni.

Purtroppo però se l’IT non viene coinvolto fin dall’inizio in questo progetto, si troverà come imposte delle scelte fatte da altri e dovrà, come spesso accade, correre per risolvere i nuovi problemi aperti come il forte degrado delle performance di rete, o la presenza di tecnologie ‘nuove’ che magari nascondono un lock-in del fornitore a causa dell’integrazione al loro interno di componenti proprietarie.

In questo caso l’IT potrà cercare di fare leva sulle policy tecnologiche e di sicurezza che a suo tempo sono state stabilite in azienda. Per esempio il sistema di videoconferincing integrato nella dotazione tecnologica della huddle room, utilizza Dropbox come sistema di archiviazione dello streaming delle riunioni. Questa soluzione potrebbe risultare non conforme alle policy aziendali e quindi il fornitore dovrà proporre soluzioni alternative adeguate alle regole aziendali.