Abbattere le barriere tra spazio fisico e virtuale

Un ufficio deve essere uno spazio progettato e realizzato per favorire il lavoro di squadra, la condivisione di esperienze e competenze non meno che il benessere individuale e collettivo; per raggiungere questo obiettivo è necessario che gli elementi di arredo, le tecnologie abilitanti, le persone e l’intera organizzazione aziendale interagiscano tra loro in maniera lineare e trasparente.

È questa, da sempre, la visione del Gruppo Tecno, che da oltre 60 anni progetta e realizza oggetti di arredo eleganti e funzionali destinati al mondo office e residenziale proponendosi anche come consulente per la realizzazione di spazi personalizzati ‘chiavi in mano’ di grandi dimensioni. La forte cultura di progetto che da sempre contraddistingue l’azienda l’ha portata, già alcuni anni fa, a interrogarsi su come interpretare in modo efficace e al tempo stesso creativo i cambiamenti in atto, che vedono le tecnologie digitali diventare sempre più pervasive.

Sono nate così Clavis, una linea di scrivanie che, grazie a un unico giunto a innesto possono essere composte e riconfigurate in modo semplice e veloce, con la possibilità di integrare nel piano di lavoro sensori intelligenti che attivano funzioni utili all’utente registrando nel contempo informazioni che permettono un uso ottimizzato del desk, e W80, la parete flessibile e altamente performante che nella sua versione videoconferenza ‘nasconde’ le complessità tecnologiche all’interno di un vetro specchio bronzeo di grande impatto ed eleganza.

Nasce IO.T Solutions

Per accelerare lo sviluppo di soluzioni in grado di far dialogare al meglio spazio fisico e spazio virtuale nel 2017 Tecno ha dato vita a IO.T Solutions, uno spin-off che ha il compito di sviluppare soluzioni in grado di rendere gli spazi interconnessi per dare risposte concrete al bisogno di collaborare in maniera sempre più efficace, semplice e sicura, un’esigenza che l’emergenza sanitaria del 2020 ha reso ancora più evidente.
“La peculiarità di IO.T Solutions è la sua capacità di fare sistema, costruendo solide partnership con realtà complementari al fine di portare insieme sul mercato competenze consulenziali e operative eterogenee che in IO.T Solutions trovano il punto di incontro ideale”, esordisce Eros Ghezzi, Business Development Manager di IO.T Solutions. “La collaborazione che ci lega a Maticmind, una delle prime aziende che ha creduto nel nostro progetto, ne è una valida testimonianza”.

“Maticmind è da sempre attenta al tema della Collaboration”, dice a sua volta Paolo Prevedini, Direttore Marketing e Business Development di Maticmind. “Oggi è possibile condividere idee, documenti e informazioni da ogni luogo e con qualsiasi dispositivo, con la possibilità di effettuare conferenze voci e video in tempo reale. La nuova sfida, però, è legata agli spazi di lavoro, che devono evolvere a loro volta per diventare sempre più smart ma al tempo stesso accoglienti, sicuri e conformi alle policy organizzative adottate da ciascuna azienda. Condividiamo appieno l’approccio e la filosofia di IO.T Solutions, e per questo abbiamo messo a fattor comune la nostra esperienza e le nostre competenze, coinvolgendo anche alcuni vendor di primo piano con cui vantiamo rapporti di collaborazione di lunga data, a cominciare da Cisco”.

La piattaforma Dina – Connecting Spaces

L’offerta di IO.T Solutions ruota intorno alla piattaforma Dina – Connecting Spaces che permette il monitoraggio, la gestione e il controllo da remoto degli spazi attraverso la ricezione e analisi in tempo reale dei dati raccolti da sensori intelligenti integrati negli elementi di arredo.

“Dina”, racconta Ghezzi, “è una piattaforma di prenotazione e un sistema personalizzato di profilazione che trasforma l’utente in persona riconosciuta. Gli utenti profilati e dotati di dispositivi NFC o Bluetooth (Dina è presente sugli store iOS e Android) vengono identificati dal software che ne riconosce la tipologia, le credenziali d’accesso e le preferenze. Il sistema abbina la persona e le sue esigenze all’area e alla postazione a cui accede, attivando i servizi integrati negli arredi intelligenti, regolando temperatura, luci, altezza del piano di lavoro e molto altro”.

Dina quindi è una piattaforma aperta che ad oggi integra oltre 50 protocolli che la rendono perfettamente interoperabile con i più diffusi sistemi di building automation, dal controllo accesso ai sistemi BMS (Building Management System), dai sistemi di gestione dell’energia a quelli di illuminazione e condizionamento, e molto altro. Flessibile e modulare, rappresenta il framework ideale su cui, grazie ad API aperte, è possibile realizzare ambienti collaborativi personalizzati, come ha fatto, ad esempio, H-Farm, un hub internazionale in cui studenti, startupper, imprenditori e professionisti condividono le proprie esperienze ‘contaminandosi’ a vicenda.

“Continuiamo a investire per arricchire la piattaforma di nuove funzionalità, anche in base agli input che arrivano dal mercato”, aggiunge Ghezzi. “In questi mesi in cui la pandemia ha trasformato lo smart working da scelta opzionale a modello organizzativo fondamentale per garantire la continuità operativa di qualunque organizzazione sia privata che pubblica abbiamo ad esempio sviluppato in tempi molto rapidi – grazie all’architettura modulare che caratterizza la piattaforma – nuovi tool, da quello che consente di gestire la rotazione dei dipendenti nelle singole postazioni di lavoro a quello che aiuta a evitare assembramenti grazie al conteggio puntuale delle persone presenti in un determinato spazio. A breve introdurremo anche nuove funzionalità di indoor positioning grazie a micro-sensori in grado di rilevare il posizionamento delle persone all’interno di un building. L’obiettivo è consentire un uso dello spazio sempre più intelligente per venire incontro a quella che viene ormai definita da più parti la nuova normalità”.

Il TClub

Il modo migliore per illustrare le infinte potenzialità di un nuovo modo di concepire la collaborazione tra spazi fisici e virtuali è quello di farle toccare con mano, per cui IO.T Solutions ha deciso di trasferirle all’interno di alcune prestigiose location, mettendole a disposizione di chiunque abbia la necessità e la volontà di approfondire un tema ampio e complesso come quello della collaborazione.  La prima è stata proprio il Solution Center Maticmind di Modena, un centro di eccellenza di circa 400 mq dove sono presenti le tecnologie che stanno guidando l’evoluzione del mercato ICT. “All’interno di questa struttura”, sottolinea Prevedini, “ospitiamo tecnologie e architettura d’avanguardia che i clienti possono testare attraverso incontri one-to-one e/o presentazioni e workshop personalizzati, valutandone ‘dal vivo’ i benefici che possono apportare alla loro organizzazione in termini di incremento dell’efficienza, semplicità di utilizzo e ottimizzazione delle risorse. Grazie alle soluzioni di IO.T Solutions oggi riusciamo a far capire veramente come sia possibile integrare le soluzioni audio-video e i più avanzati sistemi di Unified Communication (dal VoIP ai sistemi di chiamata e instant messaging ecc.) in qualunque ambiente garantendo la piena interoperabilità con gli altri sistemi presenti in azienda, in totale sicurezza”.

Ancora più interessante è il progetto TClub, nato per raccontare il futuro e creare relazioni. “Da qualche mese Tecno ha convertito il proprio spazio ai Caselli di Porta Garibaldi, una delle aree più dinamiche nel centro di Milano: ora è diventato TClub”, spiega Ghezzi. “Abbiamo voluto realizzare un hub operativo per raccontare come evolve il mondo del lavoro, pensato per accogliere persone nomadi, prevedendo un’alternanza di collaborazioni in remoto e nuovi momenti di partecipazione collettiva. Un allestimento elegante e funzionale che illustra il futuro che ci aspetta, dove analogico e digitale si fondono grazie alle soluzioni che abbiamo sviluppato e su cui continuiamo a investire”.

A rendere questo scenario realmente funzionante la collaborazione di Tecno insieme a IO.T Solutions e ai diversi partner, protagonisti nei rispettivi campi di intervento: oltre a Maticmind, Lutron, Philips, insieme a Meroni Technology. TClub è quindi un progetto collettivo e condiviso, che offre un modo nuovo di comunicare il know how aziendale e di presentare l’offerta, ma anche, e soprattutto, un luogo di relazioni e un’occasione di scambio per fare community.

Nelle diverse aree suddivise su due piani si possono trovare gli spazi arredati Tecno più adatti alle esigenze di ognuno e alle attività in programma nella giornata: le workstation, le sedute, i tavoli e i sistemi organizzativi progettati e realizzati per essere flessibili e adattabili a qualunque esigenza. Un ambiente a totale servizio della persona attraverso le tecnologie IO.T Solutions che permettono di riconoscere ed elaborare dati, ottimizzando ogni risorsa: gli arredi, gli elementi architettonici, gli strumenti informatici, i sistemi di illuminazione fino alle serrature sono configurati e gestiti da Dina – Connecting Spaces, che riunisce in un’unica app i diversi sistemi software collegati ai dispositivi. All’interno del TClub grazie a Dina è possibile riservare da remoto le postazioni con il sistema di Booking e prenotare qualsiasi risorsa condivisa connessa attraverso Smart Digital Label o QRCode; una volta arrivati, gli oggetti personali saranno custoditi in locker dotati di chiave digitale con accesso sempre tramite app (con la possibilità di intervenire anche a distanza).

Per organizzare un meeting la sala riunioni è prenotabile con la funzione Room Booking Smart: in modo completamente digitale si possono settare i parametri di illuminazione per personalizzare l’ambiente e passare da una situazione operativa a un’atmosfera più soffusa. Prendere appunti su una lavagna digitale, fare una videoconferenza o condividere una presentazione collegandosi al cloud sono solo alcuni esempi di una modalità di collaborazione evoluta resa possibile dalle soluzioni Maticmind. Il facile controllo dello stato di occupazione giornaliero delle meeting room e la possibilità di fissare incontri last minute sono facilmente gestiti con la funzionalità Fast Booking attraverso i monitor allestiti a ingresso sala. Tecno ha organizzato il TClub in totale sicurezza e ha configurato con attenzione gli spazi dove le funzioni digitali offerte da Dina sono in grado di evitare la formazione di assembramenti negli ambienti comuni attraverso la funzione Smart Safety Spaces che monitora costantemente i flussi e segnala ai presenti la praticabilità e i tempi di accesso ad esempio all’area caffè o alle lounge.

“TClub è un ambiente vivo, messo a disposizione di tutto il nostro ecosistema e del mercato per far vivere un’esperienza realmente innovativa, più convincente di qualunque presentazione teorica”, assicura Ghezzi. “Un approccio orientato al futuro, che Tecno intende replicare a livello internazionale. È già in programma la realizzazione di un TClub presso la prestigiosa sede Tecno di Parigi, ospitata presso la Maison d’Ozenfant, la casa-atelier progettata da Le Corbusier nel 1922 per l’artista Amédée Ozenfant, a cui seguiranno Londra e altre città di primaria importanza”, anticipa Ghezzi.

Un mercato in forte crescita

Se l’emergenza sanitaria da un lato ha inevitabilmente ritardato la realizzazione di molti progetti, dall’altro ha fatto capire che è possibile restare operativi sempre e dovunque, a patto di attrezzarsi adeguatamente. Sia che la possibilità di tornare in ufficio sia tra due, tre o sei mesi, le organizzazioni pubbliche e private si stanno interrogando su come poter rendere permanente il modello di lavoro agile sperimentato in questi mesi. Il futuro del lavoro probabilmente sarà ibrido: le persone torneranno a lavorare in ufficio ma continueranno anche a lavorare da remoto in misura diversa, in base ai task loro assegnati.

“Il nostro compito”, ribadiscono insieme Ghezzi e Prevedini, “è quello di aiutare le organizzazioni a fare evolvere i propri processi in questa direzione, coinvolgendo non solo chi ha la responsabilità di scegliere le tecnologie abilitanti più idonee ma anche le altre funzioni aziendali, a cominciare dai responsabili delle risorse umane, chiamati a gestire una transizione complessa che ha implicazioni culturali non meno che operative”. Non a caso gli incontri che si svolgono presso il Solution Center Maticmind di Modena e il TClub di Milano vedono coinvolti team interdisciplinari dove allo stesso tavolo siedono responsabili IT, HR, ma anche marketing e vendite, senza dimenticare il top management, a ulteriore dimostrazione che per approcciare in modo nuovo il tema della Collaboration è necessario l’impegno di tutti.

“Anche durante il lockdown abbiamo organizzato diversi incontri che hanno coinvolto organizzazioni attive in tutti i mercati verticali, perché la Collaboration è un team trasversale: dalla pubblica amministrazione al mondo Finance, dal mondo manufacturing a quello Hospitality, dove molti hotel ipotizzano di convertire le grande sale meeting in spazi di co-working, dai grandi provider di spazi co-working, anch’essi interessati a rendere più agile la propria proposizione, al mondo educational, e l’elenco potrebbe continuare. Siamo convinti che la situazione eccezionale che si è venuta a creare nel 2020 possa trasformarsi in una opportunità per il futuro, con un cambiamento culturale profondo. Con le giuste competenze, le soluzioni più avanzate e una ritrovata fiducia si potrà adattare qualsiasi spazio ai nuovi stili di vita e di lavoro che si stanno affermando”