End-to-end sul cloud

Negli anni il tema della gestione documentale si è evoluto parallelamente alle novità tecnologiche e normative che via via sono state introdotte, andando a modificare in modo sostanziale i processi delle aziende. Parliamo di uno scenario ancora in divenire che sta contribuendo alla trasformazione digitale ad ogni livello organizzativo considerato la trasversalità di questo aspetto sia fronte utenza interna che esterna.

“Se guardiamo alla nostra offerta, la prima soluzione documentale introdotta risaliva ancora a quando si parlava della pura e semplice archiviazione dei documenti nei sistemi informativi, mentre oggi siamo arrivati ad offrire la possibilità di seguirne l’intero ciclo di vita secondo una logica end-to-end, abilitando tutti quei processi che prima venivano svolti su supporto cartaceo e automatizzando il cash conversion cycle. Partendo dalla produzione, ricezione e dematerializzazione e andando ben oltre l’archiviazione”, spiega Giovanni Gavioli (nella foto in alto), Managing Director di Esker Italia, multinazionale francese fornitrice di soluzioni studiate per coprire a 360° le esigenze del ciclo attivo e passivo, in gergo definiti rispettivamente O2C (order-to-cash) e P2P (procure-to-pay). Esker, a partire dal 2007, ha scelto di passare la propria piattaforma totalmente in cloud proponendo le logiche on demand in modalità SaaS (software as a service). “Il cloud computing permette di rendere la soluzione fruibile a tutti e ovunque il che si è ad esempio dimostrato fondamentale durante questo periodo pandemico una continuità operativa che altrimenti sarebbe stata più complicata per i nostri clienti, oltre ad abilitare in generale una efficienza superiore e un coinvolgimento maggiore tra i diversi stakeholder di uno stesso documento”.

Un universo da seguire

Quando un’azienda prende la decisione di cambiare il proprio modo di operare deve in primis affrontare il tema organizzativo che comporta tutta una serie di passi fondamentali. A cominciare dall’impatto sul proprio organico in termini di cambiamento. “Il change management è un elemento critico ancor più se parliamo dell’aspetto documentale, in quanto si interviene su più attività e quindi reparti, toccando figure che si occupano di procurement, contabilità, ciclo acquisti, oltre a tutti coloro che devono verificare e approvare determinate scelte, quindi chi controlla i budget di spesa, la logistica e così via. Ecco che, mentre fronte tecnologico la regia dell’adozione resta in mano al Cio e alla parte IT, è indispensabile individuare e trasmettere fin da subito tutti i vantaggi che derivano da una scelta che, anche grazie all’automazione, modifica sostanzialmente le abitudini degli utenti finali”, sottolinea Gavioli, spiegando come la fase di engagement iniziale produca poi i suoi frutti nel momento in cui si sarà pienamente operativi, introducendo quella confidenza utile ad evitare ostacoli rispetto alle nuove modalità di lavoro. Di fatto, il passaggio da processi basati sulla carta – con documenti condivisi tra una decina di persone come può essere una richiesta di acquisto – a una perdita di tangibilità del processo che può avvenire interamente in digitale coinvolgendo anche i dispositivi mobili, può rivelarsi destabilizzante per chi vi è direttamente coinvolto.

“Perché la migrazione riesca è importante non replicare in modo costante i processi cartacei bensì creare un flusso che automatizzi attività in precedenza svolte in manuale e introduca efficienza rispetto a quegli step tipici del passato”, commenta Gavioli, ammettendo come in alcune realtà permanga una certa reticenza a trasferirsi completamente su una modalità cloud, e questo per paura di perdere il controllo sui propri documenti così come per timori legati alla sicurezza. “Detto che la sicurezza al 100% non può esistere, nella realtà noi trattiamo oltre 70 milioni di documenti al mese su una piattaforma certificata ISO 27001 SOC 1 e SOC 2, e quindi abbiamo adottato tutte quelle misure di garanzia tipiche di chi fornisce questo tipo di servizio. Fronte controllo, in realtà i nostri clienti non solo non lo perdono ma hanno l’occasione di ottimizzare concretamente la propria azienda grazie alle opportunità del digitale. Un risultato che può essere raggiunto dopo una fase di assessment che ci permette di individuare insieme là dove intervenire e che cosa cambiare per soddisfare ogni figura coinvolta nella trasformazione”, afferma Gavioli.

Ecco che Esker ha un approccio allo sviluppo conforme alla metodologia Agile con l’obiettivo principale di evidenziare fin da subito gli elementi imprescindibili da implementare e quelli da eventualmente posticipare, procedendo con una gap analysis e la definizione di caratteristiche aggiuntive anche in base alle richieste dei clienti, valutandone i benefici. “Questo tipo di analisi risulta fondamentale per non rischiare di perdere tempo su punti specifici che una volta in produzione si rivelano superflui se non dannosi e legati ancora all’eredità cartacea. Ed è per questo che nelle decisioni vanno coinvolti tutti gli attori interessati, per i quali sarà poi disponibile, lato assistenza, anche il nostro servizio di Customer Experience”.

Introdurre innovazione

Uno dei tasselli alla base della piattaforma di Esker è rappresentato dall’utilizzo di un motore di intelligenza artificiale che interviene su vari livelli, partendo dal monitoraggio e analisi dei trend documentali e dei Kpi prefissati. Ma non solo. “L’intelligenza artificiale interviene per la comprensione automatica dei documenti inseriti basandosi sugli algoritmi di riconoscimento facciale. Il tutto usando una rete neurale che si appoggia alla nostra tecnologia Sinergy. Si parla di attività di deep learning basate sull’esperienza acquisita grazie all’elaborazione di milioni di documenti, che favorisce la creazione di regole da applicare a quelli nuovi per ottimizzare i processi di estrazione dati. Tramite il machine learning la piattaforma apprende, invece, in base alle azioni effettuate dagli operatori in termini di gestione, elaborazione ed eccezioni, migliorandosi costantemente. Infine esistono casi particolari di applicazione della più tradizionale descrizione geografica del documento, su contenuti complessi e dai volumi elevati”, chiarisce Gavioli.

Un altro tassello dell’offerta Esker comprende l’integrazione con Erp e gestionali per dare vita a uno scambio costante delle informazioni presenti sui documenti, oltre a un portale per il controllo dei flussi e la possibilità di dialogare in tempo reale con gli altri attori della supply chain. “Possiamo affrontare scenari più o meno evoluti, proponendo connettori diretti con i principali Erp presenti sul mercato (Microsoft, Navision, Oracle, SAP), oppure sfruttando flussi di scambio di file o comunicazioni attraverso API e Web Service, oltre che lavorando con i middleware più diffusi. Per particolari sistemi legacy od obsoleti ci appoggiamo inoltre ad applicazioni di robotic process automation che si occupano di scrivervi direttamente”, approfondisce Gavioli. È il caso ad esempio del progetto per MSC Crociere relativamente alla piattaforma di carico delle navi, in attesa di un previsto aggiornamento verso un sistema di nuova generazione. “MSC Crociere è anche un cliente che fruisce al meglio del nostro approccio multi culturale per cui non solo lavoriamo sulle diverse lingue ma anche sulla struttura dei documenti che cambia a seconda del Paese di riferimento, anche solo per la semplice posizione delle intestazioni”, sottolinea Gavioli.

Un’altra opzione che Esker offre è relativa alla possibilità di lavorare con ambienti multi Erp, come è accaduto nel progetto di Ariston Thermo Group a seguito dell’acquisizione della tedesca ELCO. “Qui è stato possibile per i diversi moduli puntuali aggiornare il gestionale corretto a seconda del brand coinvolto, mantenendo comunque tutti i documenti centralizzati in Esker”, racconta Gavioli, affermando poi come parte di queste caratteristiche abbiano consentito ad Esker di entrare nel Magic Quadrant Procure-to-Pay 2020 di Gartner come Niche Player: “La parte di procurement è quella sulla quale oggi stiamo facendo più sviluppo per mantenere al livello più alto possibile le qualità che ci distinguono quali flessibilità e velocità oltre che semplicità di utilizzo. Si parla, ad esempio, degli acquisti indiretti che possono essere eseguiti anche da mobile, con budget ad personam e spese di divisione da tenere sotto controllo”.

Settori diversi esigenze diverse

In generale, Esker si rivolge a un pubblico di aziende piuttosto variegato, che possono essere grandi realtà multinazionali strutturate, e con fronti già digitalizzati, o organizzazioni meno tecnologiche, ma tutte con l’esigenza di migliorare i propri processi documentali. “Oltre a quelli già citati, abbiamo molti altri casi a partire dal gruppo Kering, operativo nel settore lusso, che ha scelto l’automazione delle fatture passive in Asia per poi adottarla a livello di gruppo, oltre che le funzionalità di procurement in Italia lato ‘technologies’. Fronte ciclo attivo, il gruppo ABB ha dal canto suo automatizzato l’attività di gestione ordini sulle tecnologie di bassa tensione in una decina di Paesi europei più Stati Uniti e Canada e presto coinvolgerà nel progetto anche altre sue divisioni. Passando al settore farmaceutico abbiamo tra i nostri clienti anche Servier che utilizza tre nostre soluzioni, per fatture attive, passive e ordine clienti, e in Italia Celgene con una personalizzazione per il merging automatico tra ordini clienti e moduli previsti dall’AIFA (Agenzia italiana del farmaco) indispensabili per la vendita dei prodotti oncologici. Infine posso citare in ambito moda il caso di Fendi che si serve della nostra piattaforma per la gestione passiva delle fatture con un’installazione principale in Italia poi portata a livello globale”, conclude Gavioli.